חשבות שכר במיזם ועוד רבים אחרים נקודות חשובותמבוסס על מסמכים מקוריים. אם רשומות משאבי אנוש מסופקות בצורה גרועה, הדבר משפיע על העבודה של כל מחלקות החברה.
כל הניואנסים של תחזוקתו והמסמכים הדרושים יידונו במאמר זה.
למה זה נחוץ?
בכל ארגון, ללא קשר למספר האנשים, קיימת חובה לשמור רישומים כאלה. זה עוזר לתעד את התנועה של כל הצוות. לשם כך, יש צורך להכיר את המסמכים הרגולטוריים הנוגעים לעבודה. בנוסף, אתה צריך לשלוט במיומנויות הניצוח.
סוג זה של הנהלת חשבונות נועד ל:
- להפיץ נכון אנשים בתהליכי עבודה;
- לחפש רזרבות שאינן מנוצלות;
- לזהות בזמן ולחסל בעיות הקשורות לצוות.
תוכל ללמוד עוד על תהליך זה מהסרטון הבא:
איך לארגן את זה מאפס: הוראות שלב אחר שלב
לפני עובד מחלקת כוח אדם יש תמיד משימה קשה של ארגון סוג זה של עבודה משרדית. כדי להקל על תהליך זה, חשוב להתחיל בקומפילציה תוכנית גסהלעבוד ולקבוע באיזה רצף יש צורך לפעול:
- ההחלטה הנכונה תהיה קודם כל ללמוד את התיעוד הרגולטורי.
- לאחר שלמדנו אותו בפירוט, מתבצעת ההכנה הישירה של זרימת המסמכים. כל המסמכים המרכיבים נלקחים מהראש ונלמדים בפירוט. כל התיעוד חייב להיות תואם למרכיב. חשוב לשאול את ראש החברה אילו תנאים נוספים הוא רוצה להכניס ללוח העבודה. בהתאם לרצונותיו, נערכים מסמכים אופציונליים נוספים.
- יצירת תיעוד:
- מלכתחילה, הבמאי מתועד;
- הידור נוסף ו;
- נמצא בפיתוח טופס שמסתיים עם כל העובדים. הוא כולל את כל הפריטים שהארגון צריך;
- עיתונים ומגזינים חשובים אחרים מתכוננים;
- יש צורך להחליט מי יהיה אחראי על ספרי העבודה. בעוד שאנשים אינם מועסקים באופן רשמי, המנהל ייאלץ להעסיק אותם. בהתאם לכך, ניתנת הוראה לקחת אחריות על הבטיחות, המילוי והראש;
- לאחר מכן, מתחילה הקבלה הרשמית של עובדים.
- חשוב להקפיד על אחסון כל ניירות כוח האדם והשימוש בהם.
לאחר רישום העסקה לקצין כוח אדם, הרגיל ימי עבודה. כל יום הוא הנוכחות בעבודה של כל אדם. מונפק פעם בשנה.
קצין כוח האדם מחויב לטפל בתנועה התיעודית של אנשים במפעל, בהכנת התיעוד הרלוונטי. בנוסף, זה חייב להיות הרבה ניירות אחרים.
מסמכים נדרשים
מספר תיעוד בסיסי המשמש עובד כוח אדם:
- שׁוֹנִים פקודות תנועת עובדים: , תרגום ועוד רבים אחרים.
- כוח אדם . תוכנו חייב להתאים לנתונים המפורטים בחוזי העובדים. אם משהו לא תואם, זה מצביע על הפרה של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית. וזה בדרך כלל מוביל לקנסות.
- לוח זמנים.
- ספרי תעסוקה. קצין כוח האדם אוסף אותם בעת קבלתם לעבודה, מתבצע בהם רישומים מתאימים והם מוחזרים עם פיטורין.
- תקנות העבודהבתוך הארגון.
- חוזי עבודה. חוזה כזה נכרת עם כל אדם, הוא משמש כהתחלה של יחסי עבודה. העיקר כאן הוא לבדוק את נכונות הקומפילציה, נוכחות כל החתימות והתאריכים. אם נערכים שינויים בתנאי העבודה, למשל, העברת עובד או שינוי בשכר, חובה להיערך. הם מורכבים עבור כל מקרה בנפרד.
- לוח זמנים לחופשות. לכל המאוחר לפני שבועיים לפני סוף השנה, על כל הארגונים להכין לעובדים לוחות חופשות. חשוב להרכיב אותם כך ששאר האנשים בו זמנית לא ישפיע על זרימת העבודה של המחלקה או החברה כולה.
- יומנים חשבונאיים. יש הרבה יומנים הדרושים כדי להקליט מסמכים.
- בהחלט בעיצומו. הוא כולל: לעבודה, דפי היכרות עם פקודות המעסיק, העתק תעודת זהות, אישור בדיקה רפואית, העתקי דיפלומות ותעודת זהות צבאית.
- תיאורי תפקידים. הם מכילים תיאור מפורטהזכויות והחובות של העובד.
- תקנות השכר והמענקים. רגולטורי, שעל בסיסו מתבצעות כל הצבירה שכר.
יש עדיין הרבה תיעוד שונה, שקיים גם במפעלים. אבל זה כבר חל על מסמכים ספציפיים.
מי עושה את זה בדרך כלל?
השאלה הזו עולה בעיקר בארגונים קטנים. זה נעשה בדרך כלל על ידי קצין כוח אדם, שכן די בשמירה על רישום זה משימה מאתגרת. למרבה הצער, לא ניתן לשכנע כל מנהיג להכניס עמדה נפרדת כזו למדינה. בהקשר זה, ניהול כוח אדם עוסק לעתים קרובות רואה חשבון ראשיאו המנהל עצמו במשרה חלקית.
ככלל, זה קורה בחברות קטנות כדי לחסוך כסף. ואין זה הגיוני להכניס יחידה נוספת למדינה לשניים או שלושה אנשים. במקרה זה, התוכנית היא כדלקמן: המנהל קובע עובדים, והחשב הראשי מחשב את שכרם. החוק העיקרי המסדיר את היחסים בין עובד למעסיק הוא קוד העבודה של הפדרציה הרוסית. הוא מגדיר את הזכויות והחובות של שני הצדדים.
אוטומציה של תהליכים
לנוחות הנהלת החשבונות במיזם, על המנהל לדאוג לביצוע תוכנית מיוחדת. כיום, מערכות כאלה מספר גדול שלוכולם קלים לשימוש.
התוכנית הנפוצה היא "1C: Enterprise". זה עוזר לארגן את הנתונים. כמעט כל המסמכים מודפסים ממנו באופן אוטומטי. השימוש בטכנולוגיות אוטומטיות מפשט את תהליך החשבונאות עצמו.
ניואנסים של IP ו- LLC
התיעוד תמיד צריך להיות מסודר. חשוב לנהל נכון ולאחסן אותו. ישנם מספר ניואנסים שחשוב לקחת בחשבון בתחום זה:
- אם יזם יחיד רושם עובד בפעם הראשונה, הוא יצטרך לעבור תהליך רישום בכמה גופים טריטוריאליים במעמד של מעסיק. ליתר דיוק, ב קרן פנסיהוקופת הביטוח הלאומי. ישנם מועדים מסוימים להליך כזה:
- 10 ימיםבעת רישום ב-FSS;
- 30 ימיםלרישום ב-FIU.
מספר הימים נספר מיום העסקתו הראשון של האדם הראשון. אם זה לא ייעשה, הארגון צפוי לקנסות כבדים.
- על המנהל להכיר לעובדיו את כל המסמכים הרגולטוריים כנגד חתימה. לשם כך נוצרים מגזינים מיוחדים, שבהם העובדים חותמים לאחר שקראו את המסמכים. כך למשל, על הארגון לספק תלוש שכר מדי חודש באופן אישי. לעניין זה, סביר להתחיל ספר על רישום הנפקתם. זה נוח מכיוון שבמקרה של סתירה כלשהי, החתימה היא שתוכיח שהמסמך הוצא.
סנקציות אפשריות על בורות
בהיעדר רישומי כוח אדם, פקידים יישא באחריות לפי חוק "על עבירות מנהליות". הם נקנסים:
- לפקיד - בסכום מ-1 עד 5 אלףרובל;
- על ישויות משפטיות — בין 30 ל-50 אלףרובל.
בנוסף, ניתן להשבית את פעילות הארגון עד 90 יום. אם העבירה חוזרת על עצמה, המנהל עשוי להיות חשוף לפסילה.
במקרה שארגון אמור לעבור ביקורת של רשויות רגולטוריות, חשוב להיערך לכך. בשביל זה אתה צריך לדעת:
- על רשויות הפיקוח להודיע לפחות שלושה ימים מראש על ההליך הקרוב;
- האימות לא יעלה על עשרים יום;
- אסור לבצע בדיקות במקום ללא מפקח.
סוג זה של הנהלת חשבונות הוא המרכיב העיקרי של כל מיזם. לכן, הניהול האמין שלו מאפשר לך לעקוף מספר רב של צרות.
על מנת לשמור תיעוד של כל התיעוד הראשוני ברמה המתאימה, יש צורך בעבודה מתואמת היטב של מחלקת כוח אדם, בה תלויים תהליכי עבודה רבים של המיזם.
מדובר בתחזוקה של כל מה שקשור לחשבונאות של כספים ותנועת כוח אדם.
תשלומים בזמן, נכונות היווצרות התיעוד ומהלך תהליכי ייצור אחרים תלויים ביעילות בנייתו.
חשוב: המפתח לעבודה חלקה ובזמן של מחלקת כוח אדם הוא מומחים מיומנים היטב אשר, בנוסף למיומנויות העבודה המשרדיות, מודעים היטב לחקיקת העבודה.
יש צורך בתהליך חשבונאות כוח אדם כדי להשיג את המטרות הבאות:
- הפצה נכונה של עובדים לפי תהליכים;
- זיהוי משאבים שאינם בשימוש;
- לפתור כל בעיה עם הצוות בזמן.
תלמד כיצד לארגן כראוי רשומות כוח אדם בארגון בסרטון זה:
באילו נושאים עוסקת מחלקת משאבי אנוש?
באופן כללי, כל השאלות הנוגעות לעבודת כוח אדם נפתרות על ידי מחלקת כוח אדם:
- גיוס ופיטורין;
- רישום חופשות ותשלומים הקשורים בה;
- גם צבירת התמריצים והבונוסים היא בסמכותם;
- גיבוש כוח אדם. תלמדו כיצד לערוך צו לאישור טבלת האיוש;
- ביצוע שינויים בלוח העבודה;
- רגעי עבודה אחרים של המדינה.
תכונות של רישומי כוח אדם
במפעל, כל שלב בעבודת מחלקת כוח אדם מתבצע בהתאם תַקָנוֹן, על תנאי ניתן לחלק את כל סוגי העבודה לחלקים הבאים:
- הנוהל לעריכת ותחזוקת תיעוד כוח אדם;
- צורת אובדן כושר עבודה;
- הכנת מסמכים לארכיון;
- שמירה על רישומים צבאיים בארגון;
- אחסון נתונים אישיים של כל אחד מהצוות;
- חישוב דמי ביטוח.
ניתן לחלק את זרימת העבודה כולה לשני ענפים:
- לכוח אדם - כרטיסים אישיים וכל ההזמנות הקשורות לכל עובד בנפרד;
- בנושא ניהול כוח אדם - תקנון פנימי, תקנות מחלקות, דיווחים על מספר עובדים.
כמו כן מאחסנת מחלקת כוח אדם את כל המסמכים המהווים בסיס למתן הזמנות וכן הצהרות ותלושי שכר שאינם בסיסיים אך יוצרים את הבסיס הדרוש לתיעוד נוסף.
מכאן נובע שהמסמכים העיקריים הם:
- הסכם קיבוצי לפתרון המצבים הקבועים בו;
- תיאור התפקיד, אם חלק מהחובות לא מצוין בחוזה;
- תקנות שכר ובונוסים לפתרון מצבים שנויים במחלוקת הקשורים לתשלומים;
- הוראות אחרות הקשורות להסדרת חיי המיזם.
איך לארגן רישומי כוח אדם? ארגון רישומי כוח אדם בחברה
כדי להתחיל את כל תהליך שמירת הרישומים, תחילה עליך לעשות מתאר גס של תוכנית העבודה:
- לפני ההרכבה, עליך ללמוד את כל התיעוד הרגולטורי.
- לאחר מכן, המסמכים המרכיבים נלקחים מהראש ולומדים, כולם חייבים להתאים לניירות אמיתיים.
- לאחר מכן, זרימת העבודה מוכנה תוך התחשבות ברצונות המנהל ליצור תיקיה עבור ניירות אופציונליים.
- לאחר מכן, התיעוד עצמו נוצר:
- בתחילה נערכים כל המסמכים לגבי הראש;
חשוב: פקיד זה נקבע באמצעות תחרות או פגישה כלליתמייסדים שותפים.
- ואז מגיע תורה של רשימת העובדים ותקנות העבודה הפנימיות;
חשוב: ניתן לגבש את טבלת האיוש על פי טופס אחיד, בעוד שחובה להרכיב רשימה של תפקידים הנדרשים בייצור, החל מהראש.
- הטופס נמצא בפיתוח חוזה עבודה, חובה לחתום עם כל עובד בארגון;
- אחרים מתכוננים מסמכים נדרשיםוניירות;
- נקבע האחראי על ספרי העבודה - בשלבים הראשונים של גיבוש רישומי כוח אדם והמפעל אחראי המנהל על קליטת עובדים ורישום, על סמך זה יש צורך לערוך צו על האחריות של המנהל לקליטת ובטיחות מסמכים;
חשוב: רק אחרי הגדרה רשמיתהאדם האחראי מתחיל ברישום העובדים.
- יש צורך להבטיח אחסון ושימוש בניירות כוח אדם.
לאחר העסקת קצין כוח אדם, הוא דואג לכל שגרת ניהול המסמכים - שמירה על לוח זמנים, לוח חופשות, תנועת אנשים במיזם וכדומה.
אילו מסמכים קשורים לכוח אדם? תיעוד בסיסי ועיצובו
עובד כוח אדם משתמש במספר ניירות הכרחיים לניהול כוח אדם מוכשר:
- סוגים שונים של צווים על תנועת עובדים - גיוס עובדים, פיטורים, חופשה, נסיעת עסקים ועוד;
- כוח אדם, שחייב בהכרח להתאים לסעיפים בלוח העבודה בחוזה העבודה הראשי, אחרת תהיה זו הפרת החוזה ותוביל לקנסות;
- לוח זמנים;
- ספרי תעסוקה שמאוחסנים במפעל בכל תקופת תוקפו של ההסכם החתום, מסמכים אלו שייכים לדיווח קפדני, כך שכל אחד מהם נרשם ביומן מיוחד, והאחסון מתבצע בכספת מיוחדת;
- כללי סדר פנימי;
- חוזי עבודה הם עדות לסיכום יחסי עבודה, הם נערכים עם כל עובד בנפרד, על בסיסם יעבוד העובד באופן רשמי בהתאם לנקודות המפורטות במסמך;
- נספחים לחוזים נערכים לכל מקרה של תיקונים בסעיפים העיקריים של הסכמי עבודה;
- נוצר מדי שנה 2 שבועות לפני סוף השנה, כל עובד חייב להכיר את זה, יש צורך ליצור מסמך זה בצורה מוכשרת עם ידע על נבכי הייצור, כך שהשאר בו זמנית של 2-3 אנשים לא ישבש את כל תהליך המיזם;
- תיק אישי - יש לפתוח תיקיה לכל עובד, כרטיס אישי, חשבון אישי, כל הפקודות חתומות על ידי עובד המנהל, הצהרותיו ושאר המסמכים המהווים את הכרונולוגיה של פעולות העובד ממוקמות כאן. מסמך זה קשור לתיעוד חשבונאי, הוא נוצר בצורה של תיקיות ומגזינים שתפורים, עליהם מודבק ריבוע לבן לציון הפרטים העיקריים;
- תיאורי תפקיד עם ציון מפורט של זכויות וחובות עובדים;
- תקנת התגמול והמענקים היא הבסיס לחישוב התשלומים לעובדים. מהם הכללים למתן בונוסים ו תמריצים חומרייםעובדי LLC קראו.
בנוסף, נוצרים מסמכים רבים נוספים, המנוהלים על ידי עובד מחלקת כוח אדם.
מי עוסק בניהול מסמכים?
בדרך כלל במפעלים גדולים יש מחלקת כוח אדם, ששומרת על כל התיעוד, וגם מייעלת אותו.
אבל במפעלים קטנים חוסכים בעובד כוח אדם, אז, למשל, החשב הראשי או המזכיר עושים זאת במשרה חלקית, והמנהל עצמו אחראי על גיוס ופיטורים של עובדים.
אוטומציה של משאבי אנוש
השימוש בתוכנות שונות לחשבונאות מחשב מקל מאוד על התהליך, ב הרגע הזהיש מספיק מהם.
כמובן שהנוכחית היא 1C: Enterprise, המאפשרת להדפיס מסמכים אוטומטית ולהפוך את כל התהליך לאוטומטי, אבל יש עוד מספר תוכנות שהן הרבה יותר צעירות ומתקדמות.
ניהול כוח אדם וחשבונאות כוח אדם. ניואנסים של IP ו- LLC
בעת קבלת עובד למיזם והזנת רישומי כוח אדם, לכל צורת ניהול יש מאפיינים משלה, למשל, יזמים בודדים עם מינוי ראשוניעובד חייב להיות רשום כמעסיק:
- ב-FSS - 10 ימים מיום קבלת העובד הראשון;
- ב-FIU - תוך חודש ממועד העסקת העובד.
אם חריגה ממספר הימים לרישום זה, החברה תעמוד בפני קנסות.
במקביל, המנהל מחויב לקבל חתימה מהעובדים לצורך היכרות עם מסמכי רגולציה, לשם כך רצוי לפתוח יומן.
סנקציות על היעדר רישומי כוח אדם
חשוב: ליזם עצמאי יש את הזכות לא להתחיל רישומי כוח אדם.
אם אין רישומי כוח אדם במפעל או בארגון, ניתן קנס:
- עבור פקיד מ 1,000 עד 5,000 רובל;
- עבור ישות משפטית מ 30,000 עד 50,000 רובל.
בנוסף, ניתן להשעות את עבודת המיזם למשך 90 יום.אם נדרש אימות, אז:
- זה לא יכול להיות בלתי צפוי, הם מזהירים על זה 3 ימים מראש;
- הוא מתקיים גם לזמן מוגבל - 20 יום;
- ועדת הביקור צריכה להתבצע רק בהשתתפות ראש.
סיכום
חשבונאות כוח אדם, בהתאם לחקיקה הנוכחית, היא חלק בלתי נפרד מכל תהליך עסקי, זה לא מקובל לבצע את הפעילויות של המיזם בו הם עובדים אנשי צוותללא התחשבות כזו, שכן כל שיתוף פעולה חייב להיות מובטח בפעולות נורמטיביות עם קיבוע כל שינוי בו.
כללים לארגון ותחזוקת רישומי כוח אדם - ראה כאן:
תיעוד כל פעולות כוח האדם בארגון דורש ידע ומיומנויות מסוימים.
העבודה המשרדית במיזם מוסדרת על ידי הוראה שפותחה באופן עצמאי ואושרה על ידי המנהל. זהו חוק רגולטורי פנימי וחובה לכל עובדי גוף כלכלי. הוא פותח ומפוקח על ידי מחלקת משאבי אנוש.
החקיקה מחייבת הכנת מסמכים רבים המתקנים את כל היבטי יחסי העבודה של העובד עם המעסיק.
קציני כוח אדם מנוסים ומתחילים צריכים לשפר את כישוריהם. כדי לסייע להם, הוקמו אתרי אינטרנט המציגים קורסים עיוניים. עבודה במשרד כוח אדם.
ניירות כוח אדם משקפים את פעילות הצוות, מאשרים את משך השירות של העובדים, אשר ממלא תפקיד עליון בחישוב הפנסיה. ההנהלה אחראית על הקרן התיעודית של המיזם.
הפרטים העיקריים בשליטה על הנייר
ארגון מיומן של רישומי כוח אדם דורש ידע מסגרת רגולטורית, מעקב אחר השינויים שלה, כיוון בצורות של מסמכים בשימוש.
לאיזו מטרה יש
הליך שמירת רישומי כוח אדם מוסדר בחוק. בארגונים גדולים עם צוות גדול, ככלל, נוצר שירות כוח אדם. עובדיה עורכים מסמכים רלוונטיים בהתאם לדרישות המסגרת הרגולטורית של הפדרציה הרוסית.
ניירות יכולים להיות בעלי צורה אחידה או להיות מפותחים בארגון ומאושרים בפעולות מקומיות.
ניהול רישומי כוח אדם היא פעילות שמטרתה פיתוח ותחזוקה של מסמכים הקשורים לחשבונאות כוח אדם, שעות עבודה, חישובי שכר.
נושאי כוח אדם כוללים את הפריטים הבאים:
- רישום עבודה;
- תנועה פנימית של עובדים;
- הֲדָחָה;
- הסדרת היחסים בין המנהל לעובדים;
- ארגון תהליך העבודה;
- אחרים.
ארגון נכון של רישומי כוח אדם תורם לפתרון מספר בעיות.
מטרותיו העיקריות מוצגות בטבלה:
| כיוון עבודת כוח אדם | משימות בתהליך |
| הנהלת חשבונות ובקרה | גיוס, הנהלת חשבונות, פיטורי עובדים. |
| תכנון ורגולציה | בחירה, העברה, התאמה של עובדים. |
| דיווח וניתוח |
|
| תיאום ומידע |
|
| ארגוני ומתודולוגי |
|
| תיעודי |
|
במוסקבה ובאזורים גדולים אחרים של הפדרציה הרוסית, ארגונים עם חטיבות נפרדות יכולים לשמור רישומי כוח אדם באינטרנט. לשם כך פותחו תוכנות מתאימות המאפשרות החלפת מסמכים בצורה אלקטרונית.
המסגרת החקיקתית
המסגרת החקיקתית לניהול רישומי כוח אדם כלולה בקוד העבודה של הפדרציה הרוסית.
פעילות זו מוסדרת על ידי מספר פעולות משפטיות:
- הנחיות למילוי והחלת מסמכים ראשוניים לחשבונאות ולתגמול (החלטת Goskomstat מס' 1 מיום 05.01.04);
- מסמכים מאוחדים ודרישות להכנתם (החלטת Gosstandart מס' 65-st מיום 03.03.03);
- הדרכה סטנדרטית על עבודה משרדית עבור גופים פדרלייםכוח ביצוע (צו של משרד התרבות של הפדרציה הרוסית מס' 536 מיום 08.11.05);
- כללים לעבודת ארכיון (החלטת הקולגיום של הארכיון הפדרלי מיום 06.02.02);
- כללי עבודה משרדית עבור רשויות ביצוע פדרליות (צו של ממשלת הפדרציה הרוסית מס' 477 מיום 15.06.09);
- חוק מידע, הגנתו ו טכנולוגית מידעמס' 149-FZ מיום 27.7.06;
- חוק בחינת בקשות של אזרחים רוסים מס' 59-FZ מיום 02.05.06;
- חוק על שפת המדינה RF מס' 53-FZ מיום 01.06.05;
- חוק לענייני ארכיון מס' 125-פ"ז מיום 22.10.04;
- חוק סודות מסחריים מס' 98-FZ מיום 29.7.04;
- צו על ספרי עבודה מס' 117נ מיום 22/12/03;
- צו על קבלת הנחיות למילוי עבודה מס' 69 מיום 10.10.03;
- החלטה על ספרי עבודה מס' 225 מיום 16.4.03;
- הוראות המטה הכללי של הכוחות המזוינים של הפדרציה הרוסית.
מסמכים נדרשים
קוד העבודה של הפדרציה הרוסית מחייב ארגונים להחזיק משלהם מסגרת חקיקה, הכולל מספר מקומיים חובה מסמכים נורמטיביים.
אלו כוללים:
| שֶׂכֶר | המסמך המכונן העיקרי. הוא מפרט את הצורה המשפטית של המיזם, המייסדים, היקף הפעילות, הליך העסקה והפיטוריו של המנהל, סמכויותיו. תקנון פנימי רבים של החברה נערך על בסיס הוראות התקנון. |
| תקנות העבודה (להלן - הכללים) |
|
| הנחיות להגנה על נתונים אישיים |
|
| תקנה להגנת העבודה | הוא ממוקם במחלקת כוח אדם. כל עובד מכיר את המסמך. במפעלים עם יותר מ-50 עובדים, חייב להיות תפקיד של מומחה להגנת העבודה. |
| לוח משמרות | הוא משמש בחברות עם לוח זמנים לעבודה במשמרות. המסמך דחוף ותקף לתקופה מסוימת לפי שיקול דעת המעסיק. |
| מסמכים על קיצוב עבודה | הם משקפים את עלויות הזמן הדרושות לייצור מוצרים (ביצוע עבודה) על ידי עובד או קבוצה אחת וקביעת תקני עבודה על בסיסם. |
תַקָנוֹן
לאחר קבלת הראש, נקבע מספר התפקידים הנדרשים לפעילות תקינה של הארגון. בהתחשב בנתונים שהתקבלו, במחזור הייצור ובמאפיינים אחרים של פעילות המיזם, הוא נמצא בהכנה.
כדי לערוך מסמך, בדרך כלל משתמשים בטופס סטנדרטי. אתה יכול להוריד דוגמה בחינם מהאינטרנט. למעסיק הזכות להתאים את לוח הזמנים לפי שיקול דעתו.
במסמך רשומים התפקידים בסדר היררכי: החל מהמנהל וכלה בצוות התמיכה. עבור כל אחד מהם מצוין מספר היחידות לפי מדינה, שכר וקצבאות.
בשלב הבא נוצר לוח העבודה. זה מייצג לוחות זמנים לעבודה עבור כל העובדים. אם יש משמרות, נוצרים לוחות זמנים מפורטים. המסמך מתאר בקצרה את הדרישות עבור מראה חיצוניעובדים, התנהגות, שגרת יומיום וכו'.
לאחר מכן, פותח צורה של חוזה עבודה. במקרה זה, יש לקחת בחשבון את הנורמות העיקריות של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית ואת המסמכים הרגולטוריים הפנימיים של החברה. הסכם עבודה נערך לרוב על ידי עורך דין הארגון או קבלן חיצוני.
המסמך חייב לכלול את הפריטים הבאים:
- מידע על הישות המשפטית: שם, כתובת, מספר טלפון, שם מלא ותפקיד ראש;
- פרטי דרכון עובד;
- תפקיד העובד, סוגי חוזה (קבוע או לתקופה קצובה) ומקום עבודה (ראשי או נוסף);
- רשימת התפקידים העיקריים בהתייחס להנחיות לתפקיד זה;
- מידע על שכר, תשלומים נוספים, הטבות, חופשות;
- לוח זמנים עבודה, תשלום עבור עיבוד;
- סיבות לסיום החוזה ותנאים אחרים;
- חתימות ופרטי הצדדים, חותמת חברה.
כדי לבדוק ולייעל את עבודתם של קציני כוח אדם, ההנהלה יכולה לערוך ביקורת פנימית או בלתי תלויה. זה עוזר להפחית את הסיכון לקנסות מנהליים, מחלוקות ותלונות מצד הצוות.
שלבי ארגון ניהול רשומות משאבי אנוש מאפס
ליצירת רישומי כוח אדם, נוח להשתמש בהוראות שלב אחר שלב הבאות:
| הכנת הדרוש | לארגון שירות כוח אדםראשית עליך לרכוש רהיטים, ציוד משרדי, כלי כתיבה וכו'. בהחלט תזדקק לתוכנית כוח אדם, למשל, "1C: ZUP" והפניה מערכת החוק. הודות לכך, עובדי המחלקה יעקבו שינויים אחרוניםחקיקה ותהיה לו גישה למסמכים הדרושים. יש צורך בכספת לאחסון עבודה וניירות חשובים. |
| רישום הראש | המנהל הוא המנהל המבצע של כל חברה. הוא חותם על הניירת. כדי לתת לו את כל הסמכויות, הוא מתקבל לעבודה במסגרת הסכם עבודה. ניתן צו מתאים, שבאמצעותו הוא ממנה את עצמו. |
| מינוי אחראי על עבודת כוח אדם | בְּ חברה קטנהפונקציות אלו יכולות להתבצע על ידי הראש. אם עובד בודד עוסק בעבודה משרדית, נערך עמו חוזה עבודה. על בסיסו מכינים פקודה. במידה והתפקידים מוטלים על אחד מהעובדים שנשכרו בעבר, נערך הסכם וצו נוספים. |
| עריכת מעשים פנימיים | הם חתומים על ידי המנהל ומאוחסנים בתיקייה מיוחדת יחד עם ההזמנות. מסמכים מקומיים כוללים את המסמכים המפורטים לעיל (סעיף "פעולות רגולטוריות"). |
| תיעוד קבלת הצוות | לכל עובד כדאי שתהיה לכם תיקייה לתיוק כל הניירות הקשורים לנתוניו ולפעילותו (הסכם עבודה, צו קבלה, כרטיס אישי). |
| מילוי ספרי עבודה | במסמכים אלו של עובדים נרשמים רישומי קבלה, העברות, תמריצים וכו'. המעסיק מחויב להתחיל ספר חדש עבור עובד שלא עבד מעולם. עבודה ויומן רישום שלהם נמצאים במחלקות כלי הכתיבה. יש לשמור את הניירות הללו בכספת. |
הוראה זו מתאימה גם לבובות שאין להן ניסיון בעניין זה.
איך החשבונאות
כדי לשמור תיעוד, עליך לארגן כראוי את זרימת המסמכים.
כדי לעשות זאת, בצע את הפעולות הבאות:
- לפתח מסגרת רגולטורית פנימית;
- להכין טבלת איוש לכל יחידה ממלכתית;
- לעשות סידור קבוע;
- להכין הסכמי עבודה;
- לפתח טפסים עבור כוח אדם;
- להנפיק כרטיסי T-2;
- לאשר טפסי בקשה לעובדים;
- להכין פקודות פנימיות.
יש לאשר את כל פעולות הצוות. רשימתם קבועה בתקנון.
נקודות נוספות
חשבונאות כוח אדם מאפס מתחילה בקבלת כוח אדם. חשוב לפנות כראוי למועמדים לעבודה, להכין את התיעוד הדרוש.
כוח אדם וחגים
אחד ממסמכי התקן החובה שחייבים להתקיים במיזם הוא טבלת האיוש (טופס T-3).
- רשימה חלוקות מבניותותפקידים;
- מספר יחידות הסגל לכל תפקיד;
- משכורות, בונוסים לתפקידים;
- שכר הארגון.
חלוקות המשנה מצוינות במסמך לפי סדר חשיבותן לעבודת הארגון. בתוכם יש לתת גם את תפקידי העובדים לפי סדר חשיבות. כותרות עבודה בהסכמי עבודה ורשימות עובדים חייבים להתאים.
האיוש הוא צורת לוח זמנים עם השמות המלאים של העובדים המוכנסים בהתאם לתפקידיהם.
לוח זמנים לחופשה (ו' T-7) משקף מידע לגבי זמן ההפרשה חופשה שנתיתלכל העובדים. הידור במשך שנה. הוא מאושר על ידי המנהל בהסכמה עם הגוף האיגוד המקצועי. יש להנפיק את המסמך לפחות שבועיים לפני השנה החדשה. הנתונים המוזנים בו מחייבים הן את העובדים והן את המעסיקים. היוצא מן הכלל הוא המוטבים.
לוח הזמנים כולל את הפרטים הבאים:
- שם מחלקה;
- הגדרת תפקיד;
- שם מלא ומספר כוח אדם של העובד;
- מספר ימי חופשה;
- מועדי יציאה לחופשה על פי תוכנית ועובדה;
- עילה לדחיית חופשה, מועד משוער.
שבועיים לפני החופשה מודיעים על כך לעובד. ניתן צו, שהעובד מתמצא בו כנגד חתימה. בחודש נובמבר ניתן להכין הזמנה לכל ראשי המחלקות, המחייבת אותם להגיש לוחות זמנים לחופשות למחלקת הנהלת החשבונות עד 1 בדצמבר. זה יקל על הכנת לוח הזמנים הכולל.
רישום עובדים
העבודה המלאה של הארגון מתחילה בגיוס עובדים. מילוי משרות פנויות מלווה בניירת.
תחומי האחריות של קצין משאבי האנוש בעת גיוס עובדים הם כדלקמן:
- רישום ביומן מיוחד של בקשה מהמבקש;
- מבוא למתחילים הוראות עדכניותומעשים מקומיים;
- ביצוע הסכם עבודה ובקרה על חתימתו על ידי הצדדים;
- הנפקת עותק החוזה לעובד והצבת הערה לגביו על נייר המכתבים של הארגון;
- ביצוע ורישום ההזמנה בספר החשבונות;
- מילוי כרטיס אישי, הגשת מסמכים בתיק (הצהרות, עותקי מסמכים אישיים, הזמנות, חוזים);
- העברת מסמכים למשלם לצורך חשיפת שכר לעובד.
בעת בניית מערכת ניהול רישומי כוח אדם, יש לקבוע תחילה אילו מסמכים יש לערוך, ואילו דרושים לתחום פעילות ספציפי.
המסמכים הנדרשים כוללים:
- הזמנות לכוח אדם (לקבלה, העברה וכו');
- הזמנות כוח אדם (לחופשות, בונוסים, נסיעות עסקים וכו');
- כרטיסי T-2;
- עבודה;
- הסכמים;
ניירות נדרשים אחרים כוללים את הדברים הבאים:
- כוח אדם;
- עמדה על OT;
- יומן נסיעות;
- כללי סדר פנימי;
- אחרים.
תיאורי התפקיד וההסכם הקיבוצי אינם נדרשים, אך כמעט לכל מעסיק יש את המסמכים הללו.
לאחר הקמת הרשימה תיעוד חובה, כדאי ללמוד את המסמכים הסטטוטוריים. על בסיסם, יש לפתח מסמכים אחרים. רשימתם תלויה באופי הפעילות של הישות המשפטית ובמאפייני תנאי העבודה. כך למשל, אם יש צורך להעמיד לעובדים מדים וציוד מגן, יש צורך להכין צו על נוהל ותנאי הנפקתם, אילו עובדים זקוקים להם.
פיצויים והטבות עבור עבודה ב תנאים מיוחדים: בתעשיות מסוכנות, לא סדיר, לילה וכו'. כמו כן, הם קובעים את התקנות לניהול רישומי כוח אדם. הוא משקף את רשימת המסמכים הדרושים לעבודת הארגון, את הליך ביצועם ואחסוןם.
החקיקה אינה מחייבת לפתח תקנה כזו, אולם היא תקל מאוד על עבודתם של קציני כוח אדם. לעבוד ב ארגון חדשתחילה המנהל מתקבל, אחר כך הוא מגייס את שאר הצוות.
הרכב ומספר המשרות הנדרשות משקפים את טבלת האיוש. כללי הנוהל משקפים את כל לוחות הזמנים של העבודה, הדרישות לעובדים וכו'. הסכם עבודה סטנדרטי פותח על בסיס הנורמות של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית.
לפני השימוש ביומני חשבונאות, יש להכין אותם: גיליונות ממוספרים, לתפור, לאטום. פיסת נייר מודבקת על הגיליון האחרון של הקושחה. מצוין בו מספר העמודים, המנהל או המוציא לפועל האחראי חותם וחותם. בעמוד הראשון של היומן רשמו את שם הארגון ותאריך תחילת תחזוקתו.
אחד מרישומי כוח האדם החשובים ביותר הוא היסטוריה תעסוקתית. לתחזוקתם, צו ממנה גורם אחראי הממלא אותם ואחראי לבטיחותם.
שאלות נפוצות
לארגון רישומי כוח אדם יש דקויות וניואנסים מסוימים:
| צו הבראה | ההליך אינו בא לידי ביטוי בחקיקה. זה בדרך כלל מורכב מהשלבים הבאים:
|
| תכונות של יזמים בודדים עם עובדים | היזם שוכר עובדים לפי התרחיש הסטנדרטי. החוזה נערך במספר שלבים:
|
| ניהול עסקים קטנים |
|
| פישוט הנהלת חשבונות במיקרו מפעלים | כל תנאי העבודה קבועים בהסכם עם העובד. בשנת 2019, לראשי חברות אלו וליזמים בודדים יש את הזכות לסרב לערוך תקנות מקומיות. בתוך 4 חודשים ממועד אובדן מעמד של מיקרו מיזם, ההנהלה מחויבת להנפיק תיעוד כוח אדם "מסורתי". |
לכן, ארגון ניהול רישומי כוח אדם בארגון הוא הליך מורכב. זה דורש לימוד מפורט של המסגרת הרגולטורית ומעקב אחר כל השינויים. בנייה מיומנת של רישומי כוח אדם תורמת לבניית יחסי עבודה במסגרת החוק. כדי להכשיר קצין כוח אדם, מעסיק יכול להשתמש בשירותיהן של חברות מיוחדות.
חשבונאות כוח אדם נחוצה בכל מיזם, ללא קשר לצורת הבעלות, הפעילות ומספר העובדים. בשביל הניהול המוכשר והמוסמך שלו, אתה צריך להיות בקיא בזה חוקי עבודה, לעקוב אחר שינויים בחקיקה ולהיות בעלי כישורים בתחום ניהול רישומי כוח אדם.
מהי הנהלת חשבונות של כוח אדם ומדוע זה נחוץ?
חלק בלתי נפרד מהפעילות של כל חברה הוא רישומי כוח אדם. זוהי עבודה מוסדרת חוקית על רישום, חשבונאות ומעקב אחר תנועת עובדי הארגון.
פעילויות משאבי אנוש כוללות:
- קבלת עובדים;
- פיטורים;
- תנועות אופקיות (מעבר בין מחלקות) ואנכיות (לדוגמה, צמיחה בקריירה);
- נסיעות עסקים;
- חופשת מחלה;
- לוח זמנים;
- חופשות (מכל סוג - שנתיות, ללא שכר, בגין הריון וכו');
- כרטיסים אישיים לכל עובד וכו'.
זה חל גם על כוח אדם:
- שמירה על רישומים צבאיים;
- הסדרת יחסי העבודה;
- יצירה ורישום של הזמנות והנחיות שונות (לדוגמה, על גיוס עובדים, עידוד עובד וכו');
- ארגון העבודה והיבטים נוספים.
כל התיעוד נערך רק בהתאם לנורמות ולכללים הנדרשים. כמה צורות מאוחדות, אחרות נוצרות במפעל עצמו.
ארגון מיומן של רישומי כוח אדם פותר בעיות ומשימות רבות של החברה. כמובן, ישנם אלפי ניואנסים, אבל ישנן נקודות בסיסיות החלות על כל מפעל.
איך להתארגן ולמי להפקיד את תחזוקת רישומי כוח אדם?
ישנן מספר דרכים לארגן את הנהלת החשבונות. הכל תלוי במאפייני המיזם ובאיזה בחירה המנהל עושה. האפשרויות הנפוצות ביותר:
צור מחלקת משאבי אנוש שלמה אם החברה מעסיקה הרבה אנשים
וכשהצוות קטן, אתה יכול לשכור מומחה אחד. היתרונות בשיטה זו הם שהעבודה מאורגנת על ידי המנהל בצורה שהוא אוהב ומוסדרת ומבוקרת על פי עקרונותיו שלו.
יש גם חסרונות: קשה לבדוק את המקצועיות של המומחה הנשכר ולכן קיים סיכון שיתקבל לעבודה קצין כוח אדם לא לגמרי מוכשר.
תצטרכו להשקיע זמן וכסף בהכשרה או לחפש עובד אחר.
היתרונות של אפשרות זו לארגון הנהלת חשבונות הם שאם הומלץ על אדם אז (אולי) הוא באמת עושה את העבודה, כלומר נבחן בתיק. כמובן שעם קצין כוח אדם כזה צריך לנהל משא ומתן על תנאי העבודה כך שיתאימו לשני הצדדים.
הפקיד את ענייני כוח אדם בידי רואה חשבון או מזכירה טובה
יתרונות: זה חוסך זמן וכסף. כלומר, אין צורך לבחור קצין כוח אדם, ואין עלויות לניהול רישומים.
חסרונות: הבעיה העיקרית בבחירה בשיטה זו היא שהעובדים מבצעים עבודה נוספתאחרי העיקרית, מה שמוביל לטעויות, פספוסים, פערים והיעדר אלמנטרי של מסמכים נחוצים. וכמובן, חשוב כאן ידע מקצועי בנושא חשבונאות כוח אדם. ואם לאותה מזכירה יש אותם, אז הסיכון לסיבוכים במקרה זה ממוזער. ולהיפך.
הפקיד את חשבונאות כוח אדם לארגון מיקור חוץ
טוב: כל פעילות כוח האדם נופלת על כתפיה של חברת מיקור חוץ, אשר לוקחת על עצמה אחריות כזו על בסיס הסכם. בנוסף, לפי ענייני כוח אדםיש סיוע קבוע ומתמשך, הבחירה בשיטה זו מפחיתה משמעותית את העלויות.
חסרונות: צריך לבחור חברה מבוססת ורצינית, וגם צריך ליצור אינטראקציה, ליצור קונספט לעבודה עם מומחים שיעבדו מחוץ למשרד.
על המנהל רק לבחור את הדרך הנוחה והמתאימה לו ביותר לשמור על רישומי כוח אדם, תוך שקלול כל היתרונות והחסרונות של כל שיטה.
תפקידי עבודה של עובד כוח אדם
הם מוטלים על קצין כוח האדם בהתאם להנחיות ו הסכם עבודהאת האחריות הבאה:
זוהי רשימה חלקית של חובות של עובד כוח אדם, הדרישות הן בקירוב. יכול להיות שיש יותר מהם ברשימה (או פחות), אבל בסך הכל מדובר בכישורים ויכולות אלה שמומחה כוח אדם חייב להחזיק.
חשבונאות כוח אדם: אילו מסמכים נדרשים?
בדרך כלל, כל ארגון חייב להיות בעל סוגי המסמכים הבאים הקשורים לכוח אדם:
- אדמיניסטרטיבי (הזמנות אישיות וייצור);
- מאשר פעילות עבודה;
- מידע והתיישבות;
- התכתבות פנימית;
- יומני בקרה ורישום.
כמה מסמכי כוח אדםב בלי להיכשלחייב להיות בחברה. אלו כוללים:
PVTR (תקנות עבודה פנימיות);
כל המסמכים נשמרים למספר מסוים של שנים. מוסדרים:
- סעיף או סעיף של קוד העבודה;
- החלטת הוועדה לסטטיסטיקה של המדינה;
- החוק הפדרלי ותקנות אחרות.
אם משהו (הוראות, הזמנות וכו') אינו זמין, אז עובדה זו תצטרך להיות מתוקנת. באופן כללי, אחד מעקרונות עבודתו של קצין כוח אדם הוא עמידה בזמנים. זה מקל מאוד על ימי העבודה ואף נותן תוקף משפטי לכמה מעשים. זה בעצם מאוד חשוב - לא לנהל את העסק הנוכחי. אחרת, הם נוטים לגדול כמו כדור שלג.
ארגון רישומי כוח אדם: איך להתנהל, מאיפה להתחיל?
לאחר שהתיישבו במקום חדש כקצין כוח אדם, ראשית עליך לשנות את התיעוד המחייב. אם יתברר (וזה קורה) שחסרים כמה ניירות חשובים מהרשימה, אז צריך לשחזר אותם. כמובן שלא ניתן יהיה לבצע עבודה כזו ביום אחד.
לכן, יש צורך להדגיש את העמדות החשובות ביותר ולהתחיל מהן. בדוק את הנוכחות והאוריינות בעיצוב (ואם אתה צריך לתקן או להדר מסמך חדש): כוח אדם, לוח חופשות, חוזי עבודה, הזמנות, רישומים בעבודה.
שמור רישום של חוזי עבודה, הזמנות לכוח אדם. צור ספר רישום של חוברת עבודה. הבן כרטיסים אישיים (T-2). עבודה עם התקנות המקומיות.
העיקר הוא להשלים את כל המסמכים הנוכחיים בזמן. עבודה, בהסתמך על קוד העבודה וכללי העבודה במשרד. ואל תהרוס ניירות על כוח אדם. זמן אחסונם מאושר על ידי הארכיון הפדרלי ("רשימה ..." מיום 06.10.2000).
כל המסמכים החשבונאיים דרושים לשקיפות יחסי העבודה. מערך כוח האדם קובע נורמות ועקרונות המקנים יציבות לעובדי הארגון, והמינהלות מייצרות תנאים נוחים לניהול כוח אדם.
אוטומציה חשבונאית - 1C: היתרונות בעבודה עם התוכנית
שמור רישומי כוח אדם, במיוחד ב חברה גדולה- זו עבודה אחראית וענקית להפליא בהיקפה. אבל כאן טעויות אינן מקובלות! אבל היום יש דרך להפוך את הפעילות של קציני כוח אדם לאוטומטית, מה שיכול מאוד להקל ולפשט את עבודת המחלקה, לשפר את הפעילות, להפחית משמעותית את הסיכון לטעויות.
באמצעות תוכנית 1C, אתה יכול לשמור רישומים לפי דרישות משפטיות. מסד הנתונים מספק אחסון מהימן של המידע הדרוש על העובדים. ככל שהוא מצטבר, ניתן לבנות דוחות שונים שיכולים לסייע בניתוח העבודה ובפיתוח כיוונים חדשים. לדוגמה, דוחות עשויים להיראות כך:
- שיעור תחלופת עובדים;
- סטטיסטיקות כוח אדם;
- תנועת עובדים וכו'.
התוכנית עוזרת לפתור כמעט את כל הבעיות והמשימות של חשבונאות כוח אדם. לראש המיזם, הודות ל-1C, יש הזדמנות לקבל מידע על מצב העניינים במחלקה זו, לנתח ולקבל את ההחלטות הנכונות. החלטות ניהול. וגם אוטומציה מאפשרת לך לסנכרן את הפעילויות של מספר שירותי חברה (חשבונאות, כוח אדם, מחלקת הנהלת חשבונות), מה שמשפר את יעילות העבודה, וגם יוצר את כל התנאים לתשלום בזמן של משכורות.
לביצוע ביקורת מס, קרא את המאמר: כל הסודות של בחירת מומחה ביקורת מס.
סיכום
אז, לסיכום, אנו יכולים לציין את הדברים הבאים:
- חשבונאות כוח אדם היא חלק חיוני מהעבודה של כל מפעל.
- ישנן מספר דרכים לארגן את הנהלת החשבונות. הבחירה היא של המנהיג.
- חובותיו של עובד כוח אדם נקבעות על פי ההוראה וחוזה העבודה.
- ישנה רשימה של מסמכים הקשורים לעבודת כוח אדם שחייבים להיות בכל חברה. ואתה צריך להתחיל את הקריירה שלך במחלקת כוח אדם על ידי בדיקת המסמכים הספציפיים האלה.
- שמירה על רישומים היא הרבה יותר קלה אם היא אוטומטית.
חשבונאות כוח אדם היא הליבה לפעולה תקינה ויעילה של כל מיזם. לכן, יש לגשת אליו בכל אחריות.
בקשר עם
הצוות של כל מיזם הוא שלו ערך עיקריומשאב מפתח. לכן, ארגון תהליך מוכשר של חשבונאות כוח אדם הוא מרכיב חשוב בעבודה הדורש מיומנות וידע מעמיק של החקיקה הנוכחית של הפדרציה הרוסית.
עובדים שנבחרו כהלכה במחלקת כוח אדם יבטיחו צמצום הטעויות לאפס ושמירה על זכויות הצוות כולו. על התכונות של רישומי כוח אדם והטעויות העיקריות של מעסיקים - המשך לקרוא.
הרעיון של חשבונאות כוח אדם
חשבונאות כוח אדם היא מכלול של תהליכים ואמצעים הקשורים להסדרת יחסי העבודה בין מעסיק לעובד. מנגנון זה קיים בהכרח בכל חברה, ללא קשר לגודל הצוות שלה ולצורתה הארגונית והמשפטית.
בצורה כללית, חשבונאות כוח אדם כוללת את הפעילויות הבאות:
- היווצרות תיקים אישיים של עובדים;
- חישוב ותשלומים אחרים;
- הידור וחשבון זמן העבודה;
- רישום חופשת מחלה, בקשות ואישורים במקום הדרישה;
- הגשת דיווחים תקופתיים לרשויות המס;
- ניסוח ומעקב אחר תאימות;
- הכנת פקודות כוח אדם;
- שמירה על תיעוד רלוונטי עבור;
- עבודה והערכה של עובדים;
- עמידה בכללי אי חשיפה של נתונים אישיים של עובדי החברה.
בהתאם ל קוד עבודה RF לכל ארגון חייב להיות התיעוד הבא:
- לוח זמנים של הצוות.
- כרטיסים אישיים של עובדים.
- הסכמים שנסגרו ונוספים להם.
- לוח זמנים לחופשות.
- תקנות הנוהל להגנה ועיבוד מידע אישי (אישי) של עובדים.
- פקודות והצהרות עובדים (אודות, הפרשה וכו').
- תקנות העבודה (בתוך הארגון).
- רישומי העסקה של כל העובדים.
ארגון רישומי כוח אדם
הדרכים הנפוצות ביותר לשמירה על רישומי כוח אדם בארגון הן:
הקמת מחלקת משאבי אנוש או העסקת מומחה למשאבי אנוש (מנהל משאבי אנוש)
היתרון העיקרי בשיטה זו של ניהול רישומי כוח אדם הוא היכולת להתארגן בהתאם לעקרונותיה ולדרישותיה, שכן העובד נמצא ישירות בחברה.
הטלת אחריות על שמירת רישומי כוח אדם למזכירה או לחשב
בעיתות משבר וצורך לחסוך בכסף, קיים לא פעם מצב שבו עובד אחד משלב תפקידים של מזכירה, רואה חשבון, מומחה כוח אדם ואפילו עורך דין. עובד כזה, ככלל, מתמחה בתחום אחד, ובהתאם, אינו כשיר לחלוטין בשאר.
והדבר כרוך בטעויות אפשריות ואחריות של הנהלת החברה, מה שמוביל לעלויות מיותרות - זמן וחומר.
העברת פונקציות משאבי אנוש לחברת מיקור חוץ
עבודה ארגונית, ניהול כוח אדם, הכשרתם ובחירתם מנוהלים על ידי חברת מיקור חוץ של צד שלישי, המומחית בתחומה. ישנם עובדים וארגונים מקצועיים רבים בשוק איתם חוזה למתן שירותי הנהלת חשבונות מתאימים.
לכל אחת מהאפשרויות לעיל יש את היתרונות והחסרונות שלה. כיצד בדיוק יישמרו רישומי כוח אדם ומי יטפל בהם ישירות, מחליטה הנהלת הארגון, תוך התחשבות במספר כוח האדם, מחזורו ו פוליטיקה פנימית.
תכונות של ניצוח
לפעמים עובדים צריכים לקבל עותק של דף הזמן. בהתאם לחוק העבודה, המעסיק מחויב להנפיק מסמך כזה, אך בהתאם לחוקי ההגנה על נתונים אישיים ניתן להוציא עותק מלא רק בהסכמת כל העובדים הרשומים בו. לפיכך, מופקת תמצית מדף השעות המכילה רק נתונים על המבקש
הטעויות העיקריות שעושים מעסיקים ועובדי משאבי אנוש
בתהליך ניהול רישומי כוח אדם, עלולות להיווצר טעויות שיובילו אל ולפני גופי הבדיקה. טעויות נפוצותרישומי כוח אדם הם:
טעויות בעבודה עם קבצים אישיים
התיק האישי של כל עובד מתגבש מרגע העסקתו ועד לפיטוריו. הכי נפוץ השגיאות הבאותבעניינים אישיים: 
- לא באופן אישי מסמכים מחייבים;
- הפרת סדר המסמכים;
- אין קבצים אישיים (לא רשומים);
- הפיוס לא מתבצע ב מועדים;
- מילא במקום דף רישומי כוח אדם אישי;
- התיק כולל מסמכים שאין לכלול בהרכבו;
- קציני כוח אדם אינם עומדים בהליך העברת תיקים אישיים לצדדים שלישיים וארגונים.
היווצרות נכונה של תיקים אישיים של כוח אדם מאפשרת להבטיח את הבטיחות הטובה ביותר של מסמכים ו גישה מקוונתלהם.
טעויות בביצוע חוזה עבודה
טעויות שנעשו על ידי המעסיק כאשר לרוב הן מובילות לתוצאות חמורות בתהליך יישוב סכסוכי עבודה. טעויות אופייניות במקרה זה הן:
- חוזה העבודה נכרת בעותק אחד;
- חוזה העבודה אינו רשום, אין תאריך רישום;
- אין חתימות על חוזי עבודה;
- לא נקבעו מידע חובה ו/או תנאים;
- אין הסכמי עבודה כתובים עם עובדים;
עותק אחד של חוזה העבודה לא התקבל באופן אישי על ידי העובד, או - אין סימן קבלה;
- משך ההתקשרות לא נקבע;
- התנאים להעסקה עם, אם קיימים, אינם מצוינים;
- לא מצוין הסכום הספציפי של שכרו של העובד, לא נקבעו תנאי התשלום ומקום קבלת השכר, אופן הפעולה ומשך החופשה.
שגיאות בניהול ספרי עבודה
כאן, עיקר השגיאות קשורות להליך מילוי ספר העבודה. הטעויות הנפוצות ביותר:
- לא ניתנה קבלה עם קבלת ספר עבודה מעובד בחברה;
- אין בצו כדי למנות אחראי לתחזוקה, הנהלת חשבונות, הנפקה ואחסנה של ספרי עבודה;
- סעיף פרטי העובד לא הושלם כאשר העובד מקבל יותר מ רמה גבוהה;
- מופר מספור הרשומות ברצף;
- אינו מכיל את כל רישומי העבודה (כולל תרגומים);
- סירוב להנפיק ספרי עבודה לסטודנטים המשלבים עבודה ולימודים;
- בעת הוצאת כפיל, לא נעשה הסימון "כפול";
- תיקונים שבוצעו בצורה שגויה בסעיף פרטי המשרה;
- שמור שלא כראוי או חסר ספר הנהלת חשבונות לתנועת ספרי עבודה ואליהם;
- קטע המידע על העובד אינו ממולא בעת הוצאת התוספת;
- חתימת העובד חסרה בסעיף פרטי העובד;
- סעיף פרטי המשרה אינו מכיל את שמו המלא של המעסיק;
- לעובד מפוטר נשלח פנקס עבודה בדואר ללא הצהרה בכתב מהעובד על בקשה כזו.
פנקס עבודה הוא המסמך המרכזי של כל עובד, המשקף את הוותק שלו לכל אורך הדרך פעילות מקצועית. לכן, יש צורך למזער את ההתרחשות שגיאות אפשריותוהפרות בביצוע ובתחזוקה של מסמך זה.
לכל אחת מהטעויות יכולה להיות השפעה שלילית ביותר על ניהול הארגון ולהוביל לתוצאות חמורות. לכן, מומלץ להפקיד את תפקידי חשבונאות כוח אדם בידי מומחים מוסמכים ומוכשרים הבקיאים בחקיקה הנוכחית ובדרישות גופי הבדיקה, או לתת אמון בחברות מיקור חוץ מקצועיות.