ניהול רישומי כוח אדם של הארגון. למה כל ארגון צריך מחלקת כוח אדם. הזמנות לפעילויות ליבה

במאמר נספר כיצד המזכיר יניח את היסודות למחלקת כוח אדם עתידית ולארכיון המסמכים על כוח האדם, כיצד לייסד את חובותיו בניהול רישומי כוח אדם ולעמוד במינימום הדרוש של חקיקת העבודה.

מזכירת משאבי אנוש: חלוקת אחריות

על פי החלק הראשון של אמנות. 60.2 קוד עבודהבפדרציה הרוסית, ניתן להקצות לעובד חובות נוספות שאינן מסופקות בחוזה העבודה רק תמורת תשלום נוסף.

אתה לא יכול פשוט "לשמח" את המזכירה עם אחריות חדשה. הנחתם נקבעת בצו. יתר על כן, אנו ממליצים להכין שתי הזמנות. בראשון (הארגוני) יש צורך למנות עובד האחראי על שמירת רישומי כוח אדם (דוגמה 1).

בשני (על ידי כוח אדם) - להטיל חובות, לקבוע את גובה התשלום ולהביא את הסכמת העובד (דוגמה 2). הזמנות אלו מכילות נתונים אישיים, אך "קטגוריות המשקל" של המידע האישי בהן אינן פרופורציונליות: העובדה שהעובד עוסק בניהול רישומי כוח אדם אינה סוד (לא סביר שניתן יהיה להסתיר זאת מאחרים). , אך גובה השכר שלו הוא מידע אישי סודי שאין צורך לדעת. שני הצווים ניתנים באותו יום.

מסמכי חובה עבור משאבי אנוש

יש מסמכים שחייבים להיות בכל ארגון - כל בדיקה תבקש אותם קודם. אם המזכירה אחראית כעת לניהול רישומי כוח אדם, יהיה צורך לספק את ערכת החובה הזו בְּהֶקְדֵם הַאֶפְשַׁרִי. אנו מציגים רשימה של מסמכים אלה בצורה של טבלה עם הסברים. לא נמנה את המסמכים - מידת התחייבותם זהה והיא הגבוהה ביותר.

רשימה זו אינה ממצה. לכן, אם הפעילות העיקרית של הארגון היא ייצור, אז ככל הנראה יהיה צורך לפתח לוח זמנים למשמרות, לאשר תקני ייצור, רשימת תפקידים ומקצועות עם תנאי עבודה מזיקים, עבודה המעניקה את הזכות חופשה נוספת, וזה לא הכל. רק פיתוח מסמכים אלו לא צריך להיות עוד מזכיר עם תפקידים של קצין כוח אדם המוטל עליו, אלא צוות שלם הכולל כלכלן עבודה ומומחה להגנת העבודה.

האם המזכיר יכול לפתח את כל ה-LNAs המפורטים בעצמו? כנראה שכן. אבל עדיף לא לבד, אלא במקביל לרואה החשבון הראשי או ראש הארגון. קודם כל, זה חל על אותם LNA הקובעים את נוהל התגמול לעובדים.

מסמכים בנושא הגנה על נתונים אישיים

המעסיק מחויב להבטיח את בטיחות המידע האישי של העובדים בהתאם לחוק הפדרלי מס' 152-FZ. לא די באישור ההוראה בדבר נתונים אישיים.

נדרש בנוסף:

הרשאות בכתב של עובדים לעבד את הנתונים האישיים שלהם;

חובות בכתב של עובדים המעבדים נתונים אישיים של עמיתים על אי חשיפתם;

אופן אחסון מיוחד של מסמכים המכילים נתונים אישיים.

אם אתה מקפיד על הוראות החוק, אז תחילה על העובד לתת אישור לעיבוד הנתונים האישיים שלו, ורק לאחר מכן את הבקשה להעסקה. מדובר בעניין התנדבותי, אך בפועל אי אפשר להגיש מועמדות לעבודה ללא רשות. לכן, אישור כזה ניתן על ידי כל עובדי הארגון ללא יוצא מן הכלל. אין לזה טופס מוגדר, אבל אתה יכול להשתמש בטופס שבדוגמה 3.

המידע האישי של עמיתים מטופל בדרך כלל על ידי מזכירת משאבי אנוש, וכן רואה חשבון ראשי. הם אלה שחייבים לתת חובה שלא לחשוף מידע על עובדים (דוגמה 4).

הזמנות על כוח אדם

המסמך המרכזי שמשקף החלטות ניהולראש כוח אדם, - סדר. ניתנות צווי קבלה ופיטורים, חופשות וקידום, חלוקת תפקידים והטלות בנסיעות עסקים וכו'. לפיכך, להזמנות כוח אדם ניתן מקום מרכזי במחלקת כוח אדם ובארכיון.

לסוגי ההזמנות הנפוצים ביותר לצוות יש טפסים מוכנים שאותם קצין כוח האדם רק צריך למלא:

צו העסקת עובד (טופס מאוחד מס' T-1 *);

על מעבר עובד לעבודה אחרת (טופס מס' ט-5 *);

במתן חופשה לעובד (טופס מס' ט-6 *);

על סיום (סיום) חוזה העבודה עם העובד (פיטורין) (טופס מס' ט-8 *);

על שליחת עובד לנסיעת עסקים (טופס מס' T-9 *);

על קידום העובד (טופס מס' ט-11 *).

רוב קציני כוח האדם ברוסיה משתמשים בטפסים מאוחדים: קציני כוח אדם עצמם, עובדים ו (חשוב לציין) פקחים מ בדיקת המדינהעבודה (GIT). ההחלטה להשתמש בטפסים מאוחדים של מסמכים חייבת להירשם בהזמנה (דוגמה 5).

ניתן להשוות את הפיתוח של צורות המסמכים שלך עם המצאת האופניים. אבל אם יש רצון, אז בטפסים המפותחים צריך להיות לא פחות מידע מאשר באלה שאושרו על ידי הוועדה לסטטיסטיקה של המדינה.

צורות הפקודות המאוחדות מספיקות למזכיר-קצין כוח האדם לעבד פעולות כוחניות סטנדרטיות. אבל יש פקודות אחרות לכוח אדם: הן מנוסחות בצורה של פקודות לפעילות העיקרית ואין להן שום צורה מאוחדת. למשל, צו המטיל חובות על שמירת רישומי כוח אדם (ראה דוגמה 2). וייתכן גם צו לשנות את שם המשפחה, לקבוע קצבה, להסיג או לדחות את החופשה. מסמכים אלה, שנערכו בצורת הזמנה לפעילות העיקרית, נשארים הזמנות לכוח אדם: הם מכילים נתונים אישיים ונשמרים לתקופות שנקבעו להזמנות לכוח אדם.

שמירה על פקודות כוח אדם. יש להפריד בין הזמנות לכוח אדם מהיום הראשון לקיום הארגון לבין הזמנות לפעילויות הליבה. הדבר נובע, ראשית, מתקופות אחסון שונות. לפי סעיף "א" סעיף. 19 ברשימת מסמכי ארכיון ניהוליים טיפוסיים שנוצרו במהלך הפעילות סוכנויות ממשלתיות, ממשלות וארגונים מקומיים, תוך ציון תקופות האחסון (אושרה בהוראת משרד התרבות של רוסיה מיום 25 באוגוסט 2010 מס' 558, כפי שתוקן ב-16 בפברואר 2016; להלן - רשימת 2010), הזמנות לעיקרי פעילות מאוחסנת לצמיתות. צווים על כוח אדם - 5 שנים (סעיף "ב" (2) של רשימת 2010) או 50 שנים (סעיף 2 של סעיף 22.1 חוק פדרלימיום 22 באוקטובר 2004 מס' 125-FZ "על ארכיון ב הפדרציה הרוסית", באדום. מיום 18/06/2017; להלן - חוק פדרלי מס' 125-FZ).

שנית, עם חיסול הארגון יועברו צווי כוח אדם למשמורת המדינה. ההסתברות שההזמנות לפעילות העיקרית יעניינו את קרן הארכיון של הפדרציה הרוסית היא קטנה מאוד, כך שהן ככל הנראה יושמדו.

הניואנסים של היווצרות מקרים. פקודות כוח אדם מתגבשות לתיקים במהלך השנה הקלנדרית. צריכים להיות לפחות שני מקרים: הראשון - עם חיי מדף של 5, השני - 50 שנים. בעתיד, כשיהיו יותר הזמנות לכוח אדם, גם מספר התיקים יגדל. כך למשל, ייווצרו מקרים נפרדים: "פקודות מתן חופשה שנתית בתשלום", פקודות קליטה, פיטורין, העברת עובדים", "צו מתן חופשת הורות" וכו'. עם זאת, בשנים הראשונות של עבודת הארגון, מגוון נושאי הסדר בדרך כלל אינו מגוון במיוחד, כך שניתן להסתדר עם שני דברים:

מקרה 1 - צווים למתן חופשות שנתיים בתשלום, חופשות לימודים, פעולות משמעתיות, על נסיעות עסקים לטווח קצר (חיי מדף - 5 שנים);

מקרה 2 - צווי קבלה, העברה, פיטורים, בונוסים, חופשת הורות, חופשה ללא תשלום (חיי מדף - 50 שנה).

חוזי עבודה, כרטיסים אישיים, רישומי עבודה

חוזי העסקה של עובדים, הכרטיסים האישיים שלהם וספרי העבודה הם מסמכים שולחניים של קצין כוח האדם. לא דיברנו עליהם ב" מסמכים נדרשיםמסגרת אחר מסגרת" כי אלה אינם מקומיים תַקָנוֹן, אלא מסמכים הנוגעים לכל עובד באופן אישי. כולם נדרשים:

חוזה עבודה - בהתאם לאמנות. 56 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית;

ספר תעסוקה - בהתאם לכללי ההתנהגות ספרי עבודה;

כרטיס אישי של העובד - הצורך בתחזוקתו מצוין בסעיף 12 לכללי ניהול ספרי עבודה.

כרטיס אישי (טופס מאוחד מס' T-2) מתחיל במקביל לקליטת העובד לארגון. הוא מכיל את הנתונים האישיים של העובד, כל מידע על תנועותיו בארגון, חופשות, פרסים וכו'.

חוזה העבודה, הכרטיס האישי ופנקס העבודה הינם מסמכים תקפים במהלך כל תקופת עבודתו של העובד בארגון. אם עובד עובד בארגון 20 שנה, חוזה עבודה, פנקס עבודה וכרטיס אישי ל-20 שנה הם תיקים הניתנים להעברה. הם נסגרים על ידי עבודה משרדית רק לאחר פיטורי העובד.

בעוד ששלושת המסמכים הללו תקפים, הם נשמרים על ידי קצין כוח האדם ומאוחסנים כפי שצריך להיות עבור מסמכים המכילים נתונים אישיים (עוד על כך בהמשך).

חוזי עבודה וכרטיסים אישיים שנסגרו בעבודות פקידות נשלחים לאחסון בארכיון כוח האדם. רישומי העסקה מוחזרים לעובדים עם פיטורין. כמובן, יש יוצאי דופן כאשר סיבות שונותעובד בדימוס לא לקח את ספר העבודה שלו - זה קורה מעת לעת. יש לזכור שפנקס עבודה הוא מסמך טעון החזרה, והעובד (או קרוביו) יכולים לבקש זאת תיאורטית לאורך כל תקופת האחסון של מסמך זה, והתקופה היא 50 שנה (סעיף 2, סעיף 22.1 ל). חוק פדרלי מס' 125-FZ) . לכן, ספרי עבודה נשכחים בשום אופן אינם תפורים יחד.

הניואנסים של היווצרות מקרים. חוזי עבודה וכרטיסים אישיים בטופס הארכיון מקרים המכונים "חוזי העסקה של עובדים מפוטרים" ו"כרטיסים אישיים של עובדים מפוטרים". תיקים אלו מתגבשים לכרכים באותו האופן: תחילה לפי שנות הפיטורים, ולאחר מכן לפי שמות עובדים לשעבר לפי האלפביתי.

ארכיון מסמכים על כוח אדם: הנחת היסוד

בהתאם לאמנות. 17 לחוק הפדרלי מס' 125-FZ, ארגון מחויב לשמור מסמכים על כוח אדם. בעוד שהמזכיר מבצע רק בנוסף את תפקידו של קצין כוח אדם, כמובן, הוא לא יוכל לנהל ארכיון מלא של כוח אדם. בהמשך, כאשר הארגון יגדל למחלקת כוח אדם, מומחים ידאגו לכך. אך עד אז, המזכירה תצטרך לעמוד בדרישות המינימום המחייבות:

לספק משטר אחסון מיוחד עבור מסמכי כוח אדם שהושלמו בעבודה משרדית (זהו הבסיס לארכיון העתידי);

טופס תיקים לפי שנים בהתאם לתנאי האחסון;

ערכו חלקים שנתיים של מלאי המקרים לפי כוח אדם.

  • אנו מקפידים על משטר מיוחד לאחסון מסמכיםהמכילים מידע אישי. משטר מיוחד מרמז על החרגת גישה אליהם על ידי אנשים בלתי מורשים. אם כל מטר של שטח משרדי שווה את משקלו בזהב, והארכיון עצמו עדיין קטן, ניתן להשתלט על פונקציות האחסון על ידי ארון מתכת רגיל, הננעל במפתח. רהיט זה הוא זול, תופס מקום קטן ומתמודד עם המשימות שלו בצורה מושלמת. כמו כן, עליו לאחסן מסמכי כוח אדם תקפים, לרבות ספרי עבודה, שכן מדובר במסמך של אחריות קפדנית (סעיף 42 לכללים לניהול ספרי עבודה). צריכים להיות כמה מפתחות לארון: אחד למזכיר, השני, למשל, לחשב הראשי.
  • אנו יוצרים תיקים לפי שנה. דיברנו על היווצרות תיקים לפי שנה בהתאם לתקופות האחסון לעיל. באותו אופן נוצרים תיקים עם צווים על כוח אדם ומסמכים של עובדים מפוטרים (חוזי עבודה וכרטיסים אישיים).
  • אנו עורכים רשימה של מקרים עבור כוח אדם. באשר למלאי המקרים על ידי כוח אדם, הוא מחויב לשמור אותו בסעיף 4.12 של הכללים לארגון האחסון, הרכישה, החשבונאות והשימוש במסמכים של קרן הארכיון של הפדרציה הרוסית ומסמכים אחרים ברשויות המדינה, הממשלות המקומיות וארגונים (אושר בהוראת משרד התרבות של רוסיה מיום 31 במרץ 2015 מס' 526). הם מציעים גם את הטופס של מסמך זה (נספח מס' 15) (דוגמה 6). הכללים למילוי מלאי של מקרים על ידי כוח אדם מתוארים בבירור בפסקאות. 8.1-8.4 של סעיף 8 "עריכת מלאי וביצוע" של ההמלצות המתודולוגיות "ארגון מסמכי ניהול לאחסנה קבועה וכוח אדם"2. בואו נסכם אותם בקצרה:

חלק שנתי של המלאי עבור שנה שעברהמלוקט מדי שנה;

כל הסעיפים השנתיים של המלאי מהווים מצאי אחד של מקרים לפי כוח אדם;

מספור המקרים במלאי הוא מקצה לקצה ועובר על כל הסעיפים השנתיים מערך מס' 1 ועד לערך מס' 9999 (אם הסעיף השנתי לשנת 2015 הסתיים במס' 13, אזי הסעיף השנתי של המלאי עבור 2016 מתחילה עם מס' 14);

כל יחידת אחסון מוזנת למלאי תחת המספר הסידורי שלה; יחידת אחסון - נפח 1; הכרך צריך להכיל לא יותר מ-250 גיליונות של מסמכים;

כל סעיף שנתי במלאי התיקים מאושר על ידי המנהל הכללי.

תיעוד כל פעולות כוח האדם בארגון דורש ידע ומיומנויות מסוימים.

העבודה המשרדית במיזם מוסדרת על ידי הוראה שפותחה באופן עצמאי ואושרה על ידי המנהל. זהו חוק רגולטורי פנימי וחובה לכל עובדי גוף כלכלי. הוא פותח ומפוקח על ידי מחלקת משאבי אנוש.

החקיקה מחייבת הכנת מסמכים רבים המתקינים את כל הצדדים יחסי עבודהעובד עם מעסיק.

קציני כוח אדם מנוסים ומתחילים צריכים לשפר את כישוריהם. כדי לסייע להם, הוקמו אתרי אינטרנט, המציגים קורסים תיאורטיים בניהול רישומי כוח אדם.

ניירות כוח אדם משקפים את פעילות הצוות, מאשרים את משך השירות של העובדים, אשר ממלא תפקיד עליון בחישוב הפנסיה. ההנהלה אחראית על הקרן התיעודית של המיזם.

הפרטים העיקריים בשליטה על הנייר

ארגון מוכשר רישומי כוח אדםדורש ידע מסגרת רגולטורית, מעקב אחר השינויים שלה, כיוון בצורות של מסמכים בשימוש.

לאיזו מטרה יש

הליך שמירת רישומי כוח אדם מוסדר בחוק. בארגונים גדולים עם צוות גדול, ככלל, נוצר שירות כוח אדם. עובדיה עורכים מסמכים רלוונטיים בהתאם לדרישות המסגרת הרגולטורית של הפדרציה הרוסית.

ניירות יכולים להיות בעלי צורה אחידה או להיות מפותחים בארגון ומאושרים בפעולות מקומיות.

ניהול רישומי כוח אדם היא פעילות שמטרתה פיתוח ותחזוקה של מסמכים הקשורים לחשבונאות כוח אדם, שעות עבודה, חישובי שכר.

נושאי כוח אדם כוללים את הפריטים הבאים:

  • רישום עבודה;
  • תנועה פנימית של עובדים;
  • הֲדָחָה;
  • הסדרת היחסים בין המנהל לעובדים;
  • ארגון תהליך העבודה;
  • אחרים.

ארגון נכון של רישומי כוח אדם תורם לפתרון מספר בעיות.

מטרותיו העיקריות מוצגות בטבלה:

כיוון עבודת כוח אדם משימות בתהליך
הנהלת חשבונות ובקרה גיוס, הנהלת חשבונות, פיטורי עובדים.
תכנון ורגולציה בחירה, העברה, התאמה של עובדים.
דיווח וניתוח
  • לימוד עובדים, הערכת עבודתם;
  • עבודה אנליטית;
  • ביצוע דוח.
תיאום ומידע
  • הכשרה, חינוך, הסבה מחדש של כוח אדם;
  • קבלת עובדים בעניינים רשמיים ואישיים;
  • טיפול בפניות בכתב של עובדים;
  • פעילות ארכיון והתייחסות.
ארגוני ומתודולוגי
  • תיעוד עבודת העובדים;
  • עבודה עם אנשי המחלקות;
  • תכנון וניהול כוח אדם.
דוקומנטרי
  • שמירה על תיקים אישיים, ספרי עבודה;
  • עריכת הזמנות, ניירות להנהלת חשבונות מותאמת אישית;
  • רישום ימי מחלה, אישורי פנסיה וכו'.

במוסקבה ובאזורים גדולים אחרים של הפדרציה הרוסית, ארגונים עם חטיבות נפרדות יכולים לשמור רישומי כוח אדם באינטרנט. לשם כך פותחו תוכנות מתאימות המאפשרות החלפת מסמכים בצורה אלקטרונית.


המסגרת החקיקתית

המסגרת החקיקתית לניהול רישומי כוח אדם כלולה בקוד העבודה של הפדרציה הרוסית.

פעילות זו מוסדרת על ידי מספר פעולות משפטיות:

  • הנחיות למילוי והחלת מסמכים ראשוניים לחשבונאות ולתגמול (החלטת Goskomstat מס' 1 מיום 05.01.04);
  • מסמכים מאוחדים ודרישות להכנתם (החלטת Gosstandart מס' 65-st מיום 03.03.03);
  • הדרכה סטנדרטית על עבודה משרדית עבור גופים פדרלייםכוח ביצוע (צו של משרד התרבות של הפדרציה הרוסית מס' 536 מיום 08.11.05);
  • כללים לעבודת ארכיון (החלטת הקולגיום של הארכיון הפדרלי מיום 06.02.02);
  • כללי עבודה משרדית עבור רשויות ביצוע פדרליות (צו של ממשלת הפדרציה הרוסית מס' 477 מיום 15.06.09);
  • חוק מידע, הגנתו ו טכנולוגית מידעמס' 149-FZ מיום 27.7.06;
  • חוק בחינת בקשות של אזרחים רוסים מס' 59-FZ מיום 02.05.06;
  • חוק על שפת המדינה RF מס' 53-FZ מיום 01.06.05;
  • חוק לענייני ארכיון מס' 125-פ"ז מיום 22.10.04;
  • חוק סודות מסחריים מס' 98-FZ מיום 29.7.04;
  • צו על ספרי עבודה מס' 117נ מיום 22/12/03;
  • צו על קבלת הנחיות למילוי עבודה מס' 69 מיום 10.10.03;
  • החלטה על ספרי עבודה מס' 225 מיום 16.4.03;
  • הוראות המטה הכללי של הכוחות המזוינים של הפדרציה הרוסית.

מסמכים נדרשים

קוד העבודה של הפדרציה הרוסית מחייב ארגונים להחזיק משלהם מסגרת חקיקה, הכולל מספר מסמכי רגולציה מקומיים מחייבים.

אלו כוללים:

שֶׂכֶר המסמך המכונן העיקרי. הוא מפרט את הצורה המשפטית של המיזם, המייסדים, היקף הפעילות, הליך העסקה והפיטוריו של המנהל, סמכויותיו. תקנון פנימי רבים של החברה נערך על בסיס הוראות התקנון.
תקנות העבודה (להלן - הכללים)
  • נוכחות המסמך נקבעת על ידי אמנות. 189, 190 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית. הוא קובע את נוהל הגיוס והפיטורי עובדים, זכויות וחובות הצדדים להסכם, משטרי עבודה ומנוחה, מערכת התמריצים והעונשים ונושאים נוספים הנוגעים ליחסי העבודה במפעל.
  • המנהל מאשר את הכללים. במידה וקיים איגוד מקצועי בארגון, נלקחות בחשבון דעותיו לגבי אימוץ המסמך. בארגונים שבהם עובדים עובדים בשעות לא שגרתיות, צריכה להיות רשימה של תפקידים ומקצועות רלוונטיים. הוא מונפק בצורה של נספח לכללים.
הנחיות להגנה על נתונים אישיים
  • על פי אמנות. 87 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית, הוא קובע את הדרישות שיש לעמוד בהן בעת ​​עיבוד מידע אישי על עובדים, תוך הבטחת ההגנה, השימוש והאחסון שלהם.
  • מידע אישי נחשב למידע על עובד בודד, הדרוש למעסיק לצורך יחסי עבודה. על העובדים להכיר את המסמכים הקובעים את הליך עיבוד הנתונים שלהם.
תקנה להגנת העבודה הוא ממוקם במחלקת כוח אדם. כל עובד מכיר את המסמך. במפעלים עם יותר מ-50 עובדים, חייב להיות תפקיד של מומחה להגנת העבודה.
לוח משמרות הוא משמש בחברות עם לוח זמנים לעבודה במשמרות. המסמך דחוף ותקף לתקופה מסוימת לפי שיקול דעת המעסיק.
מסמכים על קיצוב עבודה הם משקפים את עלויות הזמן הדרושות לייצור מוצרים (ביצוע עבודה) על ידי עובד או קבוצה אחת וקביעת תקני עבודה על בסיסם.

תַקָנוֹן

לאחר קבלת הראש, נקבע מספר התפקידים הנדרשים לפעילות תקינה של הארגון. בהתחשב בנתונים שהתקבלו, במחזור הייצור ובמאפיינים אחרים של פעילות המיזם, הוא נמצא בהכנה.

כדי לערוך מסמך, בדרך כלל משתמשים בטופס סטנדרטי. אתה יכול להוריד דוגמה בחינם מהאינטרנט. למעסיק הזכות להתאים את לוח הזמנים לפי שיקול דעתו.

במסמך רשומים התפקידים בסדר היררכי: החל מהמנהל וכלה בצוות התמיכה. עבור כל אחד מהם מצוין מספר היחידות לפי מדינה, שכר וקצבאות.

בשלב הבא נוצר לוח הזמנים של העבודה. זה מייצג לוחות זמנים לעבודה עבור כל העובדים. אם יש משמרות, נוצרים לוחות זמנים מפורטים. המסמך מתאר בקצרה את הדרישות עבור מראה חיצוניעובדים, התנהגות, שגרת יומיום וכו'.

לאחר מכן, פותח צורה של חוזה עבודה. במקרה זה, יש לקחת בחשבון את הנורמות העיקריות של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית ואת המסמכים הרגולטוריים הפנימיים של החברה. הסכם עבודה נערך לרוב על ידי עורך דין הארגון או קבלן חיצוני.

המסמך חייב לכלול את הפריטים הבאים:

  • מידע על הישות המשפטית: שם, כתובת, מספר טלפון, שם מלא ותפקיד ראש;
  • נתוני דרכון של עובד;
  • תפקיד העובד, סוגי חוזה (קבוע או לתקופה קצובה) ומקום עבודה (ראשי או נוסף);
  • רשימת התפקידים העיקריים בהתייחס להנחיות לתפקיד זה;
  • מידע על שכר, תשלומים נוספים, הטבות, חופשות;
  • לוח זמנים עבודה, תשלום עבור עיבוד;
  • סיבות לסיום החוזה ותנאים אחרים;
  • חתימות ופרטי הצדדים, חותמת חברה.

כדי לבדוק ולייעל את עבודתם של קציני כוח אדם, ההנהלה יכולה לערוך ביקורת פנימית או בלתי תלויה. זה עוזר להפחית את הסיכון לקנסות מנהליים, מחלוקות ותלונות מצד הצוות.

שלבי ארגון ניהול רשומות משאבי אנוש מאפס

ליצירת רישומי כוח אדם, נוח להשתמש בהוראות שלב אחר שלב הבאות:

הכנת הדרוש כדי לארגן שירות כוח אדם, תחילה עליך לרכוש ריהוט, ציוד משרדי, כלי כתיבה וכו'. בהחלט תצטרך תוכנית כוח אדם, למשל, "1C: ZUP" ואסמכתא מערכת החוק. הודות לכך, עובדי המחלקה יעקבו שינויים אחרוניםחקיקה ויש להם גישה אליו המסמכים הדרושים. יש צורך בכספת לאחסון עבודה וניירות חשובים.
רישום הראש המנהל הוא המנהל המבצע של כל חברה. הוא חותם על הניירת. כדי לתת לו את כל הסמכויות, הוא מתקבל לעבודה במסגרת הסכם עבודה. ניתן צו מתאים, שבאמצעותו הוא ממנה את עצמו.
מינוי אחראי על עבודת כוח אדם IN חברה קטנהפונקציות אלו יכולות להתבצע על ידי הראש. אם עובד בודד עוסק בעבודה משרדית, נערך עמו חוזה עבודה. על בסיסו מכינים פקודה. במידה והתפקידים מוטלים על אחד מהעובדים שנשכרו בעבר, נערך הסכם וצו נוספים.
עריכת מעשים פנימיים הם חתומים על ידי המנהל ומאוחסנים בתיקייה מיוחדת יחד עם ההזמנות. מסמכים מקומיים כוללים את המסמכים המפורטים לעיל (סעיף "פעולות רגולטוריות").
תיעוד קבלת כוח אדם לכל עובד צריכה להיות תיקייה לתיוק כל המסמכים הקשורים לנתונים ולפעילות העבודה שלו ( חוזה עבודה, סדר כניסה, כרטיס אישי).
מילוי ספרי עבודה במסמכים אלו של עובדים נרשמים רישומי קבלה, העברות, תמריצים וכו'. המעסיק מחויב להתחיל ספר חדש עבור עובד שלא עבד מעולם. עבודה ויומן רישום שלהם נמצאים במחלקות כלי הכתיבה. יש לשמור את הניירות הללו בכספת.

הוראה זו מתאימה גם לבובות שאין להן ניסיון בעניין זה.


איך החשבונאות

כדי לשמור תיעוד, עליך לארגן כראוי את זרימת המסמכים.

כדי לעשות זאת, בצע את הפעולות הבאות:

  • לפתח מסגרת רגולטורית פנימית;
  • להכין טבלת איוש לכל יחידה ממלכתית;
  • לעשות סידור קבוע;
  • להכין הסכמי עבודה;
  • לפתח טפסים עבור כוח אדם;
  • להנפיק כרטיסי T-2;
  • לאשר טפסי בקשה לעובדים;
  • להכין פקודות פנימיות.

יש לאשר את כל פעולות הצוות. רשימתם קבועה בתקנון.

נקודות נוספות

חשבונאות כוח אדם מאפס מתחילה בקבלת כוח אדם. חשוב לפנות כראוי למועמדים לעבודה, להכין את התיעוד הדרוש.

כוח אדם וחגים

אחד ממסמכי התקן החובה שחייבים להתקיים במיזם הוא טבלת האיוש (טופס T-3).

  • רשימה חלוקות מבניותותפקידים;
  • מספר יחידות הסגל לכל תפקיד;
  • משכורות, בונוסים לתפקידים;
  • שכר הארגון.

חלוקות המשנה מצוינות במסמך לפי סדר חשיבותן לעבודת הארגון. בתוכם יש לתת גם את תפקידי העובדים לפי סדר חשיבות. כותרות עבודה בהסכמי עבודה ורשימות עובדים חייבים להתאים.

האיוש הוא צורת לוח זמנים עם השמות המלאים של העובדים המוכנסים בהתאם לתפקידיהם.

לוח זמנים לחופשה (ו' T-7) משקף מידע לגבי זמן ההפרשה חופשה שנתיתלכל העובדים. הידור במשך שנה. הוא מאושר על ידי המנהל בהסכמה עם הגוף האיגוד המקצועי. יש להנפיק את המסמך לפחות שבועיים לפני השנה החדשה. הנתונים המוזנים בו מחייבים הן את העובדים והן את המעסיקים. היוצא מן הכלל הוא המוטבים.

לוח הזמנים כולל את הפרטים הבאים:

  • שם מחלקה;
  • הגדרת תפקיד;
  • שם מלא ומספר כוח אדם של העובד;
  • מספר ימי חופשה;
  • מועדי יציאה לחופשה על פי תוכנית ועובדה;
  • עילה לדחיית חופשה, מועד משוער.

שבועיים לפני החופשה מודיעים על כך לעובד. ניתן צו, שהעובד מתמצא בו כנגד חתימה. בחודש נובמבר ניתן להכין הזמנה לכל ראשי המחלקות, המחייבת אותם להגיש לוחות זמנים לחופשות למחלקת הנהלת החשבונות עד 1 בדצמבר. זה יקל על הכנת לוח הזמנים הכולל.

רישום עובדים

העבודה המלאה של הארגון מתחילה בגיוס עובדים. מילוי משרות פנויות מלווה בניירת.

תחומי האחריות של קצין משאבי האנוש בעת גיוס עובדים הם כדלקמן:

  • רישום ביומן מיוחד של בקשה מהמבקש;
  • מבוא למתחילים הוראות עדכניותומעשים מקומיים;
  • ביצוע הסכם עבודה ובקרה על חתימתו על ידי הצדדים;
  • הנפקת עותק החוזה לעובד והצבת הערה לגביו על נייר המכתבים של הארגון;
  • ביצוע ורישום ההזמנה בספר החשבונות;
  • מילוי כרטיס אישי, הגשת מסמכים בתיק (הצהרות, עותקי מסמכים אישיים, הזמנות, חוזים);
  • העברת מסמכים למשלם לצורך חשיפת שכר לעובד.

בעת בניית מערכת ניהול רישומי כוח אדם, יש לקבוע תחילה אילו מסמכים יש לערוך, ואילו דרושים לתחום פעילות ספציפי.

המסמכים הנדרשים כוללים:

  • הזמנות לכוח אדם (לקבלה, העברה וכו');
  • הזמנות כוח אדם (לחופשות, בונוסים, נסיעות עסקים וכו');
  • כרטיסי T-2;
  • עבודה;
  • הסכמים;

ניירות נדרשים אחרים כוללים את הדברים הבאים:

  • כוח אדם;
  • עמדה על OT;
  • יומן נסיעות;
  • כללי סדר פנימי;
  • אחרים.

תיאורי התפקיד וההסכם הקיבוצי אינם נדרשים, אך כמעט לכל מעסיק יש את המסמכים הללו.

לאחר הקמת רשימה של תיעוד חובה, עליך ללמוד את המסמכים הסטטוטוריים. על בסיסם, יש לפתח מסמכים אחרים. רשימתם תלויה באופי הפעילות של הישות המשפטית ובמאפייני תנאי העבודה. כך למשל, אם יש צורך להעמיד לעובדים מדים וציוד מגן, יש צורך להכין צו על נוהל ותנאי הנפקתם, אילו עובדים זקוקים להם.

יש לתעד פיצויים והטבות בגין עבודה בתנאים מיוחדים: בתעשיות מסוכנות, לא סדיר, בעבודת לילה וכדומה. כמו כן, הם קובעים את התקנות לניהול רישומי משאבי אנוש. הוא משקף את רשימת המסמכים הדרושים לעבודת הארגון, את הליך ביצועם ואחסוןם.

החקיקה אינה מחייבת לפתח תקנה כזו, אולם היא תקל מאוד על עבודתם של קציני כוח אדם. לעבוד ב ארגון חדשתחילה המנהל מתקבל, אחר כך הוא מגייס את שאר הצוות.

הרכב ומספר המשרות הנדרשות משקפים את טבלת האיוש. כללי הנוהל משקפים את כל לוחות הזמנים של העבודה, הדרישות לעובדים וכו'. הסכם עבודה סטנדרטי פותח על בסיס הנורמות של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית.

לפני השימוש ביומני חשבונאות, יש להכין אותם: גיליונות ממוספרים, לתפור, לאטום. פיסת נייר מודבקת על הגיליון האחרון של הקושחה. מצוין בו מספר העמודים, המנהל או המוציא לפועל האחראי חותם וחותם. בעמוד הראשון של היומן רשמו את שם הארגון ותאריך תחילת תחזוקתו.

אחד המסמכים החשובים ביותר של רישומי כוח אדם הוא ספר עבודה. לתחזוקתם, צו ממנה גורם אחראי הממלא אותם ואחראי לבטיחותם.

שאלות נפוצות

לארגון רישומי כוח אדם יש דקויות וניואנסים מסוימים:

צו הבראה ההליך אינו בא לידי ביטוי בחקיקה.

זה בדרך כלל מורכב מהשלבים הבאים:

  1. עיון בתקנות הקיימות.
  2. קביעת רשימת המסמכים הנדרשים.
  3. תִכנוּן עבודה נוספתארגונים.
  4. זיהוי האחראים למסמכים.
  5. גיבוש כוח אדם.
  6. בדיקת תקינות קליטת עובדים, רילוקיישן, שינויי כוח אדם, פיטורים.
  7. קביעת חוקיות משטר העבודה במפעל.
תכונות של יזמים בודדים עם עובדים היזם שוכר עובדים לפי התרחיש הסטנדרטי.

החוזה נערך במספר שלבים:

  • השגת המסמכים הדרושים.
  • הַגָשַׁת בַּקָשָׁה.
  • עריכת הסכם וחתימה.
  • גיבוש צו קבלה.
  • הקמת כרטיס T-2.
  • ביצוע כניסה בעבודה.
  • להעסקת אזרחים דוברי אנגלית יש מאפיינים משלה.
ניהול עסקים קטנים
  • בארגונים אלו ניתן לטפל בנושאי כוח אדם על ידי ראש עצמו או על ידי מחלקה מיוחדת.
  • מעסיק יכול למיקור חוץ חשבונאות כוח אדם. כל הבעיות ייפתרו על ידי ארגון מיוחד של צד שלישי.
  • קשיים בזרימת המסמכים נוצרים אם הארגון גדול, בעל יחידות מבניות וכמות גדולה של תיעוד. במקרה זה, האחריות להעברת הניירות עשויה להיות מוטלת על השליח. יחד עם זאת, נציגי הארגון המבצע לרוב אינם מבקרים במשרד הלקוח, כלומר, העבודה נעשית מרחוק לחלוטין.
פישוט הנהלת חשבונות במיקרו מפעלים כל תנאי העבודה קבועים בהסכם עם העובד. בשנת 2019, לראשי חברות אלו וליזמים בודדים יש את הזכות לסרב לערוך תקנות מקומיות. בתוך 4 חודשים ממועד אובדן מעמד של מיקרו מיזם, ההנהלה מחויבת להנפיק תיעוד כוח אדם "מסורתי".

לכן, ארגון ניהול רישומי כוח אדם בארגון הוא הליך מורכב. זה דורש לימוד מפורט של המסגרת הרגולטורית ומעקב אחר כל השינויים. בנייה מיומנת של רישומי כוח אדם תורמת לבניית יחסי עבודה במסגרת החוק. כדי להכשיר קצין כוח אדם, מעסיק יכול להשתמש בשירותיהן של חברות מיוחדות.

אם המעסיק סירב לרשום עובד זר שלא נרשם במקום המגורים בפועל, החברה מפרה את 109-FZ "על רישום הגירה של אזרחים זרים וחסרי אזרחות בפדרציה הרוסית".
גובה הקנס: לפקיד - עד 50,000 רובל; עבור חברה - עד 500,000 רובל; ליזמים בודדים - עד 500,000 רובל. (חלק 4 של סעיף 18.9 של קוד העבירות המנהליות של הפדרציה הרוסית).

דוגמה 2

אם חוזה עבודה עם עובד לא נערך כהלכה (לדוגמה, החוזה עם עובד זר אינו מכיל את פרטי פוליסת VHI או פרטי מסמך שעל בסיסו יש לו זכות לעבוד ב- הפדרציה הרוסית - פטנט / היתר עבודה), החברה מפרה את קוד העבודה של הפדרציה הרוסית (סעיף 327.2 חלק 2).
גובה הקנס: לפקיד - עד 20,000 רובל; עבור חברה - עד 100,000 רובל; ליזמים בודדים - עד 10,000 רובל. (סעיף 5.27 לקוד העבירות המנהליות של הפדרציה הרוסית).

דוגמה 3

אם בעת הגיוס אתה דורש עותקים של מסמכים מעובד (על חינוך, אישי וכו'), ולאחר מכן אחסן אותם, אך לא חותם על הסכמה לעיבוד נתונים אישיים עמו, פעולות כאלה נחשבות כהפרה של 152-FZ "על ההגנה על נתונים אישיים".
גובה הקנס: לראש החברה - עד 20,000 רובל; עבור חברה - עד 75,000 רובל; ליזמים בודדים - עד 75,000 רובל. (סעיף 13.11, חלק 2 של קוד העבירות המנהליות של הפדרציה הרוסית).

דוגמה 4

אם סוג הצבירה לעובדים אינו מוגדר בתקנות הבונוסים, אלא משולמת באופן שוטף לעובדים, לא ניתן לקבל תשלומים כהוצאה של החברה. בהתאם לכך, החברה משלמת יתר או פחות מס הכנסה באופן שיטתי.

דוגמה 1

הזר התקבל לעבודה בחוזה לתקופה קצובה לתקופת תוקף היתר העבודה. אין בסיס כזה לכריתת חוזה לתקופה קצובה ולא חוזה פתוח. אם אזרח זריפוטר עם פקיעת החוזה, העובד יוחזר לעבודה באמצעות בית המשפט, והחברה תצטרך להחזיר הוצאות משפט, רווחים ממוצעיםעבור כל יום היעדרות כפויה ייכללו במשך השירות ימי עבודה לחישוב חופשה שנתית בתשלום, וייתכן כי העובד יידרש גם לפיצוי בגין נזק מוסרי.

דוגמה 2

פיטורי עובדים עקב צמצום כוח אדם הם תהליך בו יש תפקיד חשוב לנכונות הרישום מסמכי כוח אדם. בפרט, אם טבלת האיוש לא מתוחזקת כראוי, העובד המופחת יכול לערער על ההפחתה באמצעות בית המשפט ולהחזירו לעבודה, תוך הוכחה שלא הוצעו לו כל המשרות הפנויות האפשריות. החברה תחזיר את הרווח הממוצע עבור כל ימי ההיעדרות הכפויה, חופשה, הוצאות משפט.

דוגמה 3

המעסיק מנסה לחזות הכל סיכונים אפשרייםומקבל כחוזה עבודה סטנדרטי שהורד מהיועץ/ערב ובתוספת סעיפים בודדים. מסמך מרובה עמודים נראה מרשים ורציני! אך אם יתעורר סכסוך עבודה, חוזה עבודה מפורט מדי עלול לפגוע בחברה במקרה של התדיינות משפטית. רק עורך דין מנוסה מסוגל לקבוע אילו פריטים הם "מים" נוספים, אילו יכולים לשחק לטובת העובד, ואילו מהם נחוצים ויגנו על הצד של המעסיק.

דוגמה 1

אם עובדי החברה מבינים בפועל שניהול רישומי כוח אדם מתבצע בחברה "פעם אחר פעם", המוניטין של המעסיק נפגע ונאמנות העובד יורדת. בהיותו בטוח שלרוב מסמכי כוח אדם נחתמים באיחור, וחלקם אינם חתומים כלל, העובד עלול להיכנס לסכסוך עם פיטורים וניסיון סחיטה.

דוגמה 2

עד 2002, קוד העבודה של הפדרציה הרוסית איפשר לציין "מזלגות" משכורות עבור תפקידים ברשימת הצוות. לדוגמה, משכורות למנהלי מכירות יכולות לנוע בין X ל-XX. כעת נוהג זה אינו חוקי, ברשימת הצוות יש צורך לציין רק את גובה השכר המדויק, שווה לכל העובדים העובדים באותם תפקידים. אם החברה תשמור על אקט נורמטיבי מקומי מהמודל הישן, שבו מצוינים "מזלגות" בשכר, והעובדים יודעים מה השכר של עמיתיהם, הדבר יגרום לשיחות מיותרות מאחורי הקלעים.

דוגמה 3

חופשה של עובדים שעובדים על בסיס רוטציה לא אמורה ליפול על מנוחה בין משמרות. אם אין לחברה לוח חופשות המתחשב בהיבט זה של ארגון לוח הזמנים, או שהלוח לא מכובד, הדבר יגרום בהכרח לאי שביעות רצון בקרב עובדים המודעים היטב לזכויותיהם.

עבודתו של מומחה CS מורכבת מהכרת המשימות שלו ויכולת לנהל בצורה מוכשרת עבודה יומיומית, שהיא מאוד מגוונת. בתנאים הקיימים כיום של מזעור מספר ה-CS, עקב מינוי קציני כוח אדם צעירים ו"לא מפוטרים" בדרך כלל עומס יתר על המידה. מחלקות וקורסי HRM נשלטים על ידי אקדמיות ולא בפועל. על בסיס זה, מוצע סוג של "מצפן" לפיתוח משלך קורס ישירלמקצועיות.

Ch. 1. כניסה ופיתוח עבודת כוח אדם.

  • אספקת הצוות הדרוש. תכנון צורכי כוח אדם (כמות, איכות, תזמון) העומד ביעדים העסקיים היום ובעתיד.
  • פיתוח ויישום מערך חיפוש ומיון כוח אדם: מקורות גיוס, תוכן פניות למשרות פנויות, טכנולוגיית גיוס המונים.
  • רישום עבודה, פיטורים, העברה וכו'.
  • אחסון tr. ספרים וחשבונאות שלהם, גיליונות אישיים, תחזוקה תיעוד כוח אדםבהתאם למינוח המקרים.
  • מילוי tr. ספרים, גיליונות אישיים, הנפקת תעודות לעובדים.
  • הכרת חקיקת העבודה (קוד העבודה של הפדרציה הרוסית, קוד העבירות המנהליות של הפדרציה הרוסית והנחיות) וייעוץ בנושאים אלה.
  • פיתוח ותחזוקה של מסמכי רגולציה מקומיים: כוח אדם, תקנות: על כוח אדם, על שכר, על קיום תחרות וכו', תקנות עבודה פנימיות (PVTR) וכו'.
  • הכרות ויצירת קשרים עסקיים עם ראשי מחלקות.

2. היכרות עם עבודתו של קצין כוח האדם

צעדים ראשונים

כבר מההתחלה יש ליצור קשרים עסקיים תקינים עם ראשי המחלקות. הקפד לבקר אותם במיקום מסוים. אל תחכה שמישהו יבוא אליך. יחד עם זאת, יש כמה שאלות עבורם, והן תמיד. כדאי להתייעץ לגבי כמה דברים, כמו גם להעלות שאלות על היחידה בצורה טקטית. אז יתפסו אותך כקצין כוח אדם רגיל, ולא כעובד משרד, ותעבור בהדרגה ליחסי ידידות. הכרת אנשים ומחלקות חשובה לא פחות מביצוע עבודה טכנית היטב. עבודה מוכשרת היא תוצאה של לא רק מקצועיות, אלא גם אינטראקציה יעילה עם מנהלים בכל הרמות. לעתים קרובות, מתפתחים מערכות יחסים קשות עם מחלקת הנהלת החשבונות, אשר "משכה את השמיכה" על עצמה.

חשוב לזכור שאתם בכניסה הראשית למיזם. וכאן חשובה הארגון שלך, חוסר משוא פנים, היכולת לבנות שיחה בטקט, לתת בך את אמון המועמד, לספר לו על עיקרי האחריות, להסכים על פעולות נוספות ולסיים את הפגישה בצורה עניינית ומכבדת. מראש, אתה צריך "בראש שלך" לנהל תוכנית שיחה על המיזם, חובות רשמיותוענייני כוח אדם.

כדי להתחיל, אתה צריך את הדברים הבאים:

  • כתוב את הנוסח מקוד העבודה של הפדרציה הרוסית למקרים של קבלה ופיטורין. לפיכך, יהיה קל יותר לשלוט במאמרים העיקריים של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית ובנוסח שאומץ. סוגיות של פיטורים מתוארות בסעיפים 77 - 84 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית.
  • להכיר את הליכי הגיוס והפיטורים;
  • רישום הזמנות וגיליון אישי T2 בתוכנית 1C;
  • יש "בהישג יד" טבלת איוש ל פיטורים, תעודת עבודה, טפסי רישום כרטיס בנק, מידע להנהלת חשבונות. (ייתכן שיש מסמכים אחרים.)

עם קבלת הבקשה, הקפד ללמוד אותה וכדי להבהיר את מאפייני התפקיד ובעיות לא ברורות, שוחח עם מחברו. זה חשוב עקרונית להכרת המשימות העיקריות של משרות פנויות וליצירת קשרים עסקיים.

בעת פיטורים נדרש יחס מכבד וטקט כלפי אדם, במיוחד אם הפיטורים אינם מיוזמתו. אחרי הכל, "איך שזה מגיע, זה יגיב".

ביום סיום חוזה העבודה, המעסיק מחויב להנפיק לעובד ספר עבודה ולערוך עמו הסדרים, א. 140 TK.

אם אי אפשר להנפיק לעובד ספר עבודה בשל היעדרותו או סירובו לקבלו, המעסיק מחויב לשלוח הודעה לעובד על הצורך להתייצב לספר עבודה או להסכים לשלוח אותו בדואר, אומנות. 84 TK. לא התקבל Tr. ספרים מאוחסנים ב-COP יחד עם הזמנות.

השעיה מעבודה מוסדרת על ידי אמנות. 76 TK.

על צו ההעסקה להודיע ​​לעובד תוך שלושה ימים ממועד תחילת העבודה בפועל בחתימתו. בתוך שבועיים, ערך ערך ב-Tr. ספר או ספר חדש מתחילים בהיעדרו. בעיות תעסוקה מתוארות באמנות. 67 - 71 TC. הופעתם של יחסי עבודה נחשבים באמנות. 16 - 20 TK.

על פי אמנות. 72 לקוד העבודה של הפדרציה הרוסית, שינוי בתנאי חוזה העבודה מותר בהסכמת הצדדים על ידי עריכת הסכם נוסף לחוזה העבודה.

כדאיות כריתת חוזי משפט אזרחי (GPA) במקום חוזי עבודה ניתן למצוא ב"חבילת קציני כוח אדם". צורה נפוצה של שיתוף פעולה המבוססת על GPA בצורה של הסכם על שירותים בתשלום(על העבודה).

בעת ביצוע עבודה נוספת(שילוב, ביצוע תפקידים של עובד שנעדר זמנית ללא פטור מעבודה המפורטת בחוזה העבודה, הרחבת תחומי שירות, הגדלת היקף העבודה) יש לתעד לעבודה משולבת או חלקית, ראה "חבילת כוח אדם". קָצִין".

על פי אמנות. 91 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית, המעסיק מחויב לשמור תיעוד של הזמן שעבד בפועל על ידי כל עובד. טופס מאוחד שאושר בהחלטת הוועדה לסטטיסטיקה של המדינה מיום 5 בינואר 2004 מס. מס' 1: לוח זמנים וחישוב שכר (טופס נ' ת-12), לוח זמנים (טופס נ' ת-13).

במידה ומאורגנת עבודה במשמרות בחברה, נדרשים לוחות זמנים במשמרות המאושרים על ידי ראשי המחלקות וחתומים על ידי העובדים.

העברות לתפקידים ולאגפים אחרים נעשים על בסיס פניית העובד בהסכמה עם ראשי האגפים והצו הרלוונטי.

3. שליטה בתפקידים של קצין כוח אדם

שלב זה קשור בהבאת הליכי הרישום והתחזוקה של ה-KDP לאוטומטיות, השגת סגנון חופשי של עבודה עם מועמדים ויצירת קשרים עסקיים עם מנהלים.

  • שליטה בתוכנית 1C - גיוס עובדים, פיטורין, מילוי גיליון אישי, ביצוע שינויים בגיליון. בעת הגשת הבקשה למתן צו קבלה / פיטורים, עליך "להפטיר" מיד את הנתונים ב-1C להדפסה. במקביל, המועמד לומד וחותם טר. חוזה ב-2 עותקים. (האחד - עבורו, והשני - בתיק האישי בצירוף עותקי מסמכים). בצע את הרישום הדרוש ביומן החשבונות tr. ספרים. כל המסמכים חייבים להיות חתומים על ידי הנתבע. כתב עת לחשבונאות tr. ניתן לשלב ספרים תוך התחשבות בתדריכים (שחפת, תדרוך ראשי וכו')
  • מילוי מאסטר Tr. ספרים, תוך שימת לב לדיוק הערכים תחת קוד העבודה של הפדרציה הרוסית, tk. אי דיוק עלול להשפיע על חישוב הפנסיה או על קבלת הטבות לפי מקצוע בעתיד. בנושא זה והכנסת תיקונים בטר. ראה את הספר "חבילה של קצין כוח אדם".

אתה תהיה חייב ל:

  • להנפיק תעודות עבודה לבקשת העובד, המציינים את מספר צו הקבלה, תפקיד ושכר.
  • לאסוף דפי זמן מכל המחלקות כדי להזין את המידע הדרוש לגליונות אישיים (על חופשה, מחלה, נסיעת עסקים...) ולהעבירם למחלקת הנהלת החשבונות לצורך חשבות שכר.
  • לייעץ למנהלי מחלקות ולעובדים. זהו חלק חשוב בעבודתו של מומחה CS.

תכנון צורכי כוח אדם צריך לספק משימות ייצור נוכחיות וגם עתידיות. בעת אבטחת משימות ארוכות טווח, כדאי ליצור עתודה איכותית. כדי שזה יהיה אמיתי וכבר ממוקד בעבודה הקרובה, יש צורך שאנשים אלו כבר יעבדו במיזם בתפקידים קרובים.

4. עבודת תוכן

עבודה זו קשורה בעיקר לתקנות מקומיות.

  • טבלת כוח האדם היא המסמך המרכזי המשקף את המכלול מבנה ארגונימפעלים, רשימה מלאהתפקידים במחלקות, מספרם ומשכורתם. הצוות מאושר על ידי מנהל המיזם. השינויים מבוצעים על ידי אימוץ שטאטקה חדשה, או על ידי פרסום תוספת לרשימת הצוות (זו עבור מבנים גדולים).
  • תקנות העבודה הפנימיות (PWTR) מפותחות, ככלל, בבית המשפט לחוקה, מוסכמות עם ראשי המיזם ומאושרת על ידי המנהל. ה-ERP מבסס את מערכת היחסים בין המעסיק לעובדים ו משטר העבודה. התוכן של PWTR בארגונים שונים יכול להשתנות באופן משמעותי. תקנות העבודה הפנימיות חייבות לעמוד ב: חקיקה עדכנית, מסמכים מרכיבים, כוח אדם.
  • תקנות שונות המסדירות היבטים שונים של הפעילות. אבל הם מתמקדים בדרך כלל בעובדי המיזם. לכן, ה-CS עוסק בפיתוחם וביישום שלהם. ביניהם ניתן למנות את התקנון: על כוח אדם, על שכר, על הערכת ביצועים, על קיום תחרות וכו'.

Ch. 2. התמקצעות של קצין כוח האדם

לאחר שעברת ושלטת בשלבים הקודמים של העבודה וההכשרה העצמית, לא תהיה לך בעיה לשמור על עבודת כוח האדם הנוכחית. ותוכלו לפתור בעיות מול ראשי המחלקות ולפתח את המסמכים הרגולטוריים המקומיים הנ"ל, כולל. שטטקי ו-PVTR. כך, מעגל תחומי העניין שלך יעבור מעבר ל"תחלופה" ויהיה קרוב למשימות של ה-CS, שהן הרבה יותר רחבות ממשימות של מומחה.

לפיתוח מקצועי, יש צורך לסכם בעצמו את התוצאות בנושאים ספציפיים שנפתרו, תוך הבנה באילו נסיבות זה היה אפשרי או מה גרם לכשל. המקצועיות צומחת כאשר מבינים את הנעשה ומבטאים את המשמעות בכתב. ואכן, חשוב לא רק לעשות, אלא גם לראות מה עומד מאחורי זה. לא פעם קורה שאדם עובד כבר שנים, אבל אין לו מה להגיד על זה - רק פעולות ספציפיותללא חזון משותף.

בשלב זה, הגיע הזמן לעבוד עם פרסומים שונים שמיוצגים היטב באינטרנט. אנו יכולים להמליץ ​​על האתרים הבאים: Elitarium, e-executive, ITeam, HR-Portal, Business world. זה יספיק אם תירשם שם.

השג לעצמך כונן הבזק, בחר בו תיקיות לנושאים שמעניינים אותך ומלא אותן, למד כל מאמר. בתחילה נדרשות התיקיות הבאות: חוקי. ייעוץ, KDP, ניהול משאבי אנוש (HRM), ממשל תאגידי, עבודת CS, עבודת מנהלים, מקומית תַקָנוֹן, תיאור מיומנויות מקצועיות, פסיכולוגיה של אישיות, פרקטיקה סוציו-פסיכולוגית, שינויים תאגידיים, בחירת כוח אדם, הערכת כוח אדם, גירוי עובדים וצוותים, ההתפתחויות שלי וכו'. רובריקות אחרות יופיעו עם צבירת חומרים.

בעוד כמה שנים, אתה בעצמך תוכל לנהל קצת פיתוח נושאי. בינתיים, רשום כל מחשבה שלך, חסוך והזמן שלהן יגיע.

החומרים העיקריים לעבודה השוטפת הם: האתר על עבודת משרד כוח אדם "חבילת קצין כוח אדם", בו יש תשובות לשאלות שונות; קוד העבודה של הפדרציה הרוסית וקוד העבירות המנהליות של הפדרציה הרוסית. לשאלות נוספות, כולל. גיוס עובדים - אתרי אינטרנט SuperJob, HeadHunter, Job, Rabota.ru, Rabotamail.ru, וכן מגזיני כוח אדם, שהם רבים.

לסיכום, ראוי לציין שהתרגול וההבדלים האובייקטיביים באנשים מצביעים על כך שלא כל אחד יכול להיות קצין כוח אדם כללי. אכן, רובם נמשכים לטווח מסוים של משימות.

יישומים

הוועדה הממלכתית של הפדרציה הרוסית לסטטיסטיקה

פתרון הבעיה

על אישור צורות מאוחדות של תיעוד חשבונאי ראשוני על רישום העבודה ותשלומו

על מנת ליישם את הדרישות של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית מ-30 בדצמבר 2001 N 197-FZ, ועדת המדינה של הפדרציה הרוסית לסטטיסטיקה מחליטה:

1. לאשר את ההסכמים שסוכמו עם משרד האוצר של הפדרציה הרוסית, המשרד לפיתוח כלכלי ומסחר של הפדרציה הרוסית, משרד העבודה ו התפתחות חברתיתהפדרציה הרוסית, צורות מאוחדות של תיעוד חשבונאי ראשוני לחשבונאות עבודה ותשלום שלה:

1.1. לרישומי כוח אדם:

N T-1 "צו (הוראה) על העסקת עובד", N T-1a "צו (הוראה) על העסקת עובדים", N T-2 "כרטיס אישי של עובד", N T-2GS (MS) " כרטיס אישי של עובד ממלכתי (עירוני)", נ ת-3 "איוש", נ ת-4 "כרטיס רישום של עובד מדעי, מדעי ופדגוגי", נ ת-5 "צו (הוראה) על העברת עובד לאחר עבודה", נ ת-5א "צו (הוראה) על מעבר עובדים לעבודה אחרת", נ ת-6 "צו (הוראה) על מתן חופשה לעובד", נ ת-6א "צו (הוראה) על מתן חופשה לעובדים", נ ט-7 "לוח חופשות", נ ת-8 "צו (צו) על סיום (סיום) חוזה עבודה עם עובד (פיטורין)", נ ת-8א "צו. (צו) על סיום (סיום) חוזה עבודה עם עובדים (פיטורין)", נ ת-9 "צו (הוראה) על שליחת עובד לנסיעת עסקים", נ ת-9א "צו (הוראה) על שליחת עובדים. בנסיעת עסקים", N T-10 "נסיעת עסקים תעודה", נ ת-10א "הטלת שירות למשלוח לנסיעת עסקים ודיווח על ביצועה", נ ת-11 "צו (הזמנה) על קידום העובד", נ ת-11א "צו (הזמנה) על קידום עובדים".

1.2. לחשבונאות שעות עבודה והסדרים עם כוח אדם תמורת שכר:

N T-12 "דף שעות ושכר", N T-13 "דף שעות", N T-49 "שכר", N T-51 "שכר", N T-53 " הצהרת תשלום", נ ת-53א "יומן רישום שכר", נ ת-54 "חשבון אישי", נ ת-54א "חשבון אישי (svt)", נ ת-60 "חישוב הערה על מתן חופשה לעובד", נ ט -61 "חישוב הערה עם סיום (סיום) חוזה עבודה עם עובד (פיטורין)", נ ת-73 "חוק קבלת עבודה שבוצעה על פי חוזה עבודה לתקופה קצובה שנכרת למשך עבודה מסוימת. ".

2. להרחיב את הצורות המאוחדות של תיעוד חשבונאי ראשוני המפורטים בסעיף 1.1 לצו זה לארגונים, ללא קשר לצורת הבעלות, הפועלים בשטח הפדרציה הרוסית, בסעיף 1.2 - לארגונים, ללא קשר לצורת הבעלות, פועלים בשטח הפדרציה הרוסית, מלבד מוסדות ציבוריים.

3. עם הכנסת הצורות המאוחדות של תיעוד חשבונאי ראשוני המפורטות בסעיף 1 לצו זה, הצורות המאוחדות של תיעוד חשבונאי ראשוני, שאושרו על ידי הצו של הוועדה לסטטיסטיקה המדינה של רוסיה מיום 04/06/2001 N 26, יהיו. להיות מוכר כבלתי חוקי.

יו"ר ועדת הסטטיסטיקה הממלכתית של רוסיה

ו.ל. סוקולין

במכתב של משרד המשפטים של הפדרציה הרוסית מיום 15 במרץ 2004 N 07/2732-YUD, הוא הוכר כמי שאינו דורש רישום מדינה.

מינוח המקרים בסדר.

"אני מאשר"

מנהל המיזם / סגן. כוח אדם

"" _________ 201_

  • תיקיית הזמנות תאגידית.
  • פקודות צוות. אם ה"מחזור" גדול, נוצרות תיקיות נפרדות לקבלה, פיטורים, העברות. העילות מצורפות להזמנות, זה יותר נוח.
  • תיקיית הזמנות לחגים, נסיעות עסקים עם נימוקים.
  • צווי תמריצים, סנקציות וכו'.
  • כתב עת לחשבונאות tr. ספרים, כמו גם על התדריך הראשי, TB, Pozh. אבטחה וכו'.
  • תיקייה עם מסמכי כוח אדם וארגונים נורמטיביים (צוות עובדים, PVTR, תקנות שונות וכו').
  • תיקיות של עובדים (ל/מקרים): עותקים של מסמכים, חומרים שונים, אישורים, הסכמי אחריות, תוספות לטר. חוזים וכו'.
  • תיקיית חוזים: משפט אזרחי, על עבודה מול ארגוני צד ג' וכו'.
  • תיקייה עם חומרים בנושא ניהול כוח אדם וחומרים מתודולוגיים שונים.
  • תיקייה עם תוכניות עבודה ארגוניות ועובדות.

הערות

  • כל התיקיות ממוספרות בהתאם לנומנקלטורת התיקים OK.
  • כל ההזמנות (קבלה, ביטול, העברות) וזמינות שלא התקבלו tr. הספרים נשמרים למשך 50 שנה. במקרים של שינויים תאגידיים, מסמכים אלו נשמרים על ידי המוקצה.
  • חומרי כוח אדם אחרים מאוחסנים, ככלל, למשך 3 שנים. החומרים בתיקיות הנ"ל נשמרים בהתאם להנחיות התאגיד למשך 5-15 שנים.
  • חומרי אישור בהתאם לנומנקלטורת התיקים מועברים במסגרת חוק ההעברה-קבלה.

פדוטוב אלכסנדר ואסילביץ'

מומחה משאבי אנוש עצמאי

ניהול משאבי אנוש מאפס: מדריך צעד אחר צעד 2019

ניהול משאבי אנוש מאפס:

מדריך קצר משוער צעד אחר צעד להגדרת ניהול רישומי כוח אדם בחברה שנפתחה לאחרונה

(אם אתה רוצה לנקות מסע פרסום שכבר פועל, אז מדריך שלב אחר שלב נוסף מתאים לך יותר - שחזור רישומי כוח אדם >>)

אם קיבלת הוראה למסור בחברה שנפתחה לאחרונה ניהול משאבי אנוש מאפס, ויש לך מעט ניסיון בתחום זה (אולי אתה היוצר, המנהיג ועד כה העובד היחיד של חברה חדשה, קצין כוח אדם מתחיל, או בכלל רואה חשבון או מנהל משרד ש"נתלה" עם כוח אדם, או יזם מתחיל), אז המדריך שלנו בוודאי יעזור לך. זה נעשה פשוט ונגיש, במיוחד למתחילים בעסקי כוח אדם.

ובכל האמצעים המניות העשירות של האתר שלנו יעזרו לך :

  • בסיס התייחסות חינם לניהול רישומי כוח אדם: 25 נהלים עיקריים צעד אחר צעד (גיוס עובדים, חופשה, פיטורים וכו'), 200 דוגמאות של מסמכים על כוח אדם, בלוק "פנקסי תעסוקה" (מילוי מדגמים והתייעצויות), 5 מדריכים בנושא ענייני כוח אדם, התייעצויות, מאמרים על כוח אדם) ועוד ועוד;
  • בסיס התייחסות גדול זמין למנויי מגזין "מתרגל-מתרגל" (המחיר משתלם לכולם >>): 140 הוראות שלב אחר שלבעל עבודת כוח אדם, יותר מ-1000 דוגמאות של מסמכי כוח אדם, פחי התייעצויות ומאמרים, קורס ביסודות ניהול רישומי כוח אדם, מדף ספרים וכו';
  • ספרי משאבי אנוש הטובים ביותר שלנו.

אז, הוקצו לך צוות. איפה אנחנו מתחילים?

1. בואו להצטייד בחוקים הדרושים, ספרות מיוחדת ותכניות.כל זה תצטרך בעבודה שלך.

  • נָחוּץ הפרה של חוקי העבודה יכולה להוביל ל קנס גדול.לכן, יש לגשת באחריות לידע ולעמידה בחוקי העבודה.
  • מהספרות המיוחדת, אנו שמחים להציע לכם מדריכים (ניתן להוריד בחינם) וספרי משאבי אנוש הטובים ביותר שלנו. גם המחסנים של מאגרי המידע של האתר יהיו שימושיים.
  • לדון עם ההנהלה בסוגיית רכישת תוכנית בה יש לנהל חשבונאות כוח אדם. יש הרבה תוכניות כאלה, והרבה מאוד מיוחדות מאוד נוחות. חלקם עוקפים איכשהו את הפונקציונליות של 1C. אבל רוב החברות שומרות רישומי כוח אדם לפי המסורת ב-1C. העובדה היא שיש המון מומחי תמיכה של 1C בכל עיר, אבל לא תמצא מומחים לתמיכה בתוכניות אחרות בכל מקום.

2. אנו לוקחים מההנהלה העתקים של מסמכי היסוד של הארגון ולומדים אותם בקפידה.

מסמכי כוח אדם יצטרכו להתאים למסמכים המרכיבים את החברה, ולא לסתור אותם בשום צורה. קרא באמנה את הליך העסקת דירקטור (תגיש מועמדות לעבודה) ואת נוהל קביעת שכרו, התקופה שבה ניתן לסכם עמו חוזה עבודה - יתכן וחלק מהמאפיינים יפורטו באמנה. לעיתים האמנה קובעת את הליך העסקת מנהלי המפתח והקמת מערכות תגמול עבורם (למשל באישור מראש פגישה כלליתמייסדים), ואפילו הליך אישור טבלת האיוש.

3. אנו קובעים את רשימת המסמכים שצריכים להיות בתחום עבודת כוח אדם, ואשר נערוך.

ברור שבכל מקרה תערוך את המסמכים הנדרשים בחוק. בדקו מול ההנהלה אילו מהמסמכים האופציונליים תכינו לחברה. אפשר גם לבדוק עם הבמאי מראש איזה תנאים מיוחדיםהוא רוצה לראות בתקנות העבודה הפנימיות, תקנות מקומיות אחרות, בצורות של חוזי עבודה.

אם החברה שלך היא מיקרו-מיזם, אז על פי 309.2 של קוד העבודה של הפדרציה הרוסית, ייתכן שלא תנסח כמה מסמכים:

"המעסיק הוא גוף עסקי קטן, המסווג כמיקרו-מיזם, יש לו את הזכות לסרב באופן מלא או חלקי מאימוץ התקנות המקומיות מכיל נורמות חוקי עבודה(כללי תקנות עבודה פנימיות, תקנה על שכר, תקנה על בונוסים, לוח משמרות ועוד). יחד עם זאת, על מנת להסדיר את יחסי העבודה ויחסים אחרים הקשורים אליהם באופן ישיר, על מעסיק - גוף עסקי קטן, המסווג כמיקרו מיזם, לכלול בחוזי העבודה עם העובדים תנאים המסדירים נושאים אשר בהתאם. עם חוקי עבודהופעולות משפטיות נורמטיביות אחרות המכילות נורמות דיני עבודה צריכות להיות מוסדרות על ידי פעולות נורמטיביות מקומיות..."

4. אנחנו מבינים את הבמאי

בדוק אם המנהל רשום ( מנכ"ל) כמו שצריך. אם לא, אז קודם כל אנחנו מציבים במאי. הוא העובד הראשון! מהמסמכים צריך להיות ברור מאיזה תאריך המנהל עובד. הליך שלב אחר שלב להגשת מועמדות למשרת דירקטור נמצא במאגר מידע גדול וב"חבילת קצין כוח אדם", המסמכים לדוגמה הדרושים, התייעצויות נושאיות שם.

5. אנו עורכים טבלת כוח אדם, תקנות עבודה פנימיות, תקנות מקומיות אחרות (ראה טבלה מסעיף 3).

וודאי שאין לחברה עדיין טבלת כוח אדם ותקנות עבודה פנימיות ותקנות מקומיות אחרות. אנחנו מרכיבים אותם. כל המסמכים הללו מתואמים עם המנהל. אנו לוקחים בחשבון את הערות ורצונות המנהל, בודקים האם הם סותרים את החוק. גרסאות מוכנות של מסמכים אלה מוסכמים באופן הקבוע בחוק (במידת הצורך, תוך התחשבות בחוות הדעת של הגוף המייצג של העובדים), אז ראש החברה מאשר אותם. באתר שלנו ב גישה חופשיתישנן דוגמאות רבות למסמכים כאלה. יש עוד הרבה דוגמאות כאלה והערות נושאיות עליהן, נהלים צעד אחר צעדההצהרות שלהם נמצאות במאגר מידע גדול וב"חבילת קצין כוח אדם". באתר שלנו בגישה חופשית תוכלו לקרוא מאמר שימושי חדש " כוח אדם: צורה ותוכן". אנו ממליצים למנויים של המגזין "מתרגל-מתרגל" לקרוא את המאמר: " אנו עורכים תקנון עבודה פנימי: חוקי, מתחשב ומועיל למעסיק"וראה תבניות של תקנות מקומיות.

6. אנו מפתחים טופס סטנדרטי של חוזה עבודה, שייערך עם עובדים.

למנויים של כתב העת "מתרגל-מתרגל" אנו ממליצים על מדריך הדרכה: "אנחנו שוכרים עובד: בעיות כוח אדם". ממנו תלמדו, בין היתר, אילו תנאים נוחים למעסיק לכלול בחוזה העבודה, ואילו תנאים, להיפך, אינם רצויים ומסוכנים.

7. אנו מכינים מסמכים נוספים שנצטרך לביצוע עבודת כוח אדם בעתיד:

אנו מכינים ספרי הנהלת חשבונות, פנקסים, לוחות זמנים, טפסי הזמנה, הסכמי אחריות וכו'.

8. אנחנו מחליטים עם ההנהלה את השאלה מי ינהל ספרי עבודה .

אם העובדים טרם התקבלו לעבודה, אז ראש הארגון (המנהל) יצטרך לנהל תחילה ספרי עבודה. על כך ניתן צו. באתר שלנו ישנה הזמנה לדוגמה של ראש הארגון לקחת אחריות על תחזוקה, אחסון, רישום והנפקת ספרי עבודה. צו כזה הוא חובה, זוהי דרישה של הצו של ממשלת הפדרציה הרוסית. אי ביצוע זה עלול לגרור קנס למעסיק. בהמשך רשאי המנהל להעביר סמכויות אלו לקצין כוח אדם המקובל, גם בצו. באתר שלנו יש טופס צו מינוי האחראים לתחזוקה, אחסנה, הנהלת חשבונות והנפקת ספרי עבודה >>

9. אנו מסדרים את עבודת העובדים.

לאחר מכן העובדים יתחילו לעבוד ויתחיל שלב העבודה היומיומית עבור עובד כוח האדם, תצטרכו לנהל לוח זמנים, לערוך לוח חופשות, לארגן חופשות, להחיל תמריצים וקנסות, נסיעות עסקים, קומבינציות, פיטורים ו הרבה יותר ... המשאבים של האתר שלנו.