(!LANG:זמן זה כסף. איך ללמוד איך לנהל את הזמן שלך? לוח זמנים נכון - איך לא לבזבז זמן

המדע כיצד להקצות זמן חשוב ביותר ב עולם מודרני. רק עם מיומנויות ניהול זמן בסיסיות תוכל להרגיש בטוח וליהנות מהיום שלך. יש הרבה ספרים ותיאוריות על איך לעשות הכל, אבל הדבר החשוב ביותר הוא להתגבר על העצלנות ולפעול.

איך להקצות זמן כדי להגיע בזמן לכל דבר?

בקצב החיים המודרני, המהיר להפליא, חשוב מאוד לעמוד בקצב של הכל ובו בזמן לשלול את ההידרדרות באיכות העבודה הנעשית.

כן היום אדם פשוטצריך:

1. בצע את חובותיך בעבודה מהירות גבוההומסירות מוגברת
2. להתמודד עם בעיות משפחתיות ביתיות;
3. אל תשכח מקרובי משפחה וחברים;
4. פנו זמן לילדים שלכם ולאחר שלכם.

וחוץ מזה, מצא זמן לעצמך. כל זה מחמיר בגלל מרחקים ארוכים ופקקים. על מנת למנוע מהחיים שלכם להפוך לסדרה מתמשכת של אכזבות מהעובדה שלא הספקתם ללכת לשום מקום, השתמשו בטיפים הבאים:

• תגדיר לעצמך החשוב ביותרוגלובלית מטרות. בהמולה היומיומית, בחרו את הזמן וחשבו ברוגע מה אתם רוצים מהחיים האלה, קבעו סדרי עדיפויות והעלו הכל על הנייר;
• לְהַתְאִים לוח הזמנים של היום שלך. חשוב לדעת מה שינה רגילהאדם צריך כשמונה שעות. אם אתה אוהב לספוג במיטה זמן רב יותר, אז זה משאב הזמן שלך, ואם פחות, אז חוסר שינה לוקח חלק מהאנרגיה שלך להשלים את המשימות הדרושות;
• הַתחָלָה יְוֹמָן, בו תכתבו תוכניות לשבוע הבא. כאן חשוב לא להגזים בתוכניות. בחר את המשמעותי ביותר, בהחלט לא יהיו יותר מחמישה מהם ביום. לאחר השלמת התוכנית שלך, תצלי אותם בגאווה;
• יחסים בינלאומייםשנראים לך בלתי אפשריים או קשים ביותר, תעשה זאת באופן הדרגתי. עשה משהו כל יום בכיוון של השגת התוצאה הרצויה, ואז אפילו לא תשים לב איך התמודדת עם משימה קשה;
• לוותר בילוי ריקבאינטרנט או בטלפון - זהו הסופג המסוכן ביותר של המשאב הזמני שלך.

בסרטון זה, תומס פרנק ידבר על מודל שלושת השלבים של תכנון זמן מוכשר ותעדוף נכון:

יסודות של ניהול זמן מוכשר

יש הרבה תיאוריות של ניהול זמן. עם זאת, כולם מאוחדים בעצם אותן מחשבות: הכל בזמן לא למי שהולך כל הזמן בלי שינה ומנוחה בחלומו, אלא למי ש סדר עדיפויות ומתכנן זמן רב מראש.

אחד מ שיטות טובותהמדע של ניהול זמן הוא מטריצה ​​של אייזנהאואר. זה נראה כמו ריבוע גדול המחולק לארבעה קטנים יותר:

1. הריבוע הראשון הוא עניינים חשובים ודחופים;
2. השני חשוב אך לא דחוף;
3. השלישי, שנמצא מתחת לראשון, אינו חשוב, אך יחד עם זאת משימות דחופות;
4. הרביעית כוללת משימות לא חשובות ולא דחופות.

אז, עם קצת זמן תכנון, תפרק את הגוש המבולגן של המשימות היומיות, השבועיות, החודשיות או השנתיות שלך לריבועים שצוינו במטריצה. כך, יתברר לכם מאוד למה אתם צריכים להקדיש זמן מיד, למה אתם יכולים להשאיר אחר כך, ומה בכלל צריך להחריג מרשימת המטלות שלכם.

העקרונות הבסיסיים של מטריצת אייזנהאואר:

• בְּ ראשוןהריבוע צריך להכיל מקרים, אי עמידה אשר יביא ישירות השלכות שליליות בשבילך. מומחים אומרים שבאופן אידיאלי, הריבוע הזה צריך להיות ריק, שכן זה מצביע על כך שאתה מנצל את הזמן שלך בחוכמה ואינו מאפשר מצבים בוערים;
• הכל מרכזי משימות יומיומיותבדרך כלל כלולים ב שְׁנִיָהכיכר. זה מה שחשוב לך: לעשות ספורט, תזונה נכונהואחרים, אך לא בדחיפות, כלומר אי ביצוע מקרים אלו לא יגרור אחריו צרות ספציפיות;
• בְּ שְׁלִישִׁיכולל משימות ש להסיח את דעתךמלהתקדם לעבר המטרה העיקרית, אך יחד עם זאת יש להשלים אותם במהירות האפשרית. החל משטיפת כלים, וכלה בטיול מיותר לביקור;
• בין המקרים שנרשמו ב רביעייש לבחון היטב את הכיכר לצורך יישומם באופן כללי. אם אתה לא יכול לנטוש אותם לחלוטין, אז עזוב אותם למקרה כאשר כל שאר המשימות הושלמו.

כיצד להקצות נכון זמן עבודה?

לומדים איך לנהל נכון את הזמן חיים אישיים, אתה יכול בקלות ליישם את אותן שיטות בעבודה עם תיקונים קלים:

1. כאשר אתה מגיע לעבודה, התמקד באחריות העבודה שלך. דחה את כל מסיבות התה ושיחות מלב אל לב עם עמית. להפיק את המרב מהבוקר;
2. סרב להשתמש באינטרנט ובטלפון הנייד, אם זה לא מתנגש עם אחריותך בעבודה. מאחר ואלו שוקעות הזמן העיקריות;
3. עשה סדר בדברים על השולחן ומסביבך, כדי שתדע לאן ומה תוכל לקחת ולראות בזמן, יהיה סדר בראש;
4. קח יומן. הזן שם את החובות והמשימות היומיומיות שלך שנקבעו בפגישת התכנון והקצה להם סדרי עדיפויות;
5. בבוקר עדיף לעשות משהו שאתה דוחה כבר הרבה זמן או שאתה לא אוהב;
6. אל תיקח על עצמך מספר משימות בו זמנית. זה לוקח אנרגיה וזמן;
7. עם ערימת תוכניות משלך, אינך צריך לעזור לעמיתים בענייניהם. במקרה זה, עדיף ללמוד כיצד לסרב נכון פעם אחת;
8. אם אפשר, חלק את המשימות לאלו שאתה צריך לעשות בעצמך ולאלו שאתה יכול להאציל לכפופים או לעמיתים.

זכור שבשעות אחר הצהריים המאוחרות, האנרגיה שלך מתייבשת ומשאב הרבה יותר מושקע על השלמת המשימה. לכן, תכנן את יום העבודה שלך בחוכמה.

אם אתה תמיד מאחר, תופס את המבטים הממורמרים של הממונים עליך, ועוד יותר גרוע מקבל הערות פתוחות, אל תגיע למספרה בזמן שנקבע ותסיים ללא תספורת, אז אתה צריך להקשיב ל בעקבות עצות:

• קבלו יומן;
• תכננו את היום שלכם מראש, כמו ערב לפני או בבוקר בארוחת הבוקר;
• ביומן רשום את העניינים בהרחבה תצוגה מפורטת. אם טיול לסופר נמצא ברשימת המשימות שלכם להיום, ציינו מיד מה אתם צריכים לרכוש שם;
• תתעורר מוקדם - אז תהיה לך יותר הזדמנות לעשות את כל מה שתכננת. אבל זכרו שזה לא צריך להיות על חשבון שמונה שעות שינה. עדיף ללכת לישון מוקדם יום קודם;
• דברים שאפשר לעשות בחמש דקות, אל תשאירו לאחר מכן;
• תעדוף מה יביא לך את התוצאה הגדולה ביותר;
• לא צריך להיות יותר מחמש משימות חשובות ביום;
• השאר זמן למצבים בלתי צפויים;
• חשבו כיצד להקל או להאציל משימות מסוימות. לדוגמה, בקשו מבן זוגכם ללכת לקניות בסופר ומהבת שלכם לשטוף את הכלים.

איך למצוא זמן למנוחה?

על מנת להתמודד עם כל המשימות בצורה איכותית, אדם צריך שתהיה לך מנוחה טובה. לאחר פרק זמן מופחת:

1. תכננו את החופשה שלכם מראש. עם זאת, אל תספר לקרוביך שיש לך רק חצי שעה לטיול איתם בפארק, זה עלול לפגוע בהם;
2. שימו בצד את כל הבעיות והשאלות, גם אם הן דחופות וחשובות. הקדישו את הזמן הזה למשפחה ולמנוחה;
3. בחר מנוחה פעילה, הליכות, ספורט, קריאה. אז בשביל זמן קצרתקבל המספר הגדול ביותררגשות.

עם גישה זו לתכנון חופשות, תוכלו להתאים אותה בקלות לרשימת המטלות השבועית שלכם, והמשפחה לא תרגיש את העיסוק התמידי שלכם ותתמקד בפתרון בעיות אינסופיות. והגוף שלך, בתורו, יהיה מוכן להישגים חדשים.

לפיכך, לדעת איך להקצות זמן, אתה יכול בקלות להתמודד עם כל הבעיות, המשימות העולמיות ויש לך זמן לנוח הגון עם המשפחה שלך. הדבר החשוב ביותר לזכור הוא שאתה אדם, לא מכונה לפתרון בעיות מורכבות.

וידאו: איך ללמוד לא לבזבז זמן?

בסרטון זה, ויטלי רודיונוב יספר לכם כיצד ללמוד כיצד לחלק את הזמן בצורה יעילה לאורך היום על מנת להגביר את הפרודוקטיביות:

לעתים קרובות אנו מתלוננים שאין לנו מספיק זמן לעשות הכל. האם להשתמש בשיטת דה וינצ'י ולישון חמש עשרה דקות בכל שעה? לדבריהם, השיטה הזו עוזרת להגדיל משמעותית את משך הזמן. רק שזה לא מתאים לכולם. אז מה לעשות? למעשה, הכל מאוד פשוט - אתה צריך ללמוד איך להקצות את הזמן שלך באופן רציונלי.

1 120937

גלריית תמונות: איך ללמוד להקצות את הזמן בצורה רציונלית?

לְטַפֵּס

כדי שיהיה מספיק זמן, קום תמיד בשעה שתכננתם בערב, ובשום מקרה לא הרשה לעצמך לוותר. כמובן שרבים, כשהם מסתכלים על השעון המעורר, חושבים שאפשר לישון עוד שעה, ואז הם בהחלט יעשו הכל. למעשה, כשאתה קם מאוחר מהמתוכנן, מובטח שלא יהיה לך מספיק זמן לכל התוכניות שלך. לכן, לא משנה כמה קשה לכם, קום עד כמה שהשעון המעורר מצלצל.

לאמרה: "מי שקם אלוהים נותן לו" יש הסבר אמיתי ורציונלי לחלוטין. העובדה היא שמשמונה עד צהריים, לאדם יש את האינדיקטור הגבוה ביותר לפעילות המוח. בהתאם לכך, הוא יכול לבצע הרבה דברים שימושיים והכרחיים. כמובן שקשה מאוד לאנשים "ינשופים" להתמודד עם שגרת יומיום כזו, כי הם לא יכולים ללכת לישון מוקדם ולקום מוקדם. מצד שני, אם אתה קם אחרי שתיים בצהריים, מתחיל להיראות לך שאין לך זמן לכלום. לכן, השתדלו לקום מוקדם לפחות באותם ימים שמתוכננים לכם הרבה דברים, במקרה זה תופתעו כמה זמן פנוי יש לכם למנוחה בערב ובלילה.

תכנון חובה

כדי לעמוד בקצב ולהקצות זמן נכון, תמיד צריך לתכנן. בלי תוכנית פעולה, אתה מתחיל לפספס הכל ברצף, ובסופו של דבר אין לך זמן לעשות כלום. אז אם יש לך הרבה דברים שונים לעשות, הקפד לכתוב לעצמך תוכנית. בעת יצירת לוח הזמנים שלך, היה ברור לגבי מגבלות הזמן עבור פעילויות מסוימות. אל תשכח דברים כמו אכילה, מקלחת, איפור וכדומה. כאשר אתה רושם מאיזו שעה ועד איזה שעה אתה הולך לעשות משהו, ציין את מסגרת הזמן האמיתית, תוך התחשבות בכוח עליון קל. לעתים קרובות קורה שאנו נותנים לעצמנו, למשל, לארוחת בוקר, רבע שעה, ואז נגמר לנו החלב או קורה משהו בלתי צפוי, וכתוצאה מכך, האכילה מתעכבת בחצי שעה, או אפילו יותר. לכן, כתוב מיד שלושים דקות בלוח הזמנים שלך, כדי שבהמשך לא תדאג מהעובדה שפשוט אין לך מספיק זמן למשימה הבאה.

לאחר שהכנתם תוכנית, זכרו שעליכם לעקוב אחריה בקפדנות. לעולם אל תשנה דברים, אלא אם כן הנסיבות דורשות זאת. אולי נראה לנו שעדיף לעשות את זה ואז את זה, אבל למעשה, במצבים כאלה, העצלות לרוב מתחילה לשלוט באדם. לדוגמה, נניח שהחלטת להיפגש עם חבר בשעה 19:00 ולנקות את הבית בשעה 17:00. כתוצאה מכך, עולה בדעתך שניתן לשנות את הנקודות הללו, כי הלכת רק לחצי שעה. כמובן, אתה לא רוצה לחשוב על העובדה שחצי שעה יכולה להימשך לשלוש שעות. כתוצאה מכך, אתה חוזר הביתה בסביבות חצות, ואתה לא רוצה לעשות שום דבר בכלל. ולמחרת, שבו מוקצות תוכניות אחרות, אתה מתחיל להסתובב בבית, מנסה לעשות הכל ולהתלונן שאתה לא יכול לעשות את זה בכלל.

לעמוד בפיתוי

אם תחליט שאתה חייב להשלים מספר מסוים של דברים חשובים ביום, לעולם אל תאפשר לעצמך להיות מוסחת. כפי שמראה בפועל, חוק הרשעות פועל בכל דבר ותמיד. לכן, ברגע שאתה ניגש לעניינים, מיד מתחילים להתקשר אליך חבריך, שלא הצלחת למצוא במשך שבועות, ולהזמין אותך לבירה; פתאום מתברר שאין מי שישב עם האחיינים שלך, אתה פשוט נחוץ לקרוביך וכו'. לכן, אם המצב לא באמת חסר סיכוי, והם לא יכולים להסתדר בלעדיך, בשום מקרה אסור לשנות את התוכניות שלך. כמובן, הפיתוי גדול, במיוחד אם החברים שלך מתקשרים אליך, אבל אתה חייב ללמוד להילחם בפיתוי. זכרו שלא משנה איך תבטיחו ונשבעתם לעצמכם שתקפוץ רק להגיד שלום, בסופו של דבר, בהחלט יהיו מי שיצליחו לשכנע אתכם. וכל התוכניות שלך ירדו לטמיון, כי במקום לעשות את מה שתכננת, אתה תשב כל היום בחברה, אולי תשתה, ובהחלט לא תרצה לעשות כלום. לכן, אם אתה יודע שמישהו יכול לפתות אותך בקריאה שלו להרוס תוכניות, אתה לא יכול להרים טלפון בכלל עד שתסיים את העסק שלך. נכון, במקרה הזה אולי לא תענה לשיחה חשובה באמת שבה אדם יבקש ממך עזרה, אבל כאן זה תלוי בך להחליט מה הכי טוב לעשות.

אל תתפרע

הרבה דברים אין לנו זמן דווקא בגלל העובדה שדעתנו מוסחת כל הזמן. לכן, אם ישבתם לעבוד, אסור להפעיל מוזיקת ​​רקע או טלוויזיה. זה פשוט נראה כאילו קל יותר לעבוד ככה. אבל למעשה, דעתך תהיה מוסחת לפחות מדי פעם: או שהשיר האהוב עליך יתנגן, או שהם יספרו לך חדשות מעניינות. אז, אם אתה רוצה להתמודד במהירות עם המקרה, ליצור את התנאים הנוחים ביותר ליישומו, ללא גירויים חיצוניים.

אם מישהו מתקשר אליך, שאל מיד שאלה, ובמקרה שאדם רק רוצה לשוחח איתך, תגיד לו מיד שהוא עסוק והתקשר בחזרה כשסיימו. כמעט כל הנשים אוהבות לשוחח, אז כשהחבר האהוב שלך מתקשר, הפיתוי לדבר עולה משמעותית. אל תיכנעו לו בשום פנים ואופן. גם אם תבטיח לעצמך שהשיחה תהיה קצרה, בסופו של דבר. להשקיע בזה לפחות חצי שעה. לכן, הפוך את זה לכלל עבור עצמך: לעולם אל תהיה מוסחת מהמשימה עד שהיא תושלם לחלוטין. בהתחלה יהיה לכם קשה, אבל אז תרגילו את עצמכם לזה וכבר יהפוך לא נורמלי שדעתכם תוסח משיחות תוך כדי ביצוע משימות מסוימות.

אל תיקח על עצמך מאה דברים בבת אחת

לעולם אל תנסה לעשות הכל בבת אחת. אין צורך להתחיל לבשל, ​​לנקות ולשטוף בו זמנית. אם תבצעו את כל המשימות, אז התוצאה תתברר כאיכותית מאוד ירודה ובמקום לחסוך זמן, תבזבזו אותה אפילו יותר, כי הכל יהיה צריך להסתיים, או אפילו לעשות מחדש. זכרו שאיכות אפשר לעשות רק דבר אחד בכל פעם. אתה צריך להיות מרוכז לחלוטין במשימה, ואם אתה לוקח על עצמך הרבה בעיות במקביל, אז תשומת הלב שלך מתפזרת, ואתה פשוט מתחיל להתבלבל ולאיבוד. עשה דברים בתורו, ואז תראה כמה מהירות פתרון המשימות תגדל, ובהתאם, כמות הזמן הפנוי שלך.

לכולנו מוקצה אותו פרק זמן ביממה - 24 שעות, אך לא תמיד אנו משתמשים בו באותה יעילות. נעים בדרך הלא נכונה - אנחנו מפסידים שנים, אנחנו מאבדים זמן. "איך אתה מנהל את הזמן שלך בחוכמה?" - שאלה דומה, במוקדם או במאוחר עולה לפני כל אחד מאיתנו. וכאן לחלוטין לא ממלא תפקיד של מגדר, מעמד או השכלה של אדם. סטודנט, איש עסקים, אישה מגדלת ילדים - כל אחד מאיתנו רוצה לנהל את הזמן שלנו בצורה מיומנת ונכונה.

מאמר זה מיועד למגוון רחב של קוראים, שנועד לעזור לכולנו (אמנות עד המקסימום בצורה יעילהלנצל את הזמן שלך), כלומר, לעבוד במיומנות עם עומסי מידע גבוהים.

סיבות לחוסר זמן

לפני שנגלה דרכים לשיפור היעילות, בואו נסתכל על הגורמים הנפוצים ביותר ללחץ זמן:

• לְמַהֵר.בתנאים של חיפזון תמידי, אי אפשר להתרכז בדבר העיקרי. לא בכדי יש עדיין פתגם בעם: "אם תמהר תצחיק אנשים".
• טרחני.זה נובע, ככלל, מחוסר היכולת לארגן את היום שלך. בסוף הכל מתפרק. קנטרנות טבועה באנשים רבים (אם לא מולדת, אז בהחלט תכונת אופי נרכשת שברור שאינה מאפיינת אדם בצד החיובי).
• חוסר תכנון.דווקא בגלל היעדר תוכנית פעולה הולך לאיבוד חלק ניכר מהזמן הפעיל (זמן מחוץ לשינה ומחלה). אם מקרים ומשימות לא מסודרים בהיררכיה קפדנית לפי סדר חשיבות, אז הם יישארו ברובם לא פתורים.
• גישה לא רצינית לעסקים, מה שמרמז על טעויות תכופות, שתיקונן, ככלל, לוקח חלק ניכר מהזמן.
• הסחות דעת, ביניהם: שיחות טלפון, הודעות SMS, חטיפים תכופים, טלוויזיה, אינטרנט, ביקור בלתי צפוי של אורחים.

ניתוח שימוש במשאבי זמן

אז הגענו לשיטות של ניהול זמן, שמתבססות על: ניתוח הזמן המושקע. הניתוח הזההוא נועד לזהות צורות מעוררות ומגבילות של ביצועים.

אז, השיטות הנכונות ביותר לחשבון זמן:

1. שמירת תיעוד קבוע. השתמש לא רק במחברת נייר, אלא גם בכל האפשרויות של מודרני טכנולוגיית מחשב- מחשבים ניידים, טאבלטים. לדוגמה, אפשרות מאוד מעניינת וויזואלית היא ייצוג גרפי של העבודה שלך.
2. תִכנוּן(מבנה זמן). התחילו לרשום מה צריך לעשות ומה כבר נעשה. התכנון יכול להיות לטווח ארוך, לטווח בינוני וקצר. מומלץ לתכנן לפחות 60% מזמנכם (בעוד שהתוכניות צריכות להיות מציאותיות ככל האפשר), ולהשאיר 40% לזמנים בלתי צפויים (הגעת אורחים, עיכובים בתנועה בשעות העומס, הפסקות חשמל וכו').
3. יצירת עניין חומרי ורגשי. תגמלו את עצמכם, הבטיחו לעצמכם הבטחות נחרצות שיהיה פרס על תוצאה מצוינת (למשל רכישה מיוחלת של מצלמה). מבחינה כלכלית, אתה יכול לקבל גירוי, ולו רק על ידי המעסיק. אבל גם כאן, אל תצפו לעזרה מבחוץ, השפיעו על עצמכם - שאפו כל הזמן לשפר את התוצאה שלכם, עבדו על עצמכם, חפשו כל מיני רווחים.
4. לצייד את מקום העבודה בטכנולוגיה העדכנית ביותר. טכנולוגיה מודרנית, נותן לנו הרבה הזדמנויות לחסוך זמן, העיקר להיות מסוגל להשתמש בו נכון. למד בפירוט את ההוראות המוצעות לטכניקה, יישם את העצות בפועל.
5. ארגון עבודה מדעי (SOT)פותח הזדמנויות חדשות לניצול רציונלי של הזמן בשל: צילומי זמן עבודה (ניטור מסביב לשעון של האובייקט הנדרש, עיבוד וניתוח נתונים), שיפור תנאי העבודה, חלוקת עבודה.
6. קביעת מסגרות זמן ברורות ליישום המשימות והמקרים הנוכחיים. לדוגמא: 1.5 - שעתיים לקשה ביותר, קל יותר לחצי שעה.

אלה היו חוקים כללייםוהמלצות שמתאימות לחלוטין לכולם. אבל כולנו בחיים האלה מבצעים יותר מתפקיד ועבודה אחת (בנוסף לפעילות העיקרית - עסקים, לימודים - אנחנו אמא, בת, אישה, אחות במשרה חלקית), וה"תארים" הללו דורשים מאיתנו אחריות נוספת , ואני יוצר עוד "ערימה של דברים".

נשים מארחות

לכן, על מנת להקל על העבודה שלך ולהיות מסוגלים למצוא זמן למנוחה, במיוחד עקרות בית צריכות:

• אל תפריז בסטנדרטים של ניקיון: חלקו דירה או בית למספר אזורים, כך ביום שני - שטפו את המטבח, ביום שלישי - רק האולם וכו'.
• צאו לקניות מחוץ לשעות העומס, כלומר לא בצהריים או בערב, הכי הרבה האופציה הטובה ביותר- במהלך היום, כאשר רוב אוכלוסיית העיר שלך בעבודה.
• קנו בגדים בדים עמידים לקמטים - הימנעו מגיהוץ.
• מבשלים יותר בימי חול ארוחות פשוטות: כוסמתעם בשר, סלטים קלים.

סטודנטים

ועכשיו לתלמידים:

בפרפראזה על פתגם ידוע, נוכל לומר זאת:

• "כתוב מה זה אומר, תאר את נושאי הבחינה - מראש. זה גם יעזור להימנע ממצב של עצבנות במהלך "התקופה החמה".
• צמצמו את זמן השינה (למדו את עצמכם לקום מוקדם).
• התבונן במנהיגים (תלמידים מצוינים) בקבוצה שלך, למד מניסיונם.

אנשי עסקים

אנשי עסקים חברים, זה בשבילכם:

• ערכו מטריצה ​​של מקרים, קבצו אותם כך: דחוף ולא דחוף; חשוב ולא חשוב. קיבוץ זה נקרא מטריצת אייזנהאואר.
• תכננו תמיד והכל: מסלול התנועה, טקסט הנאום, שאלות למתנגדים וכדומה (חפשו דרכים יעילות בכל דבר, למשל: להגיע אל משרד המסהעיר שלך היא המהירה ביותר תחבורה ציבורית(מטרו), במקום להפסיד זמן על אישי - בפקקים).
• למד להאציל סמכויות - להעביר חלק מתפקידי הניהול או לפתור משימות מסוימות לאנשים אחרים. כך תוכלו להתרכז רק בדבר החשוב ביותר, מה שאומר שתשיגו תוצאות משמעותיות.

זכור!זמן, בניגוד לכסף, לא ניתן לשחזר אם הוא מבוזבז. חסוך זמן - השתמש בו בצורה יעילה ככל האפשר.

תחשוב אחורה על הכישלונות הכי גדולים שלך בחיים. מריבות, אי הבנות ששינו את כל חייך בצורה שלילית. מבחנים כושלים, ראיונות עבודה וכו' הסיבות לכשלים כאלה דומות, ככלל, הם תוצאה של הכנה לקויה ופעולות פזיזות, להלן נבחן איך לעשות הכל ולתכנן את היום/שבוע שלך.

מה קורה אם ספורטאי מפסיק להתאמן חודש לפני האולימפיאדה - כישורים ו חוזק שרירנחלש משמעותית והוא יתפוס את אחד המקומות האחרונים. כמו בספורט, בכל עסק צריך הכנה טובה שבלעדיה סיכויי ההצלחה מצטמצמים מאוד.

הגורם המרכזי בהכנה הוא תכנון "כלל 6 P": תכנון נכון מונע ירידה בביצועים.

להלן אתן 7 דרכים לעשות הכל בעזרת תכנון נכון של היום, השבוע.

שיטה 1: הכינו רשימת מטלות להיום

בשביל מה מיועדת רשימת משימות?

ראשית, בואו נסתכל על איך המוח שלנו עובד. נמצא שאנחנו יכולים לשמור על שליטה לא יותר מ-7+-2 מקרים או מחשבות חשובות בראשנו. כדי לוודא זאת, ספור כמה עיגולים מוצגים בתמונות:

אורז. אחד	אורז. 2	אורז. 3

אורז. ארבע	אורז. 5

סביר להניח, כדי לקבוע את מספר העצמים באיורים 1, 3 ו-4, מספיק מבט אחד.

ולתמונות 2 ו-5, מבט אחד לא הספיק, היה צורך לספור בנפרד. ככל שהחפצים קטנים יותר, כך קל יותר לנהל אותם. הגבול של המוח מגיע כאשר המספר הופך ליותר מ-7+-2.

אותו הדבר עם מחשבות, באותו זמן בראש שלנו אנחנו יכולים לאחסן לא יותר מ 7 + -2 משימות, השאר נשכח.

דמיינו מצב בחיים האמיתיים

אתה קם בבוקר והולך לעבודה, בדרך אתה זוכר ש:

אתה צריך לקנות מתנה ליום ההולדת של אדם אהוב;
- שלם עבור האינטרנט, עד לכיבויו.

כשהגעת לעבודה:

גלה שאתה צריך להכין דוח עוד היום;
- נכנסתי, עמית ביקש לזרוק את תבנית החוזה;
- לאחר פגישת בוקרהבוס ביקש ממני לעשות 3 דברים.

הראש כבר מלא, אבל הזמן לא עוצר, לקוח יכול להתקשר אליך, אדם קרוב, עמית, עלול לקרות מצב בלתי צפוי וכו'. מה קורה במקרה כזה? אנחנו שוכחים משהו. אם נשכח לקנות אוכל בחנות, אז שום דבר נורא לא יקרה, כמובן, אבל אתה יכול לשכוח משהו חשוב יותר: אל תבוא ל פגישה חשובה, לקחת תרופות וכו'.

בנוסף, ככל שיש לנו יותר דברים בראש, היכולות האנליטיות שלנו הופכות גרועות יותר, שכן אנרגיה מושקעת על זכירת מידע.

היתרונות של מחברת

מחברת - מסיר את כל הבעיות שתוארו לעיל ויש לו את היתרונות הבאים בהשוואה לעבודה מהזיכרון:

1) הכתיבה תמיד מהירה יותר משינון. למשל, רשום טלפון סלולריפי 10-100 מהר יותר מאשר לזכור. גם עם עסקים.

2) חיסכון באנרגיה. כדי לא לשכוח את החשוב, אנחנו זוכרים לעתים קרובות, אנרגיה מושקעת על זה. מחברת פותר את הבעיה הזו.

3) מהימנות. מה שכתוב בעט אי אפשר לכרות עם גרזן. כל עסק יכול להישכח, על רקע עייפות, רגשות או דברים אחרים. אבל אם משימות נכתבות, אז השכחה היא הרבה יותר קשה.

אתה יכול לשמור רשימה של משימות על גיליון רגיל, פנקס, אבל עדיף אם זה מחברת, כי יש לו לוח שנה. רשימת המשימות לאותו יום יכולה להיות על מחשב או נייר. הכי חשוב שיהיה לך את זה, כי זה הבסיס לתכנון, כמו היסוד של הבית. אם לבית אין בסיס, אז המקסימום שניתן לבנות הוא מבנה חד קומתי קטן ללא חימום עשוי פלסטיק או דיקט. כמו כן, בתכנון, כמובן, תוכלו להסתדר ללא רשימת משימות לאותו יום או מחברת, אך תהיו מוגבלים מאוד ביכולותיכם.

הדבר החשוב ביותר ברשימת מטלות או מחברת הוא רשימה של דברים שצריך לעשות במהלך היום. החלק השני בחשיבותו הוא לוח השנה, בו ניתן לראות את המשימות שצריך לבצע ביום נתון. לכן, מחברת עדיפה על רשימה רגילה, כי יש שם לוח שנה.

שיטה 2: עבודה עם רשימת המטלות כל יום

הדבר החשוב ביותר בעבודה עם מארגן זמן או מחברת הוא לעבוד על פי תוכנית שנקבעה קודם לכן. כדי לעשות זאת, עיין במחברת שלך באופן קבוע כדי לגלות אם עשית את כל מה שתכננת להיום. אתה יכול להציג את הרשימה לאחר שתסיים את המשימה הנוכחית. חשוב מאוד להכניס למארגן שלך דברים חשובים שאתה חייב לעשות היום.

שיטה 3: תחילה כתוב ואז עשה

אם מגיעה משימה חדשה והיא לא דחופה, אז קודם כל רשמו אותה במחברת והמשיכו רק כשהיא מגיעה אליה. כל משימות חדשות נראות חשובות מאוד ואנחנו מתחילים לקחת על עצמנו הכל ברצף: לבדוק דואר, לבצע שיחות טלפון וכו'. אבל ברגע שתתחילו לרשום את כל המשימות הנכנסות במחברת, תגלו שליד הערך הזה יש משימות חשובות יותר.

כל התנועות של הצד הימני של הגוף נשלטות על ידי ההמיספרה השמאלית של המוח, האחראית על ההיגיון. כשאנחנו כותבים משימה חדשה יד ימין, אז אנחנו מפעילים את ההמיספרה השמאלית של המוח שלנו, האחראית על ההיגיון. הפעלת ההיגיון בכתיבה ביד ימין תעזור לנו לקבל החלטות טובות יותר.

על ידי כתיבת הכל במחברת לפני תחילת העבודה, תוכל לבצע את המשימות החשובות ביותר במהלך היום ותוכל להתנגד למשימות משניות שמסיחות את דעתך כל הזמן.

4 כיוונים. קודם משימות חשובות ואחר כך דחופות

כל המשימות המתוכננות צריכות להתבצע לפי סדר חשיבותן, ולאחר מכן עד למועד הביצוע. מתחילים עם החשובים ביותר ובהדרגה עוברים אל הפחות חשובים. רשום את המשימות בתוכנית שלך להיום לפי סדר חשיבותן, ולאחר מכן מיין לפי דחיפות והתחיל לעבוד עם העדיפות הגבוהה ביותר.

לדוגמה, חבר התקשר אליך לצ'אט. שיחת טלפון, עניין דחוף, כי הטלפון מצלצל עכשיו, אבל אולי זה לא חשוב. אם יש לך משימות משמעותיות יותר, למשל, להכין דו"ח על העבודה, אז עדיף קודם כל לעשות יותר ויותר משימות חשובות, במיוחד דו"ח, ואז, אם יש זמן, להתקשר ולדבר עם חבר . אבל לא להיפך, אחרת, בגלל שיחה לא משמעותית, אולי לא יהיה לך זמן לעשות דברים חשובים יותר.

חשיבות על פני דחיפות. משימות דחופות יש לקחת על עצמכם רק אם אתם שולטים במצב ובטוחים שיהיה לכם זמן לכל החשובים יותר.

5 כיוונים: מארגן אלקטרוני

יש מספר עצום של מחברות אלקטרוניות. ליומן אלקטרוני יש יתרונות שאין להכחישה על פני יומן נייר:

א. חיסכון בזמן. ביומן האלקטרוני אין צורך לשכתב משימות מהיום הקודם ליום הנוכחי, וניתן גם לעבוד איתו הן במחשב והן בטלפון או בטאבלט, תוך סנכרון נתונים בכל המכשירים.

ב. נפחים ומהירות: אתה יכול מהר מאוד להעתיק כמות גדולה של מידע ליומן האלקטרוני עבור עבודה נוספת. לדוגמא: רוצים לאפות בערב פאי בננהואתה צריך לרשום את המרכיבים הדרושים לפני שאתה הולך לחנות. אם יש לך מארגן אלקטרוני, אז אתה יכול להעתיק במהירות מתכון שלם מהאינטרנט ליומן, תוך שניות בודדות. יחד עם זאת, כדי לרשום רק את המרכיבים ביד על פיסת נייר, תצטרך יותר זמן מאשר עבור המתכון כולו בצורה אלקטרונית. ובחנות, זה יספיק להפעיל את היומן בטלפון שלך כדי להבין במהירות מה לקנות.

ב. נוחות. זה לא נוח להשתמש במחברת רגילה בהובלה, בחנות, בחופשה, במקומות האלה קשה לרשום ולהסתכל בפתקים, כי יומן הנייר גדול וצריך 2 ידיים כדי לפתוח אותו. אבל המחברת האלקטרונית בטלפון תמיד תהיה איתך, בכל מקום שבו אתה נמצא: הובלה, חנות, רחוב. אתה יכול לרשום הערות במהירות במחשב שלך ואז לסנכרן כדי שההערות יהיו בטלפון שלך תוך שניות.

שיטה 6: תכנן את היום הבא בערב

הכינו מראש תוכנית פעולה ליום המחרת, הזמן הכי טובזה סוף יום העבודה לפני שאתה הולך הביתה. הפעולה הפשוטה הזו תעזור לכם לישון טוב יותר, כי לרוב הסיבה לאינסומניה היא שבערב אנחנו עוברים בזיכרון על כל הדברים החשובים שצריך לעשות מחר כדי לא לשכוח אותם בבוקר. והמחשבות האלה הן שמונעות מאיתנו להירגע ולהירדם בשלווה, אבל אם תכתוב את כל התוכניות שלך, תספק לא רק שינה רגועהאלא גם בערב.

בנוסף, כאשר אתה מכין תוכנית מראש, תת המודע שלך יעבוד כל הלילה על הדרך הטובה ביותר לעשות את המתוכנן. הפתרון לבעיות מורכבות יכול להגיע אליכם בארוחת הבוקר, בדרך לעבודה, או אפילו באמצע הלילה. זה בבוקר שרעיונות חדשים מגיעים לרוב ותנצלו את הזמן הזה למקסימום, רק צריך לכתוב מראש רשימת מטלות ליום המחרת.

אגב, אם יש לכם שאלות שאתם רוצים לקבל עליהן תשובה, אז לפני שאתם נרדמים ועוצמים עיניים, שאלו אותן לעצמכם, רצוי בקול רם ומיד נרדמים. ובבוקר, תתכוננו לכתוב מיד את כל המחשבות שעלולות להופיע ברגע שאתם מתעוררים או מאוחר יותר.

שיטה 7: תזמן משימות מורכבות לשיא הפעילות שלך

ערכו תוכנית ליום כך שהעבודה שדורשת הרבה אנרגיה תיפול בשיא הפעילות שלכם, כשיש לכם הרבה אנרגיה ואתם פרודוקטיביים ככל האפשר. ככלל, שיא הפעילות מתחיל בבוקר, כי לאחר השינה יש לך הרבה כוח וראש רענן, אבל קורה ששיא הפעילות יכול להתרחש גם במהלך היום ואפילו בערב.

הפעילויות הצורכות ביותר אנרגיה הן דברים שאין להם כישרון. בדרך כלל, אלה הם הדברים שאתה לא הכי רוצה לעשות. משימות אלו בניהול זמן נקראות צפרדעים, כי המשימות הללו לא נעים להתחיל לעשות. יש כלל בניהול זמן - להתחיל את היום עם צפרדע, כלומר, מרומן לא נעים. כלל זה יאפשר לך לעבוד בצורה יעילה יותר, כי לרוב בבוקר יש לך הכי הרבה כוח, והכוחות האלה חשובים ביותר כדי לעשות את העבודה הכי לא נעימה.

אני אתן דוגמה מהחיים, יש לי חשיבה טכנית, אז המדעים המדויקים כמו: פיזיקה ומתמטיקה קלים לי, אבל זה יותר קשה עם מקצועות הומניטריים, אז כשהייתי בבית הספר, התכוננתי לא פעם למבחן שפה אנגליתבבוקר. קמתי 1-2 שעות לפני הלימודים ולמדתי אנגלית. זה היה בבוקר שהיה לי הכי הרבה אנרגיה, אז בזמן הזה היה לי יותר קל לעשות משימה קשהשבשבילו היה לי הכי פחות כישרון. תוצאות ההכנה עלו על כל הציפיות שלי, קיבלתי מצוין או טוב בנושא שלא אהבתי.

תכננו את המשימות הכי לא נעימות לשיא הפעילות, למשל בבוקר, ותראו איך תעשו יותר והיעילות האישית שלכם תגדל.

נ.ב.אם יש לכם קשיים או שאלות על המאמר שקראתם וכן על הנושאים: פסיכולוגיה (הרגלים רעים, חוויות וכו'), מכירות, עסקים, ניהול זמן וכדומה, שאל אותי, אני אנסה לעזור. ניתן גם להתייעץ בסקייפ.

P.P.S.אתה יכול גם לקחת הדרכה מקוונת "כיצד לקבל שעה נוספת בזמן". כתוב תגובות, תוספות שלך ;)

הירשמו במייל הוסף את עצמך

זמן הוא משאב שלא יסולא בפז שתמיד יש מחסור בו. עם זאת, לא תמיד צריך להאשים בכך 24 שעות קצרות, כי לרוב האדם עצמו אשם במחסור בזמן. ניהול זמן יעזור לכם להתגבר על העצלנות של עצמכם - אוסף כללים כיצד להקצות זמן על מנת לעשות הכל. זה מספיק להקצות לעצמך רק 5 כללים פשוטים, ל חיים משלוולפנות זמן לתחביבים שימושיים ולתחביבים חדשים.

הפוך זאת להרגל כל לילה ליום המחרת. בימים הראשונים, הליך זה ייקח די הרבה זמן, אך לאחר מספר שבועות הוא יהפוך להרגל. התוכנית צריכה להיות ברורה ומתחשבת ככל האפשר. מומחי ניהול זמן ממליצים לא רק לציין פעולות, אלא גם להגביל את תקופת היישום שלהן.

לדוגמה:

• 8:00-8:15 - טעינה
• 8:15-8:45 - הכנת ארוחת בוקר

חלוקת הזמן לדקה מאפשרת להתרגל במהירות ללוח הזמנים, אך לא ניתן לקבוע את כל המשימות לפי העין. לדוגמה, הנסיעה עשויה לקחת יותר זמן ממה שהקצבת בלוח הזמנים. למתחילים, משמרות כאלה הן מכשול קשה. אם משמרות קטנות מטרידות אותך מאוד, בימים הראשונים, ציינו רק רשימת מטלות וציינו כמה זמן זה לקח בערך. בעתיד, יהיה קל יותר ליצור לוח זמנים של דקה אחר דקה, כי יהיו לך תצפיות שניתן לנתח. במקרים מסוימים, אתה יכול "לחסוך", בעוד שאחרים יכולים לקבל 10-20 דקות נוספות במילואים.

חשבו היטב על התוכנית שלכם ליום המחרת. אל תציין מטלות מעורפלות, קונקרטיז ופצל דברים.

לדוגמה, במקום "פגישה עסקית", ציינו אילו פגישות אתם מתכננים לקיים ובאיזו שעה ספציפית. חשיבה על הפרטים מראש תמנע את הצורך להשקיע בכך זמן במהלך היום. גם אם תחסכו כמה דקות מכל פריט, עד סוף היום הם ייווצרו לחצי שעה או שעה נוספת.

ערכו תוכנית ביומן שאתם מתכננים לשאת אתכם כל הזמן וסמנו משימות שהושלמו, או בתוכו טלפון נייד. ישנן אפליקציות ארגוניות רבות שיזכירו לכם שהגיע הזמן לביקור בחדר הכושר או לאימון עסקי.

אל תאגור דברים קטנים

כשאתה מכין תוכנית, תאר דברים קטנים, גם אם הם לוקחים רק כמה דקות להשלים. אם תכלול אותם, לפחות תזכור אותם, אז נסה להשלים אותם לפני סוף היום. משימות קטנות נשכחות במהירות או נדחות "למחר", שלעולם לא יגיעו. כתוצאה מכך, נוצר כדור שלג של הבטחות לא ממומשות מחבורה של דברים קטנים, שביום אחד יכולים ליפול בבת אחת.

נסה להשלים משימות קטנות בין תוכניות גדולות. לדוגמה, לפני שתמשיך לחתום על המסמכים שהצטברו, ובכך לפנות מקום על שולחן העבודה שלך. מקרים כאלה יהוו הפוגה בין הפעילויות העיקריות.

אל תתן להם לגנוב לך את הזמן

זה בעיקר על עצלות. בְּעָיָה אדם מודרניוחוסר זמן טמון בעובדה שמתבזבזות על שעות רבות רשתות חברתיות. אחרי הכל, הרבה יותר קל ונוח לשבת בפיד החדשות מאשר לבלות את אותן שעות בעבודה עם שלך.

לפני שאתה מכין לוח זמנים, בדוק את לוח הזמנים שלך. לאן הולך רוב הזמן, והאם זה באמת שווה את הדקות או השעות שבילה? אין שום דבר רע בצ'אט עם חברים ברשתות חברתיות, אבל אין צורך דחוף לבדוק את הפרופיל כל 5 דקות, ותוכל להשיב להודעה תוך כמה שעות.

אם קשה לוותר לחלוטין על רשתות חברתיות או תחביבי מחשב, תן להם אחד ספציפי ואל תעבור מעבר תקופה מוגדרת. בדוק את המדיה החברתית בזמן הנסיעה לביתך או לעבודה בתחבורה ציבורית, שחק במשחקים האהובים עליך במשך כמה שעות בסופי שבוע. אל תסלחו לעצמכם על חריגות מלוח הזמנים!

נסו לשלב את הדברים כמה שאפשר, אך מבלי לפגוע באיכות הביצוע שלהם. למשל, לשלב ספורט עם האזנה לחדשות ברדיו, או טיול הביתה או עסק עם לימוד מילים חדשות בשפה זרה. העיקר לשלב דברים שלא דורשים ריכוז.

נסו לשמור על הסדר

לסדר:

1. בעבודה.
2. בבית.
3. במחשבות שלי.

אתה יכול לשנות את סדר הפריטים לפי שיקול דעתך. סדר במקום העבודה מאפשר לך להתרכז טוב יותר. למרות שצלמיות ותצלומים של קרובי משפחה נעימים מאוד על שולחן העבודה, שאפו למינימליזם. ככל שיהיו פחות דברים על השולחן שמסיחים את תשומת הלב, כך יהיה קל יותר להגיע לעבודה ולהשלים את התוכנית. יש להקפיד על סגפנות לא רק ביחס לדברים זרים, אלא גם לכלי עבודה. קבל או קופסא לחומרי עבודה. אם העבודה קשורה לייצור, נקה את האשפה לאחר כל פרויקט או במהלך ההפסקה הבאה. הרבה יותר נעים לעבוד במקום עבודה נקי, ולא יהיה צורך לבזבז זמן על תיקון מסמכים שנפלו לדבק.

תעשה סדר בבית. זכרו, מספיקים 2 ניקיון כללי, ובשאר הזמן זה מספיק רק לתחזוקה סדר כללי. החזר את הדברים לאחר השימוש. כך שתמיד תדעו היכן הם נמצאים, ואל תבזבזו חצי שעה בחיפוש אחריהם. השתמש אם אתה חושב שאתה מבלה יותר מדי זמן בניקוי. סוכנויות רבות מציעות את שירותיהן על יחסית מחירים נמוכים. אם אתה חושב שהזמן שלך יקר יותר, פנה לעזרה מקצועית.

עשה סדר במחשבות שלך. החליטו מדוע החלטתם לפנות כמה שעות ביום. אולי תכננת להתחיל ללמוד שפה או לקבל שנייה השכלה גבוהה. הציבו מטרה והתקדם אליה.

הזן הרגלים חדשים

הרגל נוצר במשך 21 ימים של חזרה מתמדת.

אנשים רבים מאמינים בהנחה זו שרוצים להתחיל חיים חדשים. אין לכך אישור, אבל אם תחזור על אלגוריתם מסוים כל יום, בשלב מסוים לא תצטרך להזכיר לעצמך את הצורך שלו. עם זאת, עליך לזכור שהרגלים חדשים נעלמים במהירות אם הם נשארים למקרה.

קל להחליט אילו הרגלים אתה צריך, פשוט עשה סדר בראש והציב לעצמך יעדים. רוצה לרדת במשקל? - נכנס לכושר. האם אתה רוצה לצאת לטיול? - תתחיל ללמוד שפה זרה. ככל שהגירוי שאתה יוצר חזק יותר, כך יהיה קל יותר להכניס הרגל חדש.

ואל תשכח לשבח את עצמך על כל אחד. בְּ מצב רוח טובהרבה יותר קל למצוא כמה דקות פנויות!

כתוב את שאלתך בטופס למטה

דיון: 6 תגובות

עבורי, העוזר החשוב ביותר היה תמיד מחברת. את כל המשימות שלי שצריך לעשות אני רושם ומחלק מה ובשביל מה לעשות. לכן, אתה תמיד יכול לראות את עומס העבודה של היום והמחשבות מסודרות.

תשובה

אני מאוד מעריך את הזמן שלי ולא מבזבז אותו. אבל זרים מבזבזים את זה עלינו ימין ושמאל. היום, למשל, הייתי בבית החולים - הרופא איחר ב-20 דקות. אחר כך הלכתי לעשות פלואורוגרפיה - עמדתי בדלת שעה! וסליחה על הזמן.

תשובה

מאמר "על כל הטוב ונגד כל הרע".
אבל כאן צרם "אל תסלח לעצמך על חריגות מלוח הזמנים!" איך זה? להכות את האצבעות עם סרגל? להגיד אה-אה-אה? לנזוף בעצמך?
נראה לי שזה רק יגביר את אי שביעות הרצון הפנימית ולא יעזור בשום צורה בתכנון הזמן. במקום זאת, זה יגביר את הלחץ המצטבר, שאנו מנסים "לכסות" עם אותה גלישה חסרת משמעות באינטרנט, אלכוהול או אוכל.

אני לא ממש אוהב לתכנן ואני חושב שצריך לפתור משימות כפי שהן מגיעות. לפעמים כדאי לדחות את המשימה ביום - יומיים - שלושה. אולי היא תיפול לבד.

תשובה