כללי הזהב של הרווארד ומקינזי. עקרון הפירמידה בחשיבה, כתיבה ודיבור עסקית מאת ברברה מינטו. מטרת ספר זה היא לספר לך כיצד להשתמש בעקרון פירמידת קסםלכתוב מסמכים עסקיים ברורים ומובנים. לכתוב משהו בצורה ברורה ומובן פירושה נקיטת שני צעדים. הראשון הוא לקבוע את המטרה, הרעיון המרכזי שברצונך להעביר לקורא, השני הוא לבטא את הרעיון הזה במילים או בכתב.
כאשר אתה יודע את המטרה העיקרית של ההודעה, אתה כמעט לא מתקשה לציין את הבעיה:
אנא השאר היום שני ליטר חלב.
אני אפגוש אותך מחר בשעה 12:30 אצל מריו.
תתקשר לאשתך.
אבל בהחלט תתקלו בקשיים כאשר תצטרכו להציב מספר מסרים שמובילים למסקנה סופית אחת.
« ג'ון קולינס התקשר לומר שהוא לא יוכל להשתתף בפגישה בשעה 3:00. האל ג'ונסון אמר שהוא לא ציפה להיות מוקדם יותר, ואפילו לא מחר, אבל לא לפני 10.30. והמזכיר של דון קליפורד אמר לי שקליפורד לא יחזור מפרנקפורט עד מחר או מאוחר יותר. חדר הישיבות עמוס מחר, אך פנוי ביום חמישי. אז יום חמישי בשעה 11:00 יהיה הזמן הטוב ביותר להיפגש. האם זה מתאים לך?».
המחבר של הערה זו עשה בדיוק מה שרוב האנשים עושים כשהם כותבים. הוא השתמש בתהליך הכתיבה כאמצעי לעזור לו סוף סוף לנסח את מחשבותיו. אכן, כתיבה כדרך לארגון תהליך הרפלקציה היא כלי מתאים מאוד. אבל כתוצאה מכך, אתה מעביר חלק מהנטל על כתפי הקורא, ומאלץ אותו לדשדש בכמה הצהרות חסרות משמעות לפני שהוא מגיע איתך למסקנה הסופית. כמה קל יהיה לנמען המבולבל אם יוכל לקרוא:
« האם נוכל לשנות את מועד הפגישה היום ליום חמישי בשעה 11:00? הזמן הזה מתאים לקולינס וג'ונסון בצורה מושלמת, וגם מאפשר לקליפורד להשתתף בפגישה.».
אבוי, המעבר מהגרסה הראשונה של הפתק לשני פירושו הכפלת כמות העבודה הן עבור המחבר והן עבור המזכירה. אבל רוב האנשים מאמינים שכתיבת הודעות קצרות צריכה להיות ללא מאמץ. אין ספק שהם צודקים. עם זאת, מה קורה אם במקום מסמך של פסקה או פסקה אחת, אתה עוסק במסמך בן שניים או שלושה עמודים? בדרך כלל המחבר של מסמך ארוך מרגיש שהמסמך מסורבל מדי ואינו רוצה לתקן ולחדש אותו. לעתים קרובות מאוד, המחבר פשוט לא בטוח שהוא יודע איך לייעל את עבודתו. הרבה יותר קל, לדעת המחבר, להשאיר את זה לקורא. תן לו איכשהו לפלס את דרכו במערך המחשבות ולהדגיש את מהות המסמך המופנה אליו.
תודה שהורדת את הספר עסק חינםספריית Inwit.Ru
היכרות שמחה!
BBK 65.290-2 M62
תרגום מאנגלית מאת A. Rumyantsev תמיכת מומחה של מועמד למדעי הכלכלה I.B. מאנה
מינטו ב.
M62 כללי הזהב של הרווארד ומקינזי. כללי פירמידת הקסם עבור מכתב עסקי/ פר, מאנגלית. א רומיאנצב. - M .: LLC "Publishing house" ROSMEN-PRESS ", 2004. -192 עמ'. - (רב מכר עסקי בינלאומי).
ספר זה מפצה על היעדר פרסומים ברוסית, על שיטות אוניברסליות לעריכת מסמכים עסקיים משכנעים. הוא מוקדש ליכולת האבודה לבנות באופן הגיוני ומשכנע מערכת טיעונים בכתב ולהציגה ביעילות בפני שותפים עסקיים ועמיתים. מיומנות זו מהווה יתרון שלא יסולא בפז הן עבור קריירה עסקית והן עבור השגת ניצחון במכרזי רכש, המצדיקה השגה משאבים חומריים, ייצוג פרויקטי השקעה. במילה אחת, בכל מקום שדרוש טקסט מורכב בצורה מופתית להצלחה יזמית.
המוזרות של המתודולוגיה של ברברה מינטו היא לקחת בחשבון את היכולות האנושיות האמיתיות של תפיסה ושינון של כל הודעה כתובה. המחבר מייעץ לבנות מערכת רעיונות של כל מסמך בצורה של פירמידה הגיונית של יחסים עם התזה המרכזית בראשה.
הספר יכול להפוך לעוזר שולחני שלא יסולא בפז עבור מגוון רחב של אנשי עסקים משכילים, מיועצים ועד מנהלים בכירים. במדינות רבות, זהו ספר הלימוד הבסיסי לתכניות MBA בחלק הידע והמיומנויות הכלליים.
ISBN 5-353-01533-9 (רוסית)
ISBN 0-273-65903-0
כל הזכויות שמורות. אין להעתיק שום חלק מהספר הזה בשום צורה או בכל אמצעי ללא אישור בכתב מבעל זכויות היוצרים.
זכויות יוצרים © 2002 ברברה מינטו
© תרגום לרוסית.
OOO Publishing House ROSMEN-PRESS, 2004
"אין דבר מעשי יותר מתאוריה טובה"
ברברה מינטו גדלה בקליבלנד, אוהיו. היא התחילה אותה פעילות מקצועיתסיירוס איטון, התעשיין שייסד את תנועת Pugwash של מדעני גרעין. בעבודה עם צוות ועידת Pugwash, ברברה צברה רקורד מוצק של פתרון בעיות בעת דיון בנושאים טכניים ומדעיים מורכבים.
ב-1961 היא עזבה את סיירוס איטון והפכה לסטודנטית בבית הספר לעסקים של הרווארד. ב-1963 היא חזרה לקליבלנד והצטרפה לחברת הייעוץ הבינלאומית McKinsey & Company כיועצת האשה הראשונה של החברה. הבחינו ביכולותיה בתחום ההתכתבות העסקית, ובשנת 1966, על מנת להעלות את רמת הדיווח העסקי בסניף האירופי של החברה, הועברה ברברה ללונדון. כל התיעוד באותה תקופה בוצע על שפה אנגלית. המטה הציע שהשימוש בשפה שאינה שפת אם על ידי יועצים אירופאים בהתכתבות עסקית טומן בחובו קשיים מסוימים.
עם זאת, ברברה הבינה מהר מאוד שהקשיים בהתכתבות עסקית בדיסלדורף ובפריז זהים לקשיים בניו יורק ובקליבלנד. הבעיה הייתה לא לכתוב לפי כללי בית הספר של השפה, אלא לחשוב בבהירות. גילוי זה הוביל אותה להתמקד במבני המחשבה העומדים בבסיס כתיבה ברורה וברורה, ולאחר מכן בפיתוח המחשבות המרכיבות את תוכנו של ספר זה.
ברברה עדיין מתגוררת בלונדון, אבל מאז 1973 היא מנהלת משרד משלה, Minto International. היא מתמחה בהוראת "עקרון פירמידת הקסם" לאותם אנשים שעיקר עיסוקם הוא פעילות עסקית או מקצועית ביותר הדורשת יצירה מתמדת של דוחות מורכבים, דוחות, מזכרים או מצגות.
ברברה קוראת את ההרצאות שלה ברוב המקומות המובילים חברות ייעוץבארצות הברית ובאירופה ובהרבה תחומים חברות רב - לאומיות. היא גם מרצה בהרווארד, סטנפורד, שיקגו, בית הספר לעסקים בלונדון ו אוניברסיטת המדינהניו יורק.
הַקדָמָה
מטרת ספר זה היא לספר לכם כיצד להשתמש בעקרון פירמידת הקסם כדי לכתוב מסמכים עסקיים ברורים ומובנים. לכתוב משהו בצורה ברורה ומובן פירושה נקיטת שני צעדים. הראשון הוא לקבוע את המטרה, הרעיון המרכזי שברצונך להעביר לקורא, השני הוא לבטא את הרעיון הזה במילים או בכתב. כאשר אתה יודע את המטרה העיקרית של ההודעה, אתה כמעט לא מתקשה לציין את הבעיה:
אנא השאר היום שני ליטר חלב.
אני אפגוש אותך מחר בשעה 12:30 אצל מריו.
תתקשר לאשתך.
אבל בהחלט תתקלו בקשיים כאשר תצטרכו להציב מספר מסרים שמובילים למסקנה סופית אחת.
"ג'ון קולינס התקשר לומר שהוא לא יוכל להשתתף בפגישה בשעה 3:00. האל ג'ונסון אמר שהוא לא ציפה להיות מוקדם יותר, ואפילו לא מחר, אבל לא לפני 10.30. ומזכירו של דון קליפורד אמר לו שקליפורד לא יחזור מפרנקפורט עד מחר, אם לא מאוחר יותר. חדר הישיבות עמוס מחר, אך פנוי ביום חמישי. אז יום חמישי בשעה 11:00 יהיה הזמן הטוב ביותר להיפגש. האם זה הולם אותך?"
המחבר של הערה זו עשה בדיוק מה שרוב האנשים עושים כשהם כותבים. הוא השתמש בתהליך הכתיבה כאמצעי לעזור לו סוף סוף לנסח את מחשבותיו. אכן, כתיבה כדרך לארגון תהליך הרפלקציה היא כלי מתאים מאוד. אבל כתוצאה מכך, אתה מעביר חלק מהנטל על כתפי הקורא, ומאלץ אותו לדשדש בכמה הצהרות חסרות משמעות לפני שהוא מגיע איתך למסקנה הסופית. כמה קל יהיה לנמען המבולבל אם יוכל לקרוא:
"האם נוכל לשנות את מועד הפגישה היום ליום חמישי בשעה 11:00 בבוקר? הזמן הזה מתאים לקולינס וג'ונסון בצורה מושלמת, וגם יאפשר לקליפורד להשתתף בפגישה.
אבוי, המעבר מהגרסה הראשונה של הפתק לשני פירושו הכפלת כמות העבודה הן עבור המחבר והן עבור המזכירה. אבל רוב האנשים מאמינים שכתיבת הודעות קצרות צריכה להיות ללא מאמץ. אין ספק שהם צודקים. עם זאת, מה קורה אם במקום מסמך של פסקה או פסקה אחת, אתה עוסק במסמך בן שניים או שלושה עמודים? בדרך כלל המחבר של מסמך ארוך מרגיש שהמסמך מסורבל מדי ואינו רוצה לתקן ולחדש אותו. לעתים קרובות מאוד, המחבר פשוט לא בטוח שהוא יודע איך לייעל את עבודתו. הרבה יותר קל, לדעת המחבר, להשאיר את זה לקורא. תן לו איכשהו לפלס את דרכו במערך המחשבות ולהדגיש את מהות המסמך המופנה אליו.
עד לא מזמן, רק מעטים מהקוראים העמוסים באופן כרוני הביעו את חוסר שביעות רצונם ממסמכים בעלי מבנה גרוע. השאר אילצו את עצמם לתפוס, כי מורכבות ותפיסה לקויה נחשבים סימן אופייניתיעוד עסקי. מסיבה כלשהי, הוא האמין כי יש ללמוד מסמכים כאלה בכאב. למעשה, זה נובע מכך שקוראים עסקיים מקבלים בעצמם את אותה גישה ליצירת מסמכים שלמדו מדפוסים מקובלים, וכעת מעתיקים בשקידה לעיתוניהם את האופן שהושאל מההנהלה.
מעיד על כך, למשל, הצהרת יועץ אחד שהצגתו של חדש מבנה ארגוני חברה גדולההפך לסיפור מייגע בן שעתיים. להערה שלנו הוא השיב:
"לא חשבת על זה שאנשים הגיעו למצגת כשהם יודעים מראש כמה זה יהיה מייגע. הם כבר רגילים לזה".
אולי. אבל בזבוז זמן, מאבק פנימי משעמם עם מסמכים כתובים בצורה גרועה, יש השפעה הרסנית על אדם. כפי שאחד הפרשנים מציין נכון: "המיתוס שאנשי עסקים לא קוראים הוא שטות גמורה. הם קוראים הרבה. אבל מה שהם קוראים הוא לרוב אנאלפביתי לחלוטין".
עבור אנשי עסקים ופקידים טיפוסיים, לימוד איך לכתוב תזכירים ודוחות עסקיים אורייניים ומובנים אין פירושו ללמוד לבחור משפטים קצרים יותר או מילים מדויקות יותר, כפי שמומלץ בדרך כלל. עבורם, לימוד כתיבה הוא למידה להפריד בין תהליך החשיבה, החשיבה על מסמך לבין תהליכי היצירה והכתיבה שלו. גישה זו תעזור גם לך. אתה תכתוב מסמכים עסקיים חכמים ומובנים אם תכריח את עצמך להשלים את החשיבה שלך לפני שאתה יושב וכותב. בגישה זו מתמקד ספר זה.
זה מדבר על איך לארגן את הרעיונות והשיפוטים שלך. על מה הופך מסמך לברור ומה מעורפל, ואיך אתה מבלבל את המוח של הקורא כאשר אתה לא מבצע את הסדר הנכון. לקבוע סדר מתאים זה קודם כל ליצור מבנה ברור שידגיש ויבליט את כל הרעיונות המרכזיים של המסמך, יציג את התפתחותם ויעזור לארגן רעיונות משניים כך שיחזקו ויבליטו את המרכזיים שבהם.
ברור שהיכולת להבליט את הרעיונות העיקריים והמשניים ולהפיץ אותם בטקסט הופכת למיומנות מרכזית. מבוסס על דרישות ההיגיון ובאופן אובייקטיבי מוגבלויותקורא בתפיסה של כמויות גדולות של מידע, אנו ממליצים על מבנה פירמידלי - ומכאן כותרת הספר "עקרון הפירמידה הקסומה".
החלק הראשון של הספר יראה כיצד להשתמש בכללי פירמידת הקסם בתהליך החשיבה על מסמך.
בחלק 2, נראה לך כיצד להשתמש במה שלמדת כדי לנתח באופן ביקורתי...
ניווט מהיר אחורה: Ctrl+←, קדימה Ctrl+→ספר זה מפצה על היעדר פרסומים ברוסית, על שיטות אוניברסליות לעריכת מסמכים עסקיים משכנעים. הוא מוקדש ליכולת האבודה לבנות באופן הגיוני ומשכנע מערכת טיעונים בכתב ולהציגה ביעילות בפני שותפים עסקיים ועמיתים. מיומנות זו מהווה יתרון שלא יסולא בפז הן לקריירה עסקית והן להשגת ניצחון במכרזי רכש, הצדקת קבלת משאבים חומריים והצגת פרויקטי השקעה. במילה אחת, בכל מקום שדרוש טקסט מורכב בצורה מופתית להצלחה יזמית.
המוזרות של המתודולוגיה של ברברה מינטו היא לקחת בחשבון את היכולות האנושיות האמיתיות של תפיסה ושינון של כל הודעה כתובה. המחבר מייעץ לבנות מערכת רעיונות של כל מסמך בצורה של פירמידה הגיונית של יחסים עם התזה המרכזית בראשה. הספר יכול להפוך לעוזר שולחני שלא יסולא בפז עבור מגוון רחב של אנשי עסקים משכילים, מיועצים ועד מנהלים בכירים. במדינות רבות זהו ספר הלימוד הבסיסי לתכניות MBA בחלק הידע והמיומנויות הכלליים.
ברברה מינטו גדלה בקליבלנד, אוהיו. היא החלה את הקריירה המקצועית שלה עם סיירוס איטון, תעשיין שייסד את תנועת Pugwash of Nuclear Scientists. בעבודה עם צוות ועידת Pugwash, ברברה צברה רקורד מוצק של פתרון בעיות בעת דיון בנושאים טכניים ומדעיים מורכבים. ב-1961 היא עזבה את סיירוס איטון והפכה לסטודנטית בבית הספר לעסקים של הרווארד. ב-1963 היא חזרה לקליבלנד והחלה לעבוד בחברת הייעוץ הבינלאומית McKinsey & Sotrapu כיועצת האשה הראשונה של החברה. היכולות שלה בתחום תכתובת עסקיתהבחינו, ובשנת 1966, כדי להגביר את רמת הדיווח העסקי בסניף האירופי של החברה, הועברה ברברה ללונדון. כל התיעוד באותה תקופה היה באנגלית. המטה הציע שהשימוש בשפה שאינה שפת אם על ידי יועצים אירופאים בהתכתבות עסקית טומן בחובו קשיים מסוימים.
עם זאת, ברברה הבינה מהר מאוד שהקשיים בהתכתבות עסקית בדיסלדורף ובפריז זהים לקשיים בניו יורק ובקליבלנד. הבעיה הייתה לא לכתוב לפי כללי בית הספר של השפה, אלא לחשוב בבהירות. גילוי זה הוביל אותה להתמקד במבני המחשבה העומדים בבסיס כתיבה ברורה וברורה, ולאחר מכן בפיתוח המחשבות המרכיבות את תוכנו של ספר זה.
ברברה עדיין מתגוררת בלונדון, אבל מאז 1973 היא מנהלת משרד משלה, Minto Internationals. היא מתמחה בהוראת "עקרון פירמידת הקסם" לאותם אנשים שעיקר עיסוקם הוא פעילות עסקית או מקצועית ביותר הדורשת יצירה מתמדת של דוחות מורכבים, דוחות, מזכרים או מצגות.
ברברה מרצה ברוב חברות הייעוץ המובילות בארה"ב ובאירופה וברבות מהחברות הרב-לאומיות הגדולות ביותר. היא גם מרצה בהרווארד, סטנפורד, שיקגו, בית הספר לעסקים בלונדון ובאוניברסיטת המדינה של ניו יורק.
תודה שהורדת את הספר בספריית העסקים החינמית Inwit.Ru
היכרות שמחה!
BBK 65.290-2 M62
תרגום מאנגלית מאת A. Rumyantsev תמיכת מומחה של מועמד למדעי הכלכלה I.B. מאנה
מינטו ב.
M62 כללי הזהב של הרווארד ומקינזי. כללי פירמידת הקסם לכתיבה עסקית / פר, מאנגלית. א רומיאנצב. - M .: LLC "Publishing house" ROSMEN-PRESS ", 2004. -192 עמ'. - (רב מכר עסקי בינלאומי).
ספר זה מפצה על היעדר פרסומים ברוסית, על שיטות אוניברסליות לעריכת מסמכים עסקיים משכנעים. הוא מוקדש ליכולת האבודה לבנות באופן הגיוני ומשכנע מערכת טיעונים בכתב ולהציגה ביעילות בפני שותפים עסקיים ועמיתים. מיומנות זו מהווה יתרון שלא יסולא בפז הן לקריירה עסקית והן להשגת ניצחון במכרזי רכש, הצדקת קבלת משאבים חומריים והצגת פרויקטי השקעה. במילה אחת, בכל מקום שדרוש טקסט מורכב בצורה מופתית להצלחה יזמית.
המוזרות של המתודולוגיה של ברברה מינטו היא לקחת בחשבון את היכולות האנושיות האמיתיות של תפיסה ושינון של כל הודעה כתובה. המחבר מייעץ לבנות מערכת רעיונות של כל מסמך בצורה של פירמידה הגיונית של יחסים עם התזה המרכזית בראשה.
הספר יכול להפוך לעוזר שולחני שלא יסולא בפז עבור מגוון רחב של אנשי עסקים משכילים, מיועצים ועד מנהלים בכירים. במדינות רבות, זהו ספר הלימוד הבסיסי לתכניות MBA בחלק הידע והמיומנויות הכלליים.
ISBN 5-353-01533-9 (רוסית)
ISBN 0-273-65903-0
כל הזכויות שמורות. אין להעתיק שום חלק מהספר הזה בשום צורה או בכל אמצעי ללא אישור בכתב מבעל זכויות היוצרים.
זכויות יוצרים © 2002 ברברה מינטו
© תרגום לרוסית.
OOO Publishing House ROSMEN-PRESS, 2004
"אין דבר מעשי יותר מתאוריה טובה"
ברברה מינטו גדלה בקליבלנד, אוהיו. היא החלה את הקריירה המקצועית שלה עם סיירוס איטון, תעשיין שייסד את תנועת Pugwash of Nuclear Scientists. בעבודה עם צוות ועידת Pugwash, ברברה צברה רקורד מוצק של פתרון בעיות בעת דיון בנושאים טכניים ומדעיים מורכבים.
ב-1961 היא עזבה את סיירוס איטון והפכה לסטודנטית בבית הספר לעסקים של הרווארד. ב-1963 היא חזרה לקליבלנד והצטרפה לחברת הייעוץ הבינלאומית McKinsey & Company כיועצת האשה הראשונה של החברה. הבחינו ביכולותיה בתחום ההתכתבות העסקית, ובשנת 1966, על מנת להעלות את רמת הדיווח העסקי בסניף האירופי של החברה, הועברה ברברה ללונדון. כל התיעוד באותה תקופה היה באנגלית. המטה הציע שהשימוש בשפה שאינה שפת אם על ידי יועצים אירופאים בהתכתבות עסקית טומן בחובו קשיים מסוימים.
עם זאת, ברברה הבינה מהר מאוד שהקשיים בהתכתבות עסקית בדיסלדורף ובפריז זהים לקשיים בניו יורק ובקליבלנד. הבעיה הייתה לא לכתוב לפי כללי בית הספר של השפה, אלא לחשוב בבהירות. גילוי זה הוביל אותה להתמקד במבני המחשבה העומדים בבסיס כתיבה ברורה וברורה, ולאחר מכן בפיתוח המחשבות המרכיבות את תוכנו של ספר זה.
ברברה עדיין מתגוררת בלונדון, אבל מאז 1973 היא מנהלת משרד משלה, Minto International. היא מתמחה בהוראת "עקרון פירמידת הקסם" לאותם אנשים שעיקר עיסוקם הוא פעילות עסקית או מקצועית ביותר הדורשת יצירה מתמדת של דוחות מורכבים, דוחות, מזכרים או מצגות.
ברברה מרצה ברוב חברות הייעוץ המובילות בארה"ב ובאירופה וברבות מהחברות הרב-לאומיות הגדולות ביותר. היא גם מרצה בהרווארד, סטנפורד, שיקגו, בית הספר לעסקים בלונדון ובאוניברסיטת המדינה של ניו יורק.
הַקדָמָה
מטרת ספר זה היא לספר לכם כיצד להשתמש בעקרון פירמידת הקסם כדי לכתוב מסמכים עסקיים ברורים ומובנים. לכתוב משהו בצורה ברורה ומובן פירושה נקיטת שני צעדים. הראשון הוא לקבוע את המטרה, הרעיון המרכזי שברצונך להעביר לקורא, השני הוא לבטא את הרעיון הזה במילים או בכתב. כאשר אתה יודע את המטרה העיקרית של ההודעה, אתה כמעט לא מתקשה לציין את הבעיה:
אנא השאר היום שני ליטר חלב.
אני אפגוש אותך מחר בשעה 12:30 אצל מריו.
תתקשר לאשתך.
אבל בהחלט תתקלו בקשיים כאשר תצטרכו להציב מספר מסרים שמובילים למסקנה סופית אחת.
"ג'ון קולינס התקשר לומר שהוא לא יוכל להשתתף בפגישה בשעה 3:00. האל ג'ונסון אמר שהוא לא ציפה להיות מוקדם יותר, ואפילו לא מחר, אבל לא לפני 10.30. ומזכירו של דון קליפורד אמר לו שקליפורד לא יחזור מפרנקפורט עד מחר, אם לא מאוחר יותר. חדר הישיבות עמוס מחר, אך פנוי ביום חמישי. אז יום חמישי בשעה 11:00 יהיה הזמן הטוב ביותר להיפגש. האם זה הולם אותך?"
המחבר של הערה זו עשה בדיוק מה שרוב האנשים עושים כשהם כותבים. הוא השתמש בתהליך הכתיבה כאמצעי לעזור לו סוף סוף לנסח את מחשבותיו. אכן, כתיבה כדרך לארגון תהליך הרפלקציה היא כלי מתאים מאוד. אבל כתוצאה מכך, אתה מעביר חלק מהנטל על כתפי הקורא, ומאלץ אותו לדשדש בכמה הצהרות חסרות משמעות לפני שהוא מגיע איתך למסקנה הסופית. כמה קל יהיה לנמען המבולבל אם יוכל לקרוא:
"האם נוכל לשנות את מועד הפגישה היום ליום חמישי בשעה 11:00 בבוקר? הזמן הזה מתאים לקולינס וג'ונסון בצורה מושלמת, וגם יאפשר לקליפורד להשתתף בפגישה.
אבוי, המעבר מהגרסה הראשונה של הפתק לשני פירושו הכפלת כמות העבודה הן עבור המחבר והן עבור המזכירה. אבל רוב האנשים מאמינים שכתיבת הודעות קצרות צריכה להיות ללא מאמץ. אין ספק שהם צודקים. עם זאת, מה קורה אם במקום מסמך של פסקה או פסקה אחת, אתה עוסק במסמך בן שניים או שלושה עמודים? בדרך כלל המחבר של מסמך ארוך מרגיש שהמסמך מסורבל מדי ואינו רוצה לתקן ולחדש אותו. לעתים קרובות מאוד, המחבר פשוט לא בטוח שהוא יודע איך לייעל את עבודתו. הרבה יותר קל, לדעת המחבר, להשאיר את זה לקורא. תן לו איכשהו לפלס את דרכו במערך המחשבות ולהדגיש את מהות המסמך המופנה אליו.
עד לא מזמן, רק מעטים מהקוראים העמוסים באופן כרוני הביעו את חוסר שביעות רצונם ממסמכים בעלי מבנה גרוע. השאר אילצו את עצמם לתפוס, כי