איך לעצב מכתב עסקי. מכתבים עסקיים. למה יש צורך בהתכתבות עסקית

בכל ארגון, מכתבים מהווים את רוב התיעוד הנכנס והיוצא. ישנם סוגים רבים של מסמכים אלו, ולכל אחד מהם ישנם מספר כללים לרישום. מכיוון שמכתבים הם הסוג המאסיבי ביותר של תיעוד ניהולי, חשוב ביותר לדעת כיצד לכתוב אותם נכון.

מהמאמר הזה תלמדו:

עיצוב נכון של אותיות הוא הצלחת החברה כולה

מכתבים עסקיים (או רשמיים) הם אלה המשמשים לתקשר את החברה עם מבנים חיצוניים. זאת ועוד, גם לאחר שהושגה הסכמה בעל פה כלשהי בין ראש הארגון לבין שותף עסקי או לקוח, כללי הנימוס קובעים את אישור הסכם זה. זה, בתורו, כבר יכול להיחשב ערבות.

סוגי מכתבים עסקיים

1. אינפורמטיבי - נוצרים על מנת להעביר מידע מסוים.

לפי פונקציה

1. יוזמה - מחולקים לאלו שדורשים מענה ולאלה שאינם דורשים מענה. דוגמאות: בקשה, תלונה, הודעה, תזכורת, .

2. מכתבים-תשובות.

מבוסס על הנמען

1. רגיל - ככלל, נשלח לנמען אחד בלבד.

2. חוזר - כאלו ששולח אחד שולח למספר נמענים.

לפי צורת היציאה

מבנה מכתב עסקי

הטקסט של מכתב עסקי כתוב היטב מורכב מ ערעור, מבוא וחלקים עיקריים ומסקנה.

עִרעוּר.

זהו החלק המשמעותי ביותר לצורכי תקשורת. אז, הודות לצורת הכתובת שנבחרה נכון, אתה יכול לא רק למשוך את תשומת הלב של הנמען, אלא גם לקבוע את הטון הכללי לתקשורת נוספת. אם המכתב אינו מופנה לאדם מסוים, ניתן להשמיט את הערעור, במקרים אחרים נהוג להשתמש בנוסחאות שפה סטנדרטיות - למשל, "סרגיי איבנוביץ' היקר!", "מר יו"ר הממשלה!". הערעור כתוב באמצע השורה.

חלק מבוא.

בתחילת המכתב יש לציין את הסיבות והנימוקים לחיבורו, לעיתים קרובות יש צורך לאשר את המידע באמצעות קישורים למסמכים ועובדות של צד שלישי. אם יש צורך לציין אסמכתאות, יש לעשות זאת ברצף הבא: שם המעשה, מחבר, תאריך, מספר רישום, כותרת.

חלק ראשי.

בחלק העיקרי ציין המטרה העיקריתאותיות. חלק זה מתאר את האירועים הדרושים בפירוט, מספק ראיות או מנתח את המצב.

סיכום.

לסיכום, נהוג להסיק מסקנות בצורה של בקשות, הצעות, סירובים או חוות דעת. מאמינים שמכתב עסקי יכול להכיל רק חלק אחרון אחד. ככלל, הם מסתיימים בביטויים סטנדרטיים - למשל, "אני מקווה לשיתוף פעולה נוסף", "איחולים". נוסחת האדיבות ממוקמת לפני ה"חתימה" הנדרשת, ומופרדת מהמיקום בפסיק.

בעת יצירת המחבר חשוב לקחת בחשבון היבטים כגון:

• מידת ההיכרות ואופי הקשר עם הנמען;
• עמדתו הפומבית של הנמען והתאמתה לעמדת המחבר;
• המצב בו מתקיימת תקשורת - הפורמליות או הבלתי פורמליות שלה;
• נימוסים ונורמות שאומצו בחברה מסוימת.

דוגמה לפורמט אותיות:

רישום מכתבים לפי GOST

יש להוציא מכתבים רשמיים בטפסים מיוחדים A4 או A5, בהתאם לגודל הטקסט. מותר לא להשתמש בטפסים רק במקרה שהכותבים הם מספר חברות בו זמנית.

דרישות לטפסי מכתב, כמו גם הרכב הפרטים וכללי הרישום כלולים ב GOST R 6.30-2003 "מערכות תיעוד מאוחדות. מערכת מאוחדת של תיעוד ארגוני ואדמיניסטרטיבי. דרישות מסמכיות.

באופן כללי, לחברות יש את הזכות לפתח באופן עצמאי ניירות מכתבים, שכן ה-GOST שצוין הוא אופי מייעץעם זאת, יישום הוראותיו מדבר על תרבות גבוההעבודה עם מסמכים בארגון. עבור ארגונים מסוימים, GOST R 6.30-2003 הוא חובה: לדוגמה, הרשויות הפדרליותרשויות ביצוע צריכות תמיד לבדוק עם תקן זה.

01 - סמל לאומי הפדרציה הרוסית;

02 - סמל של נושא הפדרציה הרוסית;

03 - סמל הארגון או הסימן המסחרי (סימן שירות);

04 - קוד ארגון;

05 - מספר רישום ראשי של המדינה (OGRN) ישות משפטית;

06 - מספר זיהויקוד סיבת משלם/רישום (TIN/KPP);

07 - קוד טופס;

08 - שם של חברה;

09 - נתוני התייחסות על הארגון;

10 - שם סוג המסמך;

11 - תאריך של;

12 - מספר רישום;

14 - מקום הליקוט או הפרסום;

15 - נמען;

16 - חותמת אישור;

17 - פתרון הבעיה;

18 - כותרת לטקסט;

19 - סימן שליטה;

20 - טקסט של המסמך;

21 - סימן על נוכחות הבקשה;

22 - חתימה;

23 - גרף אישור;

24 - אישור ויזה;

25 - התרשמות הדפסה;

26 - סימן על אישור העותק;

27 - סמן על המבצע;

28 - הערה על ביצוע המסמך והכוונה בתיק;

29 - הערה על קבלת המסמך בארגון;

30 - מזהה העותק האלקטרוני.

רישום מכתב על פי GOST, מדגם:

עיצוב מכתב עם קובץ מצורף, לדוגמה:

כללי התכתבות עסקית

התכתבות עסקית כוללת שימוש בסגנון עסקי רשמי של תקשורת. הייחודיות שלו טמונה בעובדה שהמשתתפים הם בדרך כלל ישויות משפטיות שחייבות לדבוק בכללי תקשורת קפדניים למדי שאומצו בארגון (או בכמה ארגונים).

ישנן מספר דרישות לתקשורת מסוג זה.

סטנדרטיזציה של מצגת.כיום, ישנם הרבה מונחים, ביטויים מיוחדים ונוסחאות הספציפיות להתכתבות עסקית. השימוש בהם יכול להפחית משמעותית את זמן ההכנה, ועיצובים מוכנים עוזרים לא לבזבז זמן בחיפוש אחר מונחים המתאימים למצב מסוים. סטנדרטיזציה מקלה מאוד על התפיסה של כל טקסט ומייעל את כל תהליך זרימת העבודה.

טון ניטרלי.איפוק וקפדנות בעיצוב האותיות הם הנורמה של תקשורת רשמית. טון ניטרלי מרמז על היעדר כמעט מוחלט של מילים אקספרסיביות או טעונות רגשית. המידע הוא רשמי בלבד, מסיבה זו יש צורך להוציא מהטקסט, למשל, מילים עם סיומות קטנות או מילות ביניים. אולי נוכחים נימים רגשיים, אבל כדאי להסתיר אותם מאחורי טון נייטרלי של הצגה.

דיוק וחד משמעיות של ניסוחים. על הנמען להבין ולפרש בבירור את משמעות החומר המופנה אליו. דיוק הטקסט, ככלל, תלוי ישירות במבנה הקומפוזיציה הבנוי כהלכה, בהיעדר שגיאות לוגיות. מכתב עסקי צריך להיות מחושב היטב.

תַמצִיתִיוּת. הודות לדרישה זו, המחבר יוכל להפחית באופן משמעותי את נפח המסמך כולו. תמציתה של המצגת היא, קודם כל, אי הכללה של יתירות דיבור, שימוש חסכוני של כלי שפה, היעדר חזרות מיותרות ומידע נוסף.

יישום נוסחאות שפה.תבניות, בשימוש נרחב בהתכתבות עסקית, הן חלק בלתי נפרד ממנה. לכן, כדי לעורר פעולה, נעשה שימוש לעתים קרובות בנוסחאות: "אנו מבקשים ממך לשקול את הנושא ...", "באישור ההסכם שלנו ...". לעתים קרובות, נוסחאות שפה הן מרכיבים משמעותיים מבחינה משפטית של הטקסט, שבלעדיהם לא יהיה לו את הכוח הדרוש. לדוגמה: "אנו מבטיחים החזר כֶּסֶףבסכום של ... "," השליטה על יישום המשימה מוקצית ל ... ".

שימוש במונחים, קיצורים מילוניים וגרפיים.באמצעות שימוש במונחים בהתכתבות, המחבר יכול להשיג הבנה חד משמעית של הטקסט, שהיא מאוד תכונה חשובה תקשורת עסקית. מינוח שניתן וצריך להשתמש בו בשטח תמיכה בתיעודניהול, מסדיר את GOST R 51141-98 "עבודה משרדית וארכיון. מונחים והגדרות"

דומיננטיות של משפטים נפוצים פשוטים. תקשורת פורמלית, ככלל, מבוססת על שימוש פשוט במשפטים חד-חלקיים או דו-חלקיים, מה שמפשט מאוד את תהליך תפיסת הטקסט.

תזכורת למכתבים עסקיים

עיתון	יש להדפיס על נייר צבע לבןאו צבעים בהירים אחרים. פורמט גיליון - A4 (210 x 297 מ"מ) או A5 (148 x 210 מ"מ).
שדות	הגיליון חייב לכלול שדות של לפחות: 20 מ"מ - שמאל; 10 מ"מ - ימין; 20 מ"מ - עליון; 20 מ"מ - נמוך יותר.
תַאֲרִיך	תאריך המכתב הוא תאריך חתימתו. זה עשוי ספרות ערביות, בעקבות הרצף: יום, חודש, שנה. לדוגמה, "10.02.2017". מותרת גם דרך מילולית-מספרית לעיצוב התאריך. לדוגמה, "10 בפברואר 2017"
מספר יוצא	המספר היוצא מורכב ממספר רצף, שניתן להוסיף לו אינדקס. מספר המסמך, אשר הורכב במשותף על ידי שתי מחלקות או יותר, מורכב ממספרי הרישום של האות של כל אחת מהמחלקות הללו, מופרדים באמצעות לוכסן.
יַעַד	הנמען יכול להיות הן החברה והן החטיבות המבניות שלה או עובדים בודדים. חשוב לזכור שבמקרה האחרון, ראשי התיבות מסומנים תמיד לפני שם המשפחה. שם החברה הנמענת מצוין תמיד במקרה הנקוב. על פי הכללים, אין לפנות ליותר מארבעה נמענים. כמו כן, תכונה זו עשויה לכלול כתובת דואר, ותחילה מצוין שם הארגון ולאחר מכן כתובת הדואר.
טקסט המכתב	ניתן לעצב את הטקסט עצמו כטבלה, טקסט או שילוב של מספר מבנים. כאשר מעצבים טבלאות, חשוב לקרוא לעמודות ושורות עם שמות עצם בנוסח נקוב. אם הטבלה ממשיכה בעמוד הבא, גם בה ממוספרים עמודות ושורות. הטקסט צריך להיות מורכב משני חלקים: סיבות/מטרות/עילות לכתיבת המכתב ומסקנות/הצעות/המלצות. כמו כן, הטקסט יכול להכיל רק חלק אחד אחרון - למשל בקשה ללא הסבר. אם המכתב מתייחס למעשים של ארגונים אחרים, ציינו את פרטיהם: שם המסמך, שם הארגון, תאריך, מספר רישום ותואר.
יישום	מכתב עסקי עם קובץ מצורף מעוצב בצורה הבאה: יישום: עבור 2 ליטר. ב-2 עותקים. אם הבקשה אינה מצוינת בטקסט, יש לציין את שמה, מספר הגיליונות והעותקים שלה. לדוגמה: מצורף: חוזה מכירה ל-3 ליטר. ב-2 עותקים. אם מצורף מסמך עם קובץ מצורף, הסימון נעשה באופן הבא: מצורף: מכתב FSS מיום 12.10.2017 נ 03-2/923 ונספחו, 7 גיליונות בסך הכל.
חֲתִימָה	החתימה מרמזת על עמדת העובד שחתם על המכתב ועל תמלול חתימה זו. אם מספר עובדים חותמים, אזי החתימות מסודרות ברצף המתאים לתפקיד שנערך. אם הפוסטים שווים, אז החתימות צריכות להיות באותה רמה.
חותם	החותם מאשר את האותנטיות של חתימות פקידים על מסמכים הקשורים למשאבים כספיים או על מסמכים אחרים המספקים אימות של חתימה אמיתית.
מוציא להורג	במידת הצורך ציינו את ראשי התיבות ושם המשפחה של המבצע ואת מספר הטלפון שלו. בדרך כלל הסימן ממוקם בחזית או צד הפוךהגיליון האחרון בפינה השמאלית התחתונה.

כיום, מכתבים עסקיים נערכים בכל חברה בנושאים שונים לחלוטין הקשורים לפעילות הן של יחידים והן של מחלקות שלמות. נושא המכתבים יכול להיות בקשה, הודעה, הסכם, תביעה, ביטול, שינוי וכו'. יחד עם זאת, כללי הנימוס מציעים כי כל מסמך ייערך בהתאם לכל הדרישות הנ"ל. הודות לכך המכתב (בכל צורה שיישלח) יהפוך לכלי יעיל בעבודתו של כל עובד והנהלת החברה כולה.

בחן את עצמך

1. איזו אות נקראת חוזר?

• מכתב שנשלח על ידי נמען אחד למספר נמענים
• מכתב שנשלח על ידי נמען אחד לנמען אחד
• מכתב שלא נשלח מכמה סיבות

2. כיצד קובץ מצורף למכתב עסקי מעוצב כהלכה?

• יישום: עבור 2 ליטר. ב-2 עותקים.
• נספח ב-2 עותקים על 2 גיליונות
• שני דפי יישום בעותק

3. כמה שלבים יש בהכנה והרכבת מכתב עסקי?

4. מה המשמעות של הדרישה לטון ניטרלי בהתכתבות עסקית?

• שימוש במונחים, קיצורים מילוניים וגרפיים
• היעדר כמעט מוחלט של מילים אקספרסיביות או צבעוניות רגשיות במכתב
• שימוש נרחב בתבניות

5. מאילו חלקים מורכב מכתב עסקי?

• כתובת, מבוא וחלקים עיקריים, סיום
• גוף עיקרי, מסקנה
• ערעור, מסקנה

אנשים רבים מודאגים לגבי איך לכתוב מכתב ערעור. התבנית, למעשה, כמעט זהה בכל המקרים. רבים שולחים מסמך זה לארגונים, חברות, רשויות ומקומות אחרים כדי לפתור בעיות מסוימות. עליו לערוך הן אזרחים מן השורה והן על ידי יזמים פרטיים שונים. ובכן, בואו נעשה סדר בהכל.

דבר ראשון שצריך לדעת

אז לפני כן, אתה צריך להבין על בסיס מה המסמך הזה מורכב. ובכן, כאשר כותבים מאמר כזה, יש להקפיד על כל הכללים.הדבר הראשון שצריך ללמוד הוא השימוש בסגנון רשמי של הצגה. חשוב לחשוב על התוכן מראש, לחבר אותו בצורה משכנעת, ברורה, הגיונית ומובן. הוא טקסט, שמהותו נאמרת בקצרה ובאופן מיטבי. האורך המרבי של מסמך הוא עמוד אחד. המשימה העיקרית של אדם היא למשוך את תשומת הלב של הנמען ולהתעניין בבעיה שלו. יש צורך שהנמען יקבל החלטה מיד לאחר קריאת ההודעה. מכתב הערעור צריך להיות בעל משקל רב. המדגם הוא טקסט שעמדת המחבר בו באה לידי ביטוי בבירור, הנטען על ידי יותר מעובדה אחת וראיה אחת. יש צורך לציין בעקביות את השאלות והבקשות שלך. לא כדאי לאחד הכל ביחד. וכמובן, בסופו של דבר, יש להדגיש עד כמה המסר הזה חשוב.

מִבְנֶה

גם להיבט הזה יש חשיבות רבה. ההרכב חשוב בעת כתיבת מכתב ערעור. המדגם הוא סטנדרטי. בפינה השמאלית העליונה, רשום את תאריך הערעור. מימין - ציינו היכן ולמי תרצו לפנות את המכתב. זה עשוי להיות שם החברה, המוסד, סוכנות ממשלתית, שם מלא אִישִׁיוכו ' כתוב את הפרטים שלך למטה: שם מלא, כתובת, מספר טלפון, דואר אלקטרוני - כמה שיותר מידע, יותר טוב. רצוי להקליד טקסט במחשב, ואם הוחלט לכתוב ביד, יש להקפיד על כתב יד קריא.

מכתב ערעור: תוכן לדוגמה

באמצע הגיליון, עליך לכתוב את הטקסט ישירות. באיזה טיפול לבחור? בהחלט רשמי, לבחור אחד מהבאים: נערץ, חבר וכו'. יש צורך לצרף שם משפחה למילה עם שם ופטרונימי. אם אדם תופס תפקיד מסוים או בעל דרגה, יש לציין זאת. כדי להדגיש את חשיבות הבקשה, כדאי לשים בסוף ולאחר מכן לכתוב את כתב הערעור עצמו. מדגם, ככזה, קיים, אבל לכל מקרה יש משלו. ובכן, באופן כללי, יש אפשרות אוניברסלית. קודם כל מצוינים הנימוקים שהם המניע לערעור, לאחר מכן מהות הבעיה ולאחר מכן מציינים את מטרת המכתב. צריכים להיות כמה שיותר פרטים. הם יסייעו לשכנע את הנמען במילוי הבקשה. וחוץ מזה, חשוב לציין את סיבת הערעור. זה יכול להיות כלל, חוק, מערכת כללים, תקנה או מעשה חקיקה.

ניסוח

אנשים רבים מתקשים לנסח את רצונם או בקשתם. ובכן, יש כאן כמה כללים. ראשית, יש להימנע מדרישות. עדיף להשתמש יותר בשכנוע. על הנמען להבין שמועיל לו למלא את הבקשה. אתה יכול לרמוז לו על העניין שלו במקרה הזה. על הערעור להסתיים בנימה אופטימית, מעודדת לפעולה, אך בצורה נכונה ככל האפשר. עדיף להראות שלתשובה יש משמעות רבה והוא להוט לקבל אותה בהקדם האפשרי. וכמובן, הכל חייב להיות חתום. לאחר מכן, אתה יכול לשלוח. נותר רק לחכות לתשובה.

כיום, פשוט צריך להיות מסוגל לכתוב מכתב בצורה נכונה, ללא קשר למי ההודעה שלך מופנית (מעסיק אפשרי, פקיד יהיר או חבר קרוב) ודרך שליחת התכתובות (בדרך רגילה או אימיילאולי בפקס).

ניתן לראות אפשרויות עם אותיות לדוגמה בסעיף "" באתר זה. עכשיו בואו נדבר על כמה כללים של כתיבה ועיצוב. מכתבים מתחלקים לשלוש קטגוריות כלליות:

• אישי - ליקיריכם, בני משפחה, חברים קרובים ולא כל כך הרבה (השתמש בסגנון לא רשמי),
• חצי רשמי - התכתבות עם ארגונים שונים בנושאים הקשורים אליך באופן אישי (לדוגמה, עם בנק לגבי מצב חשבונך, עם רשות לביטוח לאומי בערך הטבות בשל, עם רשת המכירות לגבי קבלת סחורה וכו'),
• מכתבים עסקיים (שירות) - אתה צריך סגנון עסקי רשמי של הצגה ויש דרישות קפדניות לרישום.

איך כותבים מכתב אישי

מכתבים אישייםהכתיבה נעימה בעיקר, כי אתה מתקשר עם משפחה וחברים קרובים אליך. ראשית עליך לומר שלום, רק המילה "היי!" היא טובה.

במקרה שאיחרתם בתשובה, יהיה מנומס להתנצל ולציין את הסיבות. אם אתה כבר במצב של התכתבות עם הנמען ונשאלת שאלות, אז זה הזמן לענות עליהן עכשיו. לאחר מכן, לאחר משפט המבוא "אני מסתדר טוב", אתה יכול להמשיך למצגת של אירועים, לכתוב על מה שמדאיג אותך.

מכיוון שסגנון התקשורת הוא לא פורמלי, בדיחות, רכילות (הערכה משלך של אירועים או תיאור של דעות של אחרים) ושחזור של מאמר ממגזין אופנה יעזור. במילה אחת, השתמש בכל מה שהופך את הכתיבה שלך למעניינת. אמוטיקונים, שאלות כמו "נו, איך?", "באמת, נהדר?" יחיו מכתב אישי היטב.

נסה להיות כנה. שאל מה שלומו של הנמען שלך, שאל שאלות בתורו כדי להמשיך בהתכתבות. בסיום הביעו את רגשותיכם, כמו "אהבה", "רוצה להיפגש", "מצפים לשמוע" וכו'. הקפד לשים את החתימה שלך (לעיתים קרובות היא מחמיצה בדואר האלקטרוני), אך ייתכן שהנמען לעולם לא ינחש ממי המכתב (לא תמיד ברור בכתובת הדואר האלקטרוני). קרא שוב את המכתב ותקן את השגיאות במידת הצורך. הם בדרך כלל מעצבנים אנשים ומפגינים חוסר כבוד.

איך לכתוב מכתב חצי רשמי

מכתבים חצי רשמייםצריך להיות תמציתי ככל האפשר ולציין את הנושא בצורה ברורה. פשוט והגיוני יתקבל בברכה. במצב רוח רע מכתב טובלא להלחין. ועדיף להוציא את כל הסטות הליריות מהנושא ומהביטוי של רגשות, ולהתמקד בבסיס הראיות (חשוב במיוחד לתלונות).

אני ממליץ לך לכתוב מכתב באמצעות מחשב, ואז להדפיס אותו על גיליון A4 לבן רגיל ולחתום עליו בעט. מותר להשתמש באותיות בכתב יד. במקרה זה, כתוב בצורה קריא ומדויקת, במיוחד את שם המשפחה.

לאחר קריא, קל לקריאה. כיום בארגונים רציניים, מסמכים נרשמים לעתים קרובות באופן אלקטרוני. שם המשפחה שלך (הוא אולי יפה, אבל מורכב) מוכר היטב רק לך. אם במהלך רישום המכתב שלך מוחלפת לפחות אות אחת בשם המשפחה, אז נראה שחיפוש אלקטרוני במאגר מידע ענק לא מוצא את הערעור שלך. ויהיה לכם בעייתי לברר האם הוא רשום בכלל, למרות שבהמשך התשובה עשויה להגיע אליכם.

נהוג לציין את הנמעןבפינה הימנית העליונה של המכתב. אני אתן לך כמה אפשרויות לעזור לך, כולן תקפות. הכל תלוי בהעדפות שלך, והאם אתה יודע את השם יחידה מבניתאו פקידי הנמען:

שירות פדרלי
לעבודה ולתעסוקה

ראש השירות הפדרלי
כזה או כזה
ולגבי. שֵׁם מִשׁפָּחָה

באופן שונה

מינהלת וולגוגרד
מחלקה כזו וכזו - שמה

עורך ראשי
ההוצאה לאור "פשיק"
E.F. קגילובסקי

LLC "פרפולוך"
רואה חשבון ראשי
א.י. קוווצ'ינסקאיה

כל אדם

טוגריקוב ש.מ.
רחוב. Lusnaya, 207, דירה. 1375,
וורונז', 400001

מתחת לנמען כתוב שם משפחה, שם פרטי, פטרונימי, כתובת מלאה למשלוח תשובה בדואר רגיל, עדיף גם למסור מספר טלפון.

אם אתה כבר מגיש בקשה מחדש איפשהו, עליך לציין קישור למספר ותאריך המכתב שהתקבל(אולי כמה). הדבר מקל מאוד על הטיפול בהתכתבות, ובהחלט תקבלו מענה תוך התחשבות בהתכתבויות קודמות בנושא המדובר. כתוב "על מס' (מספרים) מיום 31/08/2014". קישור זה ממוקם בצד שמאל מעל הטקסט, אתה יכול לראות אותו באיור עם תרשים של מרכיבי האות.

אם אתה יודע את שמו של האדם שאליו אתה פונה, אז אתה יכול להתחיל את הטקסט "יקיר...!", ואז אתה צריך לסיים אותו ב"בכבוד,".

אם יש מסמכים תומכים, יש לציין עובדה זו מתחת לטקסט. ואז בעתיד תוכל להוכיח בקלות מה בדיוק שלחת יחד עם המכתב. אילו מסמכים ספציפיים (או עותקים) נשלחים ניתן לציין בטקסט או ישירות בנוכחות יישומים. הוא ממוקם מתחת לטקסט הראשי, למשל:

יישום: עבור 2 ליטר. בעותק 1.

מצורף: עותקים של קבלות תשלום ... ל-2 גיליונות. בעותק 1.

אתה חייב לזכור שאתה תמיד צריך לציין בערעור שלך:

• שם משפחה, שם, פטרונימי,
• הכתובת שלך לשליחת תשובה,
• מספר וחתימה אישית.

אחרת, מכתבך עשוי להיחשב אנונימי. מכתבים כאלה אינם נתונים לשיקול דעת, מה שאומר שלא תקבל תגובה לערעור שלך. הרשויות מחויבות להשיב תוך פרק זמן של לא יותר מחודש ממועד רישום מכתבך.

המכתב חייב להיכתב על ידך בשכפול. אתה יכול לפנות באופן אישי לארגון שאתה צריך. במקרה זה, בשירות הפקידות (מזכיר, משרד או מחלקה משותפת) הקפד לבקש מהעותק שלך של המכתב לשים סימן על הקבלה עם התאריך. עדיף לשים מיד את מספר הרישום, אבל בארגונים גדולים הם עלולים לא לרשום מכתבים מיד בגלל מספרם הרב. לפיכך, די בעת הגשת הבקשה כי עותק המכתב שלך יוטבע בחותמת שם הארגון והתאריך. זה חשוב מאוד אם אתה צריך לעמוד במועד האחרון או מאוחר יותר לאשר את עצם הערעור.

אבל אין צורך ללכת לאנשהו באופן אישי. אולי יהיה לך קל יותר ללכת לסניף הדואר הקרוב. במקרה זה שלח בדואר רשוםעם התראה. ההשפעה תהיה זהה. לאחר זמן מה, תוכל להתקשר לארגון ולברר את גורל מכתבך. ואתה לא יכול להתקשר לשום מקום, רק המתן לתשובה.

אם בסופו של דבר קיבלת ביטול מנוי במקום תשובה מובנת, צור קשר שוב. ברשויות, למשל, עוקבים אחר עובדת פנייה חוזרת באותו נושא. או לכתוב מכתב בצורה של תלונה, אתה יכול לנסות לשלוח אותו לארגון גבוה יותר. גם פניות כאלה זוכות לתשומת לב רבה.

באשר - זהו אחד הנושאים החשובים ביותר בעבודה משרדית והוא ראוי למאמר נפרד שיוקדש לו.

יבגניה סטרייפ

*** אם אתה רגיל לקניות באינטרנט (רכישת בגדים, טלפונים, שירותים, הזמנת מלונות וכו'), אז אתה יכול להחזיר חלק מכספך, למשל, באמצעות שירות זה. זה עובד לי.

תודה שהוספת מאמר זה ל:

יותר מעניין בנושא:

לערך 8 תגובות

מכתב עסקיהוא כלי התכתבות עסקית הממלא תפקיד חשוב בסיום או שמירה על תועלת הדדית ו יחסי ידידותעם שותפים, ספקים, לקוחות, עובדים. מכתב עסקי כתוב היטב מאפשר ליצור תדמית חיובית של הארגון. האתר שלנו מכיל דוגמאות של כתיבה ועיצוב סוגים שוניםמכתבי עסקים.

דוגמאות למכתבים עסקיים

מכתב תודה

מכתב תודה- זהו מכתב עסקי המכיל מילות תודה משום מה: על עבודה מקצועית, שירותים איכותיים וכו'. מכתב תודה יכול להיות מופנה לארגון בכללותו או לאדם ספציפי. זה יכול להיות מכתב תגובה למכתב יוזמה: מכתב ברכות, מכתב הזמנה או מכתב יוזמה שנכתב על ידי יוזמה עצמיתמַהְדֵר. איך לכתוב מכתב תודה מכתב תודה

מכתב תודה למורה

מכתב תודה לגננת הוא מכתב עסקי המביע תודה לגננת על עבודתה המאומצת בגידול ילדים מטעם המנהלת. גןאו הורים לילדים. איך כותבים מכתב תודה לגננת מכתב תודה לגננת זהה לצורת מכתב עסקי רגיל והוא מורכב מהמרכיבים המבניים הבאים: כותרת מסמך. מכיל את התפקיד, שם המשפחה וראשי התיבות של המחנך ב ...

מכתב תודה לרופא

מכתב תודה לרופא הוא מכתב עסקי המביע תודה לרופא על הסיוע שניתן בהחלמה. מכתב תודה נכתב בשם המטופל או קרובי משפחתו של המטופל. איך כותבים מכתב תודה לרופא מכתב תודה לרופא זהה לצורת מכתב עסקי: ראש המכתב הוא השם המלא של הרופא או הרופא הראשי של מוסד הבריאות במקרה דטיב (נכתב לפי הצורך). ערעור - שם הרופא שאליו זה בא לידי ביטוי ...

מכתב תודה על שיתוף הפעולה

מכתב תודה על שיתוף הפעולה הינו מכתב עסקי המביע תודה בשם ראש הארגון לשותפו על אספקה ​​איכותית ובזמן של סחורה, עבודה שבוצעה, שירותים שניתנו. איך כותבים מכתב תודה על שיתוף הפעולה במכתב תודה על שיתוף הפעולה יש את אותם הפרטים כמו מכתב עסקי: כותרת מכתב. כתובים תפקיד, שם משפחה וראשי תיבות של עובד הארגון, אליו מופנים דברי תודה על...

מכתב תודה מהארגון

מכתב תודה מארגון הוא מכתב עסקי המביע הכרת תודה על המשא ומתן המוצלח, הפגישה והזמן, האירוח במהלך נסיעת עסקים וכו'. איך כותבים מכתב תודה לארגון במכתב תודה מחברה יש את הפרטים של מכתב עסקי: כותרת מסמך - שם מלא של פקיד בארגון שאליו מובעת הכרת תודה. ערעור - שמו המלא של פקיד הארגון אליו מופנות דברי התודה....

מכתב תודה להורים

מכתב תודה להורים הוא מכתב עסקי המביע תודה להורים לבוגרי בית ספר או גן על חינוך טובילדיהם, השתתפות פעילה בחיי הקבוצה, הכיתה ו מוסד חינוכי, עוזרים לבית הספר, גן ילדיםוכולי. מכתב תודה נערך בשם המנהל, מחנכת הכיתה, המחנך או המורה הראשי. איך כותבים מכתב תודה להורים מכתב תודה להורים לבוגרים מורכב מהמבנה הבא ...

מכתב תודה לעובד

מכתב תודה לעובד הינו מכתב עסקי המביע תודה לעובד על עבודתו, תרומתו לפיתוח החברה, יחס מצפוני לעבודה וכו'. מכתב תודה נערך בשם ראש הארגון לכבוד אירוע משמעותי כלשהו: יום נישואין, חג מקצועי וכו'. איך כותבים מכתב תודה לעובד מכתב תודה לעובד הוא בעל צורה ומבנה זהה למכתב עסקי רגיל: כותרת מסמך. ב...

מכתב תודה לתלמיד

מכתב תודה לתלמיד או סטודנט הוא מכתב עסקי המביע תודה לתלמיד על הצלחה בלימודים, על פעילות חברתית פעילה, השתתפות בחיי ספורט וכו'. מכתב תודה נערך מטעם מנהל בית הספר, רקטור האוניברסיטה. איך כותבים מכתב תודה לתלמיד, סטודנט הכרת תודה לתלמיד, סטודנט נכתב בכל צורה. נוסח מכתב התודה מכיל מילות תודה לתלמיד, תלמיד. להלן, מתחת לטקסט של המכתב, ...

מכתב תודה למורה

מכתב תודה למורה הוא מכתב עסקי המביע הכרת תודה למורה, מורה בכיתהלעבודה בנושא גידול וחינוך ילדים מטעם מנהל מוסד חינוכי או הורים לילדים-תלמידים. איך כותבים מכתב תודה למורה במכתב תודה למורה יש את הפרטים של מכתב עסקי: כותרת המסמך - היא מציינת את שם המורה שאליו נשלחות דברי התודה. מרכיב מבני אופציונלי של מכתב תודה...

סוגי מכתבים עסקיים

כתב ערבות

כתב ערבות הינו מכתב עסקי שאינו מסחרי המכיל אישור (ערבות) על ביצוע פעולות מסוימות או עמידה בתנאים מסוימים: תנאי ועובדת התשלום עבור המוצרים שהתקבלו, העבודה שבוצעה או השירותים שניתנו, אבטחת איכות, וכו ' במילים אחרות, כתב ערבות הוא דרך להבטיח את מילוי התחייבות על ידי צד לעסקה. ניתן לערוך כתב ערבות בתגובה לכתב תביעה. איך כותבים כתב ערבות טופס ערבות...

כתב ערבות למתן כתובת חוקית

כתב ערבות להפרשה כתובת חוקית- זהו מכתב עסקי המכיל אישור לעובדת כריתת הסכם שכירות עם חברה קיימת או כוונת בעל חצרים שאינם למגורים לשכור אותו לאחר רישום מדינהישות משפטית חדשה. במילים אחרות, היא מבטיחה את הזכות לערוך הסכם שכירות בעתיד. מכתב זה מוגש לרשות הרישום והוא נערך לבקשת השוכר. איך כותבים כתב ערבות עבור...

כתב ערבות לעבודה

כתב ערבות לעבודה הוא מכתב עסקי המכיל ערבות לסיכום חוזה עבודהמעסיק עם עובד. לרוב, יש צורך לספק אותו ל-FMS כאשר עובד עובר למדינה אחרת. איך כותבים טופס ערבות לעבודה כתב ערבותעל העסקה מכיל את הפרטים הבאים: מספר ותאריך המסמך; מקבל המכתב - שם הארגון ושם המלא של הפקיד שאליו הוא ממוען, או הטקסט: ...

מכתב ערבות לתשלום

מכתב הבטחת תשלום הינו מכתב עסקי המאשר את תנאי ועובדת התשלום עבור מוצרים שהתקבלו, שירותים שניתנו או עבודה שבוצעה. כתב ערבות לתשלום יכול להיות מענה לכתב תביעה. איך כותבים כתב ערבות לתשלום חוב טופס כתב ערבות מכיל את הפרטים הבאים: מספר ותאריך המסמך; מקבל המכתב - שם הארגון ושמו המלא של הפקיד שאליו הוא ממוען; כותרת המסמך -...

ניסוח מכתב עסקי

לפני כתיבת מכתב עסקי, חשוב על מה תוצאה סופיתאתה רוצה להשיג: להגדיל את המכירות, להאיץ את תהליך התשלום, להציע שיתוף פעולה, להגיש תביעות, לברך, להזמין ועוד. בהתאם לכך, חבר מכתב עסקי, תוך ניסיון להדגיש את מטרתך ככל האפשר.

עיצוב מכתב עסקי

רישום מכתב עסקי מתבצע על גבי נייר המכתבים של החברה, שעליו יש לציין את שם הארגון, כתובת מיקום, מספרי יצירת קשר, אולי דואר אלקטרוני, אתר אינטרנט, לוגו.

יש להדפיס מכתב עסקי באמצעות שוליים: השוליים השמאליים חייבים להיות לפחות 3 ס"מ (להגשת מסמכים), מימין - לפחות 1.5 ס"מ.

כותרת מכתב עסקי צריכה להכיל את שם החברה הנמענת, תוך ציון השם המלא ותפקידו של הנמען (בפינה הימנית העליונה).

בפינה השמאלית העליונה מתחת לכותרת מכתב עסקי מצוין תאריך הכתיבה ומספר הרישום (יוצא). אם המכתב העסקי הוא מכתב תשובה, אזי יש צורך לציין לאיזה מסמך מכתב זה מגיב.

לפי הצורך, לאחר התאריך והמספר של המסמך, מצוין כותרתו.

מכתב עסקי צריך להכיל פנייה לנמען המכתב.

בסוף המכתב העסקי יש להופיע חתימת השולח (שם מלא, תפקיד, חתימה).

עבור התכתבות עסקית רשמית, טיימס ניו רומן משמש בדרך כלל עם גודל גופן של 12 נקודות ומרווח בודד.

תכונה אינטגרלית של כל עסק היא התכתבות עסקית. העובדים של כל ארגון מתקשרים עם עמיתים ולקוחות, עם ספקים וצרכנים. ככלל, שגרת היום של כל משרד בהחלט כוללת השתתפות בהתכתבות.

בעוד שרוב העובדים בארגונים וארגונים שולחים ומקבלים הודעות רבות מדי יום, לא כולם מקפידים על הנורמות והכללים שנקבעו בעת יצירתם. מסתבר שכתיבת מכתב עסקי בצורה נכונה ונכונה היא לא כל כך פשוטה. ישנן מספר דרישות ודפוסים המיושמים בעולם וקשורים לזרימת עבודה. הם כוללים את הכללים לכתיבת מכתב עסקי, כמו גם את עיקרי העיצוב.

בעת חיבור הודעה לארגון צד שלישי או רק לעמית במחלקה שכנה, עליך להקפיד על סגנון קפדני (למעט התכתבות ידידותית, שאין עליהן הגבלות כאלה). אל תשתמש במילים רגשיות מדי אפילו כדי לתאר את חשיבות העסקה או התענוג של המוצרים שנבדקו. מכתב עסקי צריך להיות ברור, תמציתי ומאופק באופן סביר.

ההודעה צריכה להתחיל עם הנמען. אם הוא מיועד לעובד של ארגון צד ג', עליך בהחלט לציין את שמו, תפקיד הנמען וכן את שמו המלא. במקרה שהמסמך נשאר בתוך החברה, מספיק שם משפחה עם ראשי תיבות (ניתן להוסיף גם את התפקיד שמילא).

מכתב עסקי לארגון צד שלישי צריך להיות כתוב על נייר מכתבים של החברה (ללא קשר אם הוא יישלח בצורה אלקטרונית או בנייר). בהיעדרה, ניתן פשוט לציין את פרטי השולח ב"כותרת" של המסמך.

לפני שתתחיל להרכיב טקסט, עליך לחשוב על המבנה שלו, לזהות את התזות והמטרות העיקריות של הכתיבה. זה יקל בהרבה על תהליך הכתיבה. המכתב צריך להסתיים בחתימה, המציינת לא רק את שם השולח, אלא גם את התפקיד, כמו גם את שם המפעל שהוא מייצג.

בעת הגשת הצעה לקוח פוטנציאליאו שותף בסופו של דבר, אתה בהחלט חייב להביע תודה על שיתוף הפעולה ותקווה לעבודה משותפת נוספת.

בנוסף לכללים הנהוגים בהתכתבות עסקית, יש גם המלצות. לדוגמה, כל מסמך המופנה לאדם מסוים צריך להתחיל במילים "מכובד" בשם המלא, לא בראשי תיבות. אין צורך להשתמש בקיצורים באותיות, למשל, כתוב "uv". או לצמצם את עמדת הנמען, מקום עבודתו.

ניהול מסמכים בינלאומי נחשב לקשה ביותר, שכן לכל מדינה יש ניואנסים משלה של תקשורת, והשפה שבה אתה צריך להתכתב עם שותפים זרים לא תמיד ברורה לכותב המכתב, ולכן עליך להשתמש בשירותי מתרגמים. לפני שפונים לשירותיו של מומחה כזה, יש להבהיר האם הוא יודע לכתוב מכתב עסקי באנגלית, או שמא אנו מדברים על תרגום מילולי בנאלי. אם מתוכנן לשמור על זרימת מסמכים זרים כל הזמן, עדיף להעסיק עובד שיודע מספיק שפה זרהלחבר עליו מכתב עסקי.

באופן כללי, השגת המשימה במובנים רבים תלויה באופן עריכת המסמך ואיך הוא מעוצב. אז בשום מקרה אסור לזלזל בחשיבות הנימוס העסקי בעת תקשורת.