תיאור תפקיד עוזר אדמיניסטרטיבי. עבודה וקריירה. מידע שימושי

כל מפעל פועל דומה לאורגניזם חי, שתפקודו הרגיל מובטח על ידי קשרים מתקיימים עם אחרים. ישויות משפטיות. מדובר בשותפים עסקיים, לקוחות, ספקים, גופים רגולטוריים ומנהליים, וכן ארגונים ואנשים רבים אחרים.

המשימה העיקריתאנשים המעורבים בעבודה אדמיניסטרטיבית היא להבטיח את הפעילות המתוכננת וללא תקלות של המיזם, לרבות באמצעות אספקה ​​בזמן של מידע תפעולי ודיווח החלטות ניהולמהנהלה ועד למבצעים.

בהתאם לסוג הפעילות העיקרית למפעל זה, מבנהו ומספרו, התפקידים הניהוליים העיקריים כוללים: פקידת קבלה, מזכירה, עוזרת מזכירה, מנהלת משרד, עוזרת עסקית, פקידה, טלפון, עוזרת אישית לראש, מתרגם, ראש המשרד/מזכירות.

ניתן לציין כי מנהלים בעלי כישורים גבוהים מוערכים על ידי מעסיקים ברמת מנהל ממוצע: לוגיסטיקה, רואה חשבון, מנהל שירות לקוחות. רמת המשכורות שלהם מתחילה מ -50 אלף רובל.

מה צריך כדי להיות מנהל טוב

מעסיקים מעמידים דרישות גבוהות למדי למועמדים לתפקידים אדמיניסטרטיביים. על המבקש לקבל השכלה גבוההוניסיון בתעשייה. יותר ויותר, תנאים מקסימים כוללים ידע על אחד או יותר שפות זרות, וידע במחשב ובתוכנות אופיס, ציוד משרדי ומיני מרכזיה כבר לא מוזכר עוד כדבר מובן מאליו.

אדם שרוצה לעסוק בעבודה אדמיניסטרטיבית חייב להיות בעל תכונות אופי ספציפיות. תמיד יהיה ביקוש לאנשים פרואקטיביים, יודעים קרוא וכתוב, בעלי אינטלקט גמיש, השקפה רחבה ו גישה שיטתיתמסוגל לקבל החלטות מבצעיות מושכלות.

מכיוון שתפקידים אדמיניסטרטיביים כוללים גם פונקציות תקשורתיות, תכונות חשובות בעת הגשת מועמדות למשרה יהיו דיבור נכון מבחינה דקדוקית, היכולת למצוא שפה הדדיתעם אנשים ולהביע באופן הגיוני את מחשבותיהם, הכרת נימוסים עסקיים ואפילו הופעה נעימה, שחשובה במיוחד בקבלה ובמזכירות שהן הפנים של החברה.

מקורות:

• שולחן איוש AUP

מילה" לוֹגִיסטִיקָה", שהיה במקור מונח מתמטי, ב חברה מודרניתקיבל משמעות חדשה ומשמש להגדרת תהליך הארגון הרציונלי של אספקת הסחורות והשירותים. עד לאחרונה, במובן זה, הוא שימש רק ב תיאוריה כלכלית, אבל היום זה הפך להיות מאוד נפוץ ואפילו אופנתי.

לוגיסטיקה היא חלק מהמדע הכלכלי ותחום עסקי שעוזר לייעל את תהליך המחזור של מוצרים, שירותים וסחורות בין יצרנים לצרכנים. בתנאים של עודף היצע על פני ביקוש בתחומים רבים, הדרך היחידה להישאר בשוק היא לייעל את עלויות האחסון וההובלה, לייעל את תהליך הייצור, השיווק והשירות של ארגונים. זה בדיוק מה שזה עושה לוֹגִיסטִיקָה. המטרה העיקרית של הלוגיסטיקה שתוארה לעיל מחולקת למשימות רבות: בתהליך האופטימיזציה, הסוג רכב; מסלולים מוגדרים; הובלה, אריזת סחורות מאורגנות; מתבצע ניהול מלאי; נוצרות צווים קבוצתיים וכן הלאה. הלוגיסטיקה כוללת גם ניהול שירותי מכס. תחום פעילות כה נרחב איפשר לחלק את התיאוריה הזו למספר סוגים. הקונספט של " לוֹגִיסטִיקָה» כולל את התחומים הבאים: תחבורה, מידע, לוֹגִיסטִיקָהאספקה ​​ומלאי, אחסנה ושיווק. כל אחד עוסק באופטימיזציה של עלויות בתחום המתאים. כך, לוֹגִיסטִיקָהניהול מלאי כולל ניהול חשבונות של מוצרים במחסנים ובקרה על מצב המלאי. הובלה מביאה לשלמות את תהליך משלוח המטען על ידי בחירת המסלול הטוב ביותר, הובלה מתאימה, נהג מקצועי. לוגיסטיקת אספקה ​​מבטיחה אחסון ואספקה ​​אופטימליים של חומרי גלם, מידע - מפיצה ביעילות זרימות מידע.חברות שונות בוחרות לעצמן מערכות לוגיסטיות שונות, בהתאם לפרטי פעילותן. לחלקם מספיק לעבוד עם מסדי נתונים כדי לייעל עלויות, ארגונים אחרים משתמשים במערכות המכוונות לפעילות מחסן או אספקה. חשוב שכל מערכת תבטיח את מילוי המשימות העיקריות ותכלול את כל סוגי הלוגיסטיקה הדרושים לתפעול מוצלח של החברה.

פורסם ב-28/02/2018

עמוד 1

טיפול בנושאים אדמיניסטרטיביים - הזמן המושקע בדיווח והנפקת חשבוניות, השתתפות בפגישות ודיון עם עובדי החברה האחרים בנושאי ייצור, מסירה, תזרים מסמכים, רמת מכירות ועוד.

KADB), המשתמשת בנתונים דומים לאלו של ה-SWOF כדי לטפל בבעיות קליניות וניהוליות מקומיות. ה-KADB משקף מידע מלא על מספר החולים המשוחררים ו אנשים שנפטרו; נתונים אלה מעובדים במחשב ומשמשים כבסיס ל-SWOF.

פקידת הקבלה התורנית עוזבת את שלו מקום עבודהכדי לפתור בעיה מנהלית.

הסמכה המסורתית והמוכרת לנציגי הדור המבוגר נועדה בדיוק לפתרון בעיות מנהליות. עובדים בעזרת הסמכה הותאמו לטבלת האיוש שהונמכה מלמעלה. עלינו לחלוק כבוד לזקנים שיטות בדוקות ומנוסות- ההליך עובד ואפשר להשיג את ההשפעה הצפויה.

עם הסמכה זו, המבקש משלם את כל העלויות הכרוכות בהערכה ופתרון של סוגיות מנהליות בשלב שלפני ההסמכה, ללא קשר ל תוצאה חיוביתעבור הסמכה או שלילה שלו. הבסיס המשפטי להצגת חשבונית הוא בקשה להסמכה המוגשת על ידי המעבדה.

התקנה, תיקון ושירות לאחר המכירה של מוצרים יכולים להתבצע על ידי מרכז השירות שלנו או חברה מתמחה. פעילות זו מצריכה בעיות ניהול וניהול.

אינדיקציה - מעשה משפטי שניתן על ידי רשות בשליטת הממשלהבעיקר בנושאים בעלי אופי מידע ומתודולוגי, וכן בנושאים הקשורים לארגון ביצוע פקודות, הוראות ופעולות אחרות של גוף ניהול נתון או גבוה יותר. הזכות למתן הנחיות היא גם לראשי ארגונים, מוסדות ומפעלים בתהליך קבלת החלטות בנושאי ייצור תפעולי וניהולי.

כאן, איגוד היצרנים יחד עם חברת ליסינג או בנק פועלים כחברת ליסינג. מודל זה משמש, ככלל, בעת קידום ציוד יקר במיוחד לשוק. במקרה זה, היצרן (היצרנים) מבצע את החיפוש אחר שותפים ו תחזוקהחפץ הליסינג, וחברת הליסינג - פיתוח ארגוני של פרויקטים, פתרון בעיות אדמיניסטרטיביות, מתן שירותי יעוץ.  

שאר חברי החטיבה מבצעים תפקידי תמיכה שונים. הצוות מורכב בדרך כלל ממתכנת ראשי, מתכנת שני, ספרן, מנהל ומזכירה. המתכנת השני עוזר למתכנת הראשי בכתיבת ותכנות באגים ובמידת הצורך יכול להשתלט על כל הפונקציות שלו. הספרנית שומרת על כל התיעוד הטכני הקשור לפרויקט: מסמכי עיצוב, מודולי מקור (כל הגרסאות) וארכיון של נתוני בדיקה. הפונקציות של המנהל כוללות שחרור של המתכנת הראשי מפתרון בעיות אדמיניסטרטיביות במהלך יישום הפרויקט. שירותים חיצוניים שונים נוספים ניתנים לחטיבה לפי הצורך. ארגון זה של הצוות הוצע ליצירת מערכות תוכנה גדולות: עם תמיכה מתאימה, מתכנת אחד מוסמך מסוגל לפתח תוכניות מהר יותר ובאיכות גבוהה יותר מאשר צוות של מתכנתים בינוניים הפועלים על בסיס שווה. בפרט, בעיית התקשורת בתוך הצוות נפתרת ביתר קלות. החטיבה הראשונה של המתכנת הראשי אורגנה בתחילת שנות ה-70 על ידי X.

דפים:      1

דף הבית / תיאורי תפקידים

תיאור תפקיד עוזר אדמיניסטרטיבי

הורד את תיאור התפקיד
עוזר אדמיניסטרטיבי (.doc,81KB)

I. הוראות כלליות

1. העוזר האדמיניסטרטיבי שייך לקטגוריה המקצועית.
2. העוזר האדמיניסטרטיבי חייב לדעת:
   • 3.1. מבנה ניהול ארגוני.
   • 3.2. פנימי ו מדיניות חוץמפעלים.
   • 3.3. המבנה והציוד של משרד מודרני.
   • 3.4. עקרונות ייצוג ב גופים ממשלתיים, ממשלות מקומיות, ארגוני צד שלישי.
   • 3.5. עקרונות ודרכי ניהול.
   • 3.6. סטנדרטים עסקיים.
   • 3.7. יסודות האתיקה והאסתטיקה.
   • 3.8. כללי תקשורת עסקית.
   • 3.9. סדר הסיסטמטיזציה, החשבונאות והתיעוד תוך שימוש בטכנולוגיות מידע מודרניות.
   • 3.10. תקנות עבודה פנימיות.
3. מינוי לתפקיד עוזר אדמיניסטרטיבי ופיטורין מתפקידו מתבצעים בהוראת ראש המיזם.
4. העוזר האדמיניסטרטיבי כפוף ישירות למנכ"ל.

II.

עניינים מנהליים הם

אחריות בעבודה

עוזר אדמיניסטרטיבי:

1. מתכנן את יום העבודה של הראש (פגישות, שיחות, קבלה וכו').
2. מיישמים תמיכה טכניתפעילויות ראש (הזמנת הובלה, כרטיסים, ארגון פגישות, משא ומתן וכו')
3. עוזב על הקצאת ראש בנסיעות עסקים קצרות טווח כדי לפתור בעיות שזוהו על ידי ראש.
4. מלווה את המנהל בפגישות, בטיולים וכו'.
5. לוקח חלק במשא ומתן, פגישות עסקיות, קבלות פנים מיוחדות; מחזיקה פרוטוקולים ומסמכים נוספים המתעדים את מהלך ותוצאות הפגישות והמשא ומתן.
6. מתקשר עם ארגונים, סוכנויות ממשלתיות וממשלות מקומיות כדי לפתור בעיות שזוהו על ידי הראש ואינן דורשות השתתפות ישירה של הראש.
7. מטעם הראש, מתאם נושאים מסוימים עם העובדים חלוקות מבניות, מביאה אליהם את הוראות ופקודות הראש; שולט בביצוע הוראות ופקודות.
8. אוסף חומרים ומידע הנחוצים למנהל, מכין חומרים אנליטיים, מידעיים, עיון ואחרים ומגיש אותם למנהל.
9. עורך עבודה משרדית, מקבל דברי דואר וטלגרף הממוענים לראש, שומר את רישומם ורישומם, מעביר אותם לראש.
10. מקיים פגישה עם הראש, מארגן קבלת מבקרים.
11. מקבל בשם הראש בגופים ממלכתיים, ברשויות המקומיות, מסמכים ומידע הנחוץ לראש.
12. מבצע מטלות חד פעמיות של ראש לארגון עבודת כוח אדם בכיוון שנקבע על ידי הראש.
13. מבצע מטלות נוספות של ראש במסגרת יחסים רשמיים.

III. זכויות

לעוזר האדמיניסטרטיבי יש את הזכות:

1. לחתום ולאשר מסמכים במסגרת סמכותם.
2. היכרות עם המסמכים המגדירים את זכויותיו וחובותיו בתפקידו, קריטריונים להערכת איכות הביצוע חובות רשמיות.
3. בקש מההנהלה והמומחים של מחלקות הארגון מידע ומסמכים הדרושים לביצוע תפקידיו.
4. לדרוש מהראש להבטיח את התנאים הארגוניים והטכניים ואת ביצוע המסמכים שנקבעו הדרושים לביצוע תפקידים רשמיים.

IV. אַחֲרָיוּת

העוזר האדמיניסטרטיבי אחראי על:

1. ביצוע לא תקין או אי ביצוע חובותיהם הרשמיות לפי זה תיאור משרה, - בגבולות שקבע הזרם חוקי עבודההפדרציה הרוסית.
2. עבור עבירות שבוצעו במהלך פעילותן - במגבלות שנקבעו על ידי החקיקה המינהלית, הפלילית והאזרחית הנוכחית של הפדרציה הרוסית.
3. בגין גרימת נזק מהותי למפעל - במגבלות שנקבעו על ידי חקיקת העבודה והאזרחית הנוכחית של הפדרציה הרוסית.

מקצוע סחר עירוני: מזכירות ואזור AHO: אזור אלטאי עיר, מחוז: ברנאול טקסט פנוי: אחריות: - אחריות: ארגון ותכנון יום העבודה של העובדים; קבלת ורישום שיחות טלפון נכנסות…..

אזור: אזור אלטאי, רוסיה

שכר:לא מוגדר

מעסיק:לא ידוע

מזכירה/פקידת קבלה

קהילות. המשרד האדמיניסטרטיבי של חברת Kinross בביליבינו אחראי גם על אספקת שני זהב וכסף רוסיים... תיאור התפקיד אנו מזמינים מועמדים למשרה הפנויה: מזכירה, משרד החברה במוסקבה (Belorusskaya, Mayakovskaya) Sphere...

מנהל אדמיניסטרטיבי
מנהל אדמיניסטרטיבי בצעירה, מתפתחת בהצלחה חברת ייעוץמתמחה בפעילות תעשייתית...

אזור: קרסנוגורסק, אזור מוסקבה, רוסיה
שכר: 32,000 - 36,000 רובל לחודש
פורסם: 31 במאי 2018

שירותי, מזמין עובד לתפקיד מזכיר/עוזר אדמיניסטרטיבי בקבלה. יש חוויה דומה...

מזכירה/עוזר אדמיניסטרטיבי בקבלה

שירותי, מזמין עובד לתפקיד מזכיר/עוזר אדמיניסטרטיבי בקבלה. יש חוויה דומה...

מזכיר אדמיניסטרטיבי

לחברת בנייה עבודה קבועהדרוש/ה מזכירה אדמיניסטרטיבית. דרישות: אוריינות בעל פה ו...

מזכיר אדמיניסטרטיבי

תיאור המעסיק: חברת הובלה ולוגיסטיקה דרישות: ניסיון עם PC (Word, Excel), ציוד משרדי, אחריות, יכולת למידה, חיוביות, רצון לעבוד ולהתפתח. אחריות: שמירה על ניירת, שיחות טלפון...

מזכיר אדמיניסטרטיבי

שכר קבוצת INEA: 35000 רובל. מקצוע: מזכירות ו-AHO אזור: העיר מוסקבה, מחוז: מוסקבה טקסט פנוי: לחברה דרושה עובד לתפקיד עוזר מנהל/מזכיר. כיוון פעילות החברה: כ...

מזכיר אדמיניסטרטיבי

אזור: אזור וורונז', רוסיה
שכר: 20000 רובל לחודש
פורסם: 17 ביוני 2018

משכורת ויטלי: 20,000 רובל. מקצוע: מזכירות ו-AHO אזור: אזור וורונז' עיר, מחוז: וורונז' תיאור תפקיד: תיאור המעסיק: חברת הובלה ולוגיסטיקה דרישות: ניסיון עם PC (Word, Excel), משרד...

מזכיר אדמיניסטרטיבי
לחברה דרושים עובד לתפקיד עוזר/מזכירה בכיר. כיוון פעילות החברה: סחר סיטונאיציוד חשמל ותאורה אחריות: ניהול מסמכים (עיבוד נכנסות/יוצאות...

פורסם: 16 ביוני 2018
מזכיר אדמיניסטרטיבי
גילינו שבקשות המגיעות מכתובת ה-IP שלך נראות כאילו הן אוטומטיות. נאלצנו לחסום זמנית את הגישה לאתר. להמשך השימוש באתר, אנא הכנס את התווים מהתמונה בשדה הקלט ולחץ על ...

פורסם: 16 ביוני 2018
En.job-less.infoמוּצלָח מערכת חיפושלבחירת משרות פנויות פתוחות, שינוי עבודה או צמיחה בקריירה ברוסיה.

המשפט המנהלי

למנוע החיפוש שלנו יש ממשק פשוט, אבל פונקציונליות רחבה למדי לחיפוש עבודה מגה שימושי. אספנו את כל ההזדמנויות הקיימות מאתרי חיפוש עבודה רגילים לצובר עבודה אחד. חיפוש קל אחר משרות לפי מילות מפתח או אזור קיים יאפשר לך למצוא בדיוק את מה שאתה מחפש תוך שניות.
השימוש במשאב שלנו הוא בחינם לחלוטין לכולם.

תהנה מחיפוש עבודה נהדר!

מהי עבודה אדמיניסטרטיבית

טקסט עבודה וקריירה "מהי עבודה אדמיניסטרטיבית":

העבודה האדמיניסטרטיבית נעשית במידה מסוימת על ידי כל המנהלים בכל רמה, אבל אם הארגון מספיק גדול, בה כוח אדםיידרשו משרות אדמיניסטרטיביות. העובדים שימלאו משרות פנויות אלו יבצעו את עיקר התפקידים הניהוליים. החלק העיקרי שלהם הוא פונקציות שיגור ותקשורת.

תפקידים אדמיניסטרטיביים בחברה

כל מפעל פועל דומה לאורגניזם חי, שתפקודו הרגיל מובטח על ידי קשרים מתמשכים עם ישויות משפטיות אחרות. מדובר בשותפים עסקיים, לקוחות, ספקים, גופים רגולטוריים ומנהליים, וכן ארגונים ואנשים רבים אחרים.

המשימה העיקרית של אנשים המעורבים בעבודה אדמיניסטרטיבית היא להבטיח את הפעילות המתוכננת וללא תקלות של המיזם, לרבות באמצעות אספקת מידע תפעולי בזמן והעברת החלטות ניהול מההנהלה למבצעים.

בהתאם לסוג הפעילות העיקרית למפעל זה, מבנהו ומספרו, התפקידים הניהוליים העיקריים כוללים: פקידת קבלה, מזכירה, עוזרת מזכירה, מנהלת משרד, עוזרת עסקית, פקידה, טלפון, עוזרת אישית לראש, מתרגם, ראש המשרד/מזכירות.

ניתן לציין כי מנהלים בעלי כישורים גבוהים מוערכים על ידי מעסיקים ברמת מנהל ממוצע: לוגיסטיקה, רואה חשבון, מנהל שירות לקוחות. רמת המשכורות שלהם מתחילה מ -50 אלף רובל.

מה צריך כדי להיות מנהל טוב

מעסיקים מעמידים דרישות גבוהות למדי למועמדים לתפקידים אדמיניסטרטיביים. על המבקש להיות בעל השכלה גבוהה וניסיון בתעשייה.

עניינים מנהליים

יותר ויותר, ידיעת שפה זרה אחת או יותר היא בין התנאים המקסימים, וידע במחשב ובתוכנות משרדיות, ציוד משרדי ומיני-ATS כבר לא מוזכר עוד כדבר מובן מאליו.

אדם שרוצה לעסוק בעבודה אדמיניסטרטיבית חייב להיות בעל תכונות אופי ספציפיות. תמיד יהיה ביקוש לאנשים יזומים, מוכשרים, בעלי אינטלקט גמיש, השקפה רחבה וגישה שיטתית לעבודה, המסוגלים לקבל החלטות תפעוליות מושכלות.

מאחר שתפקידים אדמיניסטרטיביים כוללים גם פונקציות תקשורתיות, דיבור מוכשר, היכולת למצוא שפה משותפת עם אנשים ולהביע את מחשבותיו באופן הגיוני, ידע בנימוס עסקי ואפילו מראה טוב יהפכו לתכונות חשובות בעת הגשת מועמדות לעבודה, דבר שחשוב במיוחד עבור פקידי קבלה. ומזכירות שהן הפנים של החברה.

אז, ניהול הוא סוג מסוים של פעילות ניהול. פעילות הניהול שונה מהותית מסוגי עבודה אחרים. ניתן לסכם את המאפיינים העיקריים של פעילויות הניהול באופן הבא: Ivanov A.V. מנהל עסקים: ספר לימוד / A.V. איבנוב, E.N. שימוטינה. - M.: APKiPPRO, 2009. - 86 עמ'.

מגוון רחב של פעילויות ברמות שונות בהיררכיית הניהול;

אופי לא-אלגוריתמי, יצירתי של פעילות, המתבצעת עם חוסר מידע ובתנאים של סביבה משתנה לעתים קרובות, לעתים קרובות סותרת;

אופי חיזוי מובהק של משימות הניהול הנפתרות;

תפקיד משמעותי של הפונקציה התקשורתית;

מתח נפשי גבוה שנגרם מאחריות רבה להחלטות שהתקבלו.

מבנה מורכב ארגון מודרנייוצר שלם אחד בשל ההשפעה הממוקדת על הקשרים והתהליכים העיקריים שלו. זה מושג כתוצאה מפעילות ניהולית, שהיא שילוב של פונקציות שונות, שכל אחד מהם מכוון לפתרון בעיות ספציפיות מורכבות של אינטראקציה. במקביל, היקף הניהול מכסה את כל היבטי פעילות הארגון: ייצור, מו"פ (חדשנות), מכירות, פיננסים, תקשורת וכו'.

בקצרה, מגוון הבעיות הנפתרות בפעילות ניהולית הוא כדלקמן: הגדרת יעדי פיתוח ספציפיים, זיהוי העדיפות שלהן, רצף ורצף הפתרון שלהן. על בסיס זה מפותחות משימות כלכליות, נקבעים הכיוונים והדרכים העיקריות לפתרונן, מפותחת מערכת של אמצעים לפתרון הבעיות המפורטות, נקבעים המשאבים והמקורות הדרושים להענקתן, ובקרה על מילוי האמור. ערכת המשימות נקבעת. לפיכך, על מנת להקצות סוגים מסוימים של עבודה למבצעים מסוימים ובכך לתת סדר בתהליך הניהול, כדי להבטיח מקצועיות גבוהה בביצוע, כל התוכן של תהליך הניהול מחולק לפונקציות ייעודיות.

תחת תפקידו של מנהל עסקים, Lysov O.E. הנהלה: פרוק. קצבה / O.E. ליסוב. - סנט פטרסבורג: SPbGUAP, 2004. - 174 עמ'. מתייחס לסוג הפעילות של עובדי מנגנון הניהול, המוקצה על בסיס חלוקה ושיתוף פעולה של עבודה ניהולית, המאופיינת בהומוגניות מסוימת, מורכבות ויציבות של ההשפעה על אובייקט ונושא הניהול; בפונקציות מתגלה תוכן השליטה.

פונקציות הניהול העיקריות החושפות את תוכן פעילויות הניהול הן ראיית הנולד ותכנון, ארגון, בקרה, תיאום וויסות, הפעלה והנעה, מחקר. הפונקציות הנקובות, כביכול, נותנות תשובה לשאלה: מה צריך לעשות כדי לנהל?

הרעיון להדגיש את הממשל מתפקד כאחד מהסוגים פעילות עבודהשכן ניהול המפעל בכללותו שייך להנרי פייול. הייחוד של המחקר של פייול טמון בעובדה שהוא הציע לראשונה לשקול את תהליך הניהול, או הניהול ( המונח הזההמדען נחשב למדויק יותר) כמושא מחקר עצמאי. פייול הבין שלפעילות הניהול בכל מיזם בנפרד עשויים להיות מאפיינים משלו, שונים בהתאם לגודל הארגון, רמת ההיררכיה הניהולית וכו'.

סיכום החוויה של פעילות המנהלים, תפקידי המינהל ב ניהול כלליהמיזם הוגדרו על ידו באופן הבא: לחזות (לתכנן), לארגן, לנהל, לתאם, לשלוט. יחד עם זאת, פייול לא רק פירט את התפקידים העיקריים, הוא הניח את היסודות לכיוון מיוחד בניהול - הגישה המבנית-פונקציונלית. קרבצ'נקו, א.י. היסטוריה של הניהול: הדרכה/ א.י. קרבצ'נקו. - מ.: פרויקט אקדמי, 2002. - 352 עמ'.

פונקציית תכנוןהוא לפתח כיוונים, דרכים, אמצעים ואמצעים להשגת מטרות הארגון. יחד עם זאת, תנאי מוקדם לתכנון הוא חיזוי - זיהוי וחיזוי של מגמות אובייקטיביות (אמיתיות), מצב ההתפתחות של הארגון בעתיד.

הפלט של פונקציית התכנון (והראיית הנולד) היא תוכנית שחייבת להיות בעלת המאפיינים הבאים:

אחדות, המשתמעת כי המשימות של כל יחידה בארגון חייבות להיות קשורות זו לזו ולא סותרות;

המשכיות, המתבטאת בהתנהלות של תכנון לטווח קצר וארוך כאחד;

גמישות להתאים את "תרחיש העתיד" (תוכנית) לנסיבות משתנות;

דיוק, כלומר חיזוי מהלך האירועים הסביר ביותר.

פונקציית ארגון. ארגון הוא תהליך, פעילות שמטרתה לייעל את האינטראקציה של אנשים, רעיונות, תהליכים. תפקידו של ארגון הוא, קודם כל, לשלב אלמנטים (אנשים, רעיונות ותהליכים) למכלול מערכתי, וכתוצאה מכך למערכת בת קיימא, יעילה ובת קיימא.

מהות הפונקציה של הארגון היא יצירת מבנה הניהול עצמו של המיזם, כלומר. הבטחת רמת הפורמליזציה הנדרשת, משיכת המשאבים הדרושים לארגון ויצירת תנאים המאפשרים ארגון עבודה יעילה ואיכותית של המיזם כולו. ארגון האינטראקציה צריך להיות גמיש, תפעולי, אמין, חסכוני ומתקן את עצמו. הרצף שבו מיושמת פונקציית הארגון הוא בדרך כלל כדלקמן:

הגדרת מטרות, יעדים ותכונות פעילויות משותפותחברי הארגון;

זיהוי הצורך במשאבים להשגת יעדים והבטחת אספקה ​​בלתי פוסקת של משאבים אלו;

קביעת רצף הפעולות של מבצעים, משך הזמן והמועדים לביצועם;

בחירת דרכים ליישם את הפעולות והאינטראקציות הנחוצות של אנשים להשגת מטרות;

יצירת הקשרים הארגוניים הדרושים בין חברי הארגון (כפיפות, תיאום וכו');

יצירת מוטיבציה מתאימה בקרב חברי הארגון בהשגת מטרות כדאיות.

נקודת המפתח ביישום פונקציה זו היא תהליך ארגון האינטראקציה בין הכפופים. בין העקרונות ארגון יעילהאינטראקציות הן כדלקמן:

התמחות של מבצעים;

מידתיות כמותית ואיכותית של החלקים היוצרים את המערכת;

מקביליות של פעולות;

קצב פעילות.

לאחר יישום הפונקציה של הארגון, עלולות להיווצר חוסר עקביות בין כל מרכיבי המערכת שנוצרה או המנגנון להשגת יעדים. במקרים אלה, זה הופך להיות הכרחי

ראשית, להבהיר את אופי הפעולות של המבצעים, להפוך אותן לתואמות, הרמוניות ויעילות יותר;

שנית, לבטל סטיות מאופן הפעולה של המערכת שצוינה על ידי הארגון.

"כוונן עדין" זה של המערכת נקראה פונקציה של תיאום וויסות פעילויות משותפות.

מנהיגות היא פונקציה ניהולית, שמהותה היא הצגת ראש הדרישות לכפיפים ביחס למילוי תפקידם, חלוקת האחריות בין העובדים וכן ההשפעה המתמדת על התנהגות חברי האגף. אִרגוּן.

בין תפקידי הניהול העיקריים תפקיד חשובשייך לפונקציות של גירוי, בקרה, חשבונאות וניתוח של פעילויות.

פונקציית תמריץכולל פיתוח ושימוש בתמריצים לאינטראקציה אפקטיבית בין נושאי הפעילויות המשותפות והפעילות האפקטיבית שלהם. הראש במימוש תפקיד זה חייב לדבוק במספר עקרונות:

התלות של גודל התמריץ בתרומתו הספציפית של הכפוף למטרה המשותפת;

חיבור התמריצים עם מטרות הארגון;

אחדות האינטרסים של הכפוף, הארגון והחברה כולה;

שילוב סביר של תמריצים מוסריים וחומריים;

שילוב של תמריצים עם אמצעי ענישה וכפייה.

התבוננות בקורס, דינמיקה ודפוסי התפתחות של תהליכים, מדידה, רישום וקיבוץ נתונים;

השוואה של הפרמטרים שלו עם תוכנית פעולה נתונה;

כמותי ו הערכת איכותיעילות ביצועים;

זיהוי סטיות, צווארי בקבוק בפיתוח המערכת;

זיהוי הגורמים למצב הנוכחי;

קביעת הדרכים המתאימות ביותר לשחזור ביצועי המערכת.

בקרה היא פונקציה ניהולית חשובה, שהיא התוצאה הסופית של כל פעילויות הניהול. פונקציה זו מורכבת, קודם כל, בבדיקת ביצוע משימות על ידי הכפופים בהתאם לתוכנית שאומצה. לדברי פייול, ההיבטים היסודיים של יישום פונקציית הבקרה הם: Meskon M.Kh. יסודות הניהול / M.Kh. מסקון, מ' אלברט, פ' הדורי. - מ.: דלו, 2004. - 704 עמ'.

בחירת שיטת שליטה (שיטת שליטה קשה, שליטה בעזרת קבוצה וכו');

בחירת סולם השליטה, תדירות וחוזק התערבות המנהל בתהליך הייצור;

הבחירה בשיטה של ​​תמריצים חיוביים ושליליים כדי להשיג את הסטייה הקטנה ביותר מהנורמות המתוכננות.

כיום, רשימת הפונקציות הניהוליות נראית כך שרשרת לוגית(שולחן 2). Vikhansky O.S. ניהול: ספר לימוד / O.S. Vikhansky, A.I. נאומוב. - מ.: כלכלן, 2006. - 670 עמ'.

טבלה 2 - תוכן פונקציית הניהול

פונקציה מכוננת	שלבים ליישום תכונה זו
	הגדרת מטרה	קביעת מצבו העתידי של המיזם
	פיתוח אסטרטגיה	קביעת דרכים להשגת המטרה
	תכנון עבודה	קביעת משימות למבצעים ספציפיים
	עיצוב עבודה	הגדרת פונקציות העבודה של מבצעים
	מוטיבציה לעבודה	השפעה ממוקדת על העובד
	תיאום עבודה	תיאום מאמצי המבצעים
	חשבונאות והערכת עבודה	מדידת תוצאות וניתוחן
	בקרת עבודה	התאמת תוצאות עם מטרות
	מָשׁוֹב	התאמה של יעדים

יצוין כי כיום, לתפקידי הניהול בפעילות הניהולית תוכן מוגדר ברור, הוא מחייב יצירת התנאים הדרושים בתחום הניהול: Tebekin A.V. ניהול ארגון / A.V. Tebekin, B.S. Kasaev.- M.: Knorus, 2008. - 260 עמ'. ס' 108.

פונקציות תכנון - לקביעה סבירה של כיווני הפיתוח העיקריים ופרופורציות ייצור חומרבהתחשב במקורות האספקה ​​שלו (שיטות לפיתוח תוכניות ותחזיות);

תפקידי הארגון – יצירת קשרים ארגוניים בין מחלקות שונות ליישום החלטות ויעדים פעילות כלכליתלתקופה מסוימת;

תפקידי ניהול תפעולי – להתערבות מיידית בתהליך הפעילות של הארגון על מנת להוציא לפועל פעילויות מתוכננות ומאורגנות ובמידת הצורך לצפות את הפער בין האירועים המתוכננים למתרחשים בפועל;

פונקציות בקרה - בדיקת ביצוע הפעילויות והשוואה עם המטרות וכיווני הפיתוח המיועדים (עריכת מאזנים, חשבונות רווח והפסד וכו');

פונקציות של מוטיבציה - למוסר ו תמריצים כספייםכוח אדם בעת ביצוע משימות להשגת מטרות הארגון.

יחד עם זאת, לפונקציות הבקרה הללו יש שתיים מאפיינים כלליים: כולם דורשים קבלת החלטות, ותקשורת, החלפת מידע נחוצה לכולם על מנת לקבל מידע לקבלת ההחלטה הנכונה ולהפוך את ההחלטה הזו למובנת לחברים אחרים בארגון. בשל כך, וגם בשל העובדה שמאפיינים אלה מקשרים בין כל פונקציות הניהול, הבטחת התלות ההדדית ביניהם, תקשורת וקבלת החלטות נקראים לרוב תהליכי חיבור. יסודות הניהול: ספר לימוד / comp. נ.א. Gvozdev, A.N. דרבאל. - Tomsk: TPU, 2011. - 188 עמ'. ס' 112

אז, הפונקציה של תקשורת היא תהליך של החלפת מידע, המשמעות הסמנטית שלו בין שני אנשים או יותר. החוזק והאיכות של מערכות יחסים בין אנשים - בין אם הם חברים, בני משפחה או עמיתים - הם בעצם פונקציה של כמה ברורים וכנים הקשרים שלהם. יחסים בין אישיים. מכיוון שארגון הוא סוג מובנה של מערכת יחסים בין אנשים, הוא מסתמך במידה רבה על איכות התקשורת כדי להבטיח תפקוד יעיל. ברור שאם התקשורת בין אנשים לא תהיה אפקטיבית, אנשים לא יוכלו להסכים על מטרה משותפת, שהיא תנאי מוקדם לקיומו של ארגון ככזה. מידע בתהליך התקשורת מועבר לא רק כדי שניתן יהיה לקבל החלטות נכונות, אלא גם כדי שיוכלו להתבצע. תוכניות, למשל, אינן ניתנות לביצוע אלא אם כן הן מועברות לאנשים שאמורים לבצע אותן. אם ההנהלה יכולה להעביר את הרציונל להחלטותיה לכפופים, הדבר מגדיל מאוד את הסיכויים לביצוע מוצלח שלהן. עד שהעובדים יבינו איזה תגמול ארגון יכול להציע להם עבור עבודה שנעשתה היטב, הם לא יכולים להיות בעלי מוטיבציה מספיק כדי לבצע עבורו טוב. תקשורת חשובה גם בפונקציית הבקרה. מנהלים זקוקים למידע על מה שהושג על מנת להעריך נכון אם יעדי הארגון הושגו.

כך, מאז 1979 פועלת Hewlett-Packard להשיג את היעד שנקבע כיעד העשור: להפחית פי עשרה את שיעור הדחייה בייצור. על מנת להבטיח זאת, על ההנהלה תחילה לפתח תוכנית. אז התארגנה קבוצה קטנה של אנשים בחברה כדי להילחם על איכות. קבוצה זו כונתה "קבוצת האיכות", או "קבוצת אספקת המוצרים מהמצגת הראשונה". הטיול של הקבוצה ליפן עזר לתנועת האיכות לקבל היקף הרבה יותר רחב, "עכשיו זה היה כמו מסע צלב איכותי, וכמעט כל אחד בחברה בכל הרמות יכול היה להשתתף בו". נוסו מספר שיטות לקדם את משמעותה של תנועה זו כדי לחבק את החברה כולה בהתלהבות. שיטות אלו כללו: דיון, הדרכה והפצת מידע כתוב בצורה של מכתבי חוזר. איכות וביצועים הפכו לנושא שיחה בהפסקות קפה קצרות. תוצאות התוכנית לצמצום פגמים בייצור היו חיוביות. שינויים אחרים, כגון הבטחת המידע הרלוונטי זמין בזמן, מתרחשים כאשר אנו מתקדמים לעבר יעד העשור של Hewlett-Packard. תהליך הניהול מדגיש את התלות ההדדית של פונקציות הניהול.

עבודת ניהול היא בעצם עבודה אינטלקטואלית. זה מזכיר ניסיון להרכיב דוגמת פסיפס מורכבת מחתיכות נפרדות לאחר שמישהו זרק לאותה קופסה חתיכות מפסיפס השייכות לחמישה נוספים. נושאים שונים. כדי להשלים את השוואת הפאזל, מנהלים צריכים לחזור על שילובים רבים של פעולות פוטנציאליות כדי למצוא פעולה נכונה- עבור הארגון הזה, בזמן הזה ובמקום הזה. למעשה, על מנת שהארגון יעבוד בצורה ברורה, המנהיג חייב לעשות סדרה של בחירות נכונותמכמה חלופות. הבחירה באחת החלופות היא החלטה. לכן, קבלת החלטות היא בחירה של איך ומה לתכנן, לארגן, להניע ולשלוט. בהכי במונחים כללייםזה מה שמהווה את התוכן העיקרי של פעילות המנהיג.

דרישה בסיסית לקבלת החלטה אפקטיבית ואובייקטיבית, או אפילו הבנת ההיקף האמיתי של בעיה, היא מידע הולם ומדויק. הדרך היחידההשגת מידע כזה היא תקשורת.

לפיכך, פעילות אדמיניסטרטיבית מקצועית מטילה מערך מסוים של דרישות למנהל המהווה חלק מפעילות זו, הכרוכה בביצוע תפקידים מיוחדים.

פונקציות ניהוליות כוללות:

איסוף, שיטתיות, עיבוד וניתוח מידע;

פיתוח וקבלת החלטות;

הבאת החלטות למבצעים וארגון ביצוען;

מעקב אחר יישום ההחלטות.

כל אחת מהפונקציות הללו היא סוג מסוים של עבודה על ניהול המיזם בכללותו. המשמעות המעשית של הפונקציות היא שהן מכסות את כל מחזור הניהול (מהגדרת יעדים, משימות ועד תכנון וחשבונאות לאחר מכן, מעקב אחר תוצאות בפועל) ומגוון הפונקציות הספציפיות קשור ליישום כללי. פונקציות ספציפיות עם מעלות משתנותשברים (שבא לידי ביטוי בניסוח שלהם) משקפים את הצרכים (הנוכחיים והצפויים) של תהליך ניהול אובייקט נתון, חלקו או אלמנטו.

עבור עבודה אדמיניסטרטיבית, ראש המיזם צריך לעתים קרובות עוזר. תפקידו של עובד כזה מכונה בדרך כלל "עוזר אדמיניסטרטיבי" (עוזר אדמיניסטרטיבי) או "עוזר אישי" (עוזר אישי).

ניתן להקצות לעוזר הן את התפקידים הנוכחיים של מתן התנאים הטכניים הדרושים למנהל לביצוע העבודה (הזמנת כרטיסים, ארגון פגישות עסקיות, משא ומתן וכו'), והן פונקציות של פתרון משימות ייצור קטנות. במקרה האחרון, המשמעות היא שהעוזר המנהלי יכול, במידה מסוימת, להשפיע פעולות כלליותכוח אדם ולפקח על ביצוע המשימה. פונקציות מואצלות עשויות לכלול משימות לביצוע משימות בעלות אופי טכני, הדורשות עצמאות פעולה ומתן אחריות מלאה על התוצאות (אשר עשויה לכלול, למשל, מעקב אחר משמעת הצוות, הוצאת כספים, ארגון אירועים מסוימים וכו'), כך ושיקול דעת. של תלונות, החלטה מצבי קונפליקטאו מעורבות של שירותים רלוונטיים (כלומר עבודת תיאום ותקשורת בארגון).

ככלל, העוזר האדמיניסטרטיבי אחראי על עריכת דוחות כספיים וסטטיסטיים שונים, הכנת דוחות, טיוטות צווים וכו'.

במקרים מסוימים, עוזר אדמיניסטרטיבי יכול לייצג את האינטרסים של הראש, לדבר בשמו, לנהל משא ומתן טכני שאינו מצריך קבלת החלטות מיידית, לדווח לראש על תוצאותיהם, להביא החלטות פרטניות של ראש לצוות, לבצע תפקידי מזכירות ועוד.

לפעמים סמכותו עשויה להיות רחבה יותר ולמעשה לייצג את הרמה הראשונה (העממית) של מנהיגות אדמיניסטרטיבית.

אני. הוראות כלליות

1. העוזר האדמיניסטרטיבי שייך לקטגוריה המקצועית.

אזור עסקים.

3. על העוזר האדמיניסטרטיבי לדעת:

3.1. מבנה ניהול ארגוני.

3.2. מדיניות פנימית וחיצונית של המיזם.

3.3. המבנה והציוד של משרד מודרני.

3.4. עקרונות ייצוג בגופים ממלכתיים, ממשלות מקומיות, ארגוני צד שלישי.

3.5. עקרונות ודרכי ניהול.

3.6. סטנדרטים עסקיים.

3.7. יסודות האתיקה והאסתטיקה.

3.8. כללי תקשורת עסקית.

3.9. סדר הסיסטמטיזציה, החשבונאות והתיעוד תוך שימוש בטכנולוגיות מידע מודרניות.

3.10. תקנות עבודה פנימיות.

II. אחריות בעבודה

עוזר אדמיניסטרטיבי:

1. מתכנן את יום העבודה של המנהל (פגישות, שיחות, קבלה וכו').

2. מספק תמיכה טכנית לפעילותו של המנהל (הזמנת הובלה, כרטיסים, ארגון פגישות, משא ומתן וכו')

3. משאיר לפי הנחיות ראש בנסיעות עסקים קצרות טווח לפתרון בעיות שזיהה הראש.

4. מלווה את המנהל בפגישות, בטיולים וכו'.

5. לוקח חלק במשא ומתן, פגישות עסקיות, קבלות פנים מיוחדות; מחזיקה פרוטוקולים ומסמכים נוספים המתעדים את מהלך ותוצאות הפגישות והמשא ומתן.

6. מתקשר עם מפעלים, סוכנויות ממשלתיות וממשלות מקומיות כדי לפתור בעיות שזוהה על ידי הראש ואינן דורשות השתתפות ישירה של הראש.

7. מטעם הראש הוא מתאם נושאים מסוימים עם עובדי יחידות מבניות, מביא אליהם את ההנחיות והפקודות של הראש; שולט בביצוע הוראות ופקודות.

8. אוסף חומרים ומידע הנחוצים למנהל, מכין חומרים אנליטיים, מידעיים, עיון ואחרים ומגיש אותם למנהל.

9. עורך עבודה משרדית, מקבל דברי דואר וטלגרפיה הממוענים לראש, שומר את רישומם ורישומם, מעבירם לראש.

10. מקיים פגישה עם הראש, מארגן קבלת מבקרים.

11. מקבל בשם הראש בגופי המדינה, ברשויות המקומיות, מסמכים ומידע הנחוץ לראש.

12. ממלא הנחיות חד פעמיות של ראש לארגון עבודת כוח אדם בכיוון שקבע הראש.

13. מבצע הנחיות נוספות של ראש במסגרת יחסי שירות.

III. זכויות

לעוזר האדמיניסטרטיבי יש את הזכות:

1. לחתום ולאשר מסמכים שבסמכותם.

2. היכרות עם המסמכים המגדירים את זכויותיו וחובותיו בתפקידו, את הקריטריונים להערכת טיב ביצוע תפקידים רשמיים.

3. בקש מהנהלת ומומחים של מחלקות הארגון מידע ומסמכים הדרושים למילוי תפקידו.

4. לדרוש מהמנהל להבטיח את התנאים הארגוניים והטכניים ואת ביצוע המסמכים שנקבעו הדרושים לביצוע התפקידים הרשמיים.

IV. אַחֲרָיוּת

העוזר האדמיניסטרטיבי אחראי על:

1. בגין ביצוע לא תקין או אי ביצוע של חובותיהם הרשמיות לפי תיאור תפקיד זה - במגבלות שנקבעו על ידי חקיקת העבודה הנוכחית של הפדרציה הרוסית.

2. בגין עבירות שבוצעו במהלך פעילותן - במגבלות שנקבעו בחקיקה המינהלית, הפלילית והאזרחית הנוכחית של הפדרציה הרוסית.

3. בגין גרימת נזק מהותי למפעל - במגבלות שנקבעו על ידי חקיקת העבודה והאזרחית הנוכחית של הפדרציה הרוסית.

טקסט עבודה וקריירה:

העבודה האדמיניסטרטיבית מבוצעת בחלקה על ידי כל המנהלים בכל רמה, אך אם הארגון גדול מספיק, תפקידים אדמיניסטרטיביים יסופקו בהכרח בטבלת האיוש שלו. העובדים שימלאו משרות פנויות אלו יבצעו את עיקר התפקידים הניהוליים. החלק העיקרי שלהם הוא פונקציות שיגור ותקשורת.

תפקידים אדמיניסטרטיביים בחברה

כל מפעל פועל דומה לאורגניזם חי, שתפקודו הרגיל מובטח על ידי קשרים מתמשכים עם ישויות משפטיות אחרות. מדובר בשותפים עסקיים, לקוחות, ספקים, גופים רגולטוריים ומנהליים, וכן ארגונים ואנשים רבים אחרים.

המשימה העיקרית של אנשים המעורבים בעבודה אדמיניסטרטיבית היא להבטיח את הפעילות המתוכננת וללא תקלות של המיזם, לרבות באמצעות אספקת מידע תפעולי בזמן והעברת החלטות ניהול מההנהלה למבצעים.

בהתאם לסוג הפעילות העיקרית למפעל זה, מבנהו ומספרו, התפקידים הניהוליים העיקריים כוללים: פקידת קבלה, מזכירה, עוזרת מזכירה, מנהלת משרד, עוזרת עסקית, פקידה, טלפון, עוזרת אישית לראש, מתרגם, ראש המשרד/מזכירות.

ניתן לציין כי מנהלים בעלי כישורים גבוהים מוערכים על ידי מעסיקים ברמת מנהל ממוצע: לוגיסטיקה, רואה חשבון, מנהל שירות לקוחות. רמת המשכורות שלהם מתחילה מ -50 אלף רובל.

מה צריך כדי להיות מנהל טוב

מעסיקים מעמידים דרישות גבוהות למדי למועמדים לתפקידים אדמיניסטרטיביים. על המבקש להיות בעל השכלה גבוהה וניסיון בתעשייה. יותר ויותר, ידיעת שפה זרה אחת או יותר היא בין התנאים המקסימים, וידע במחשב ובתוכנות משרדיות, ציוד משרדי ומיני-ATS כבר לא מוזכר עוד כדבר מובן מאליו.

אדם שרוצה לעסוק בעבודה אדמיניסטרטיבית חייב להיות בעל תכונות אופי ספציפיות. תמיד יהיה ביקוש לאנשים יזומים, מוכשרים, בעלי אינטלקט גמיש, השקפה רחבה וגישה שיטתית לעבודה, המסוגלים לקבל החלטות תפעוליות מושכלות.

מאחר שתפקידים אדמיניסטרטיביים כוללים גם פונקציות תקשורתיות, דיבור מוכשר, היכולת למצוא שפה משותפת עם אנשים ולהביע את מחשבותיו באופן הגיוני, ידע בנימוס עסקי ואפילו מראה טוב יהפכו לתכונות חשובות בעת הגשת מועמדות לעבודה, דבר שחשוב במיוחד עבור פקידי קבלה. ומזכירות שהן הפנים של החברה.