Учет зарплаты на предприятии и многих других важных моментов основывается на первичных документах. Если ведение кадрового учета плохо поставлено, это отражается на работе всех отделов компании.
О всех нюансах его ведения и необходимых документах и пойдет речь в данной статье.
Зачем он нужен?
В любой организации, независимо от количества людей, существует обязательство вести такой учет. Он помогает документально оформить перемещение всего персонала. Для этого необходимо обязательно знать нормативные документы, касающиеся труда. Кроме того, нужно владеть навыками ведения .
Этот вид учета предназначен для необходимости:
- правильно распределять людей в рабочих процессах;
- искать незадействованные резервы;
- вовремя определять и ликвидировать проблемы, касающиеся персонала.
Подробную информацию о данном процессе вы можете почерпнуть из следующего видео:
Как его организовать с нуля: пошаговая инструкция
Перед работником отдела кадров всегда присутствует сложная задача организации такого вида делопроизводства. Для облегчения этого процесса важно для начала составить примерный план работы и определить, с какой последовательностью необходимо действовать:
- Правильным решением будет сначала изучить нормативную документацию.
- Подробно изучив её, производится непосредственная подготовка документооборота. Берутся все учредительные бумаги у руководителя и подробно изучаются. Вся документация должна соответствовать учредительной. У руководителя фирмы важно спросить, какие дополнительные условия он желает внести в распорядок труда. На основании его пожеланий составляются дополнительные необязательные документы.
- Создание документации:
- для начала документально оформляется директор;
- далее составляется и ;
- разрабатывается форма , который заключается со всеми сотрудниками. В него включаются все пункты, которые необходимы организации;
- готовятся остальные важные бумаги и журналы;
- необходимо решить, кто будет отвечать за трудовые книжки. Пока люди официально не приняты на работу, осуществлять их прием будет вынужден руководитель. Соответственно, делается приказ о принятии ответственности за сохранность, заполнение и руководителем;
- после этого начинается официальный прием работников.
- Важно обеспечить хранение всех кадровых бумаг и их использование.
После оформления трудоустройства для кадровика наступают обычные трудовые дни. Каждый день ведется присутствия на работе каждого человека. Раз в год оформляется .
Кадровик обязан заниматься документальным передвижением людей на предприятии, готовя соответствующую документацию. Кроме того, он должен составлять множество других бумаг.
Необходимые документы
Ряд основной документации, используемой кадровым работником:
- Различные приказы о движении сотрудников : , перевод, и многие другие.
- Штатное расписание . Его содержание должно совпадать с данными, указанными в договорах работников. Если что-то не совпадает, это говорит о нарушениях Трудового кодекса РФ. А это, как правило, приводит к наложению штрафов.
- Табель учета рабочего времени .
- Трудовые книжки . Кадровик забирает их при приеме на работу, в них делаются соответствующие записи, при увольнении они возвращаются.
- Правила трудового распорядка внутри организации.
- Трудовые договора . С каждым человеком заключается такой контракт, он служит началом рабочих отношений. Здесь главное проверить правильность составления, наличие всех подписей и дат. Если в условия работы вносятся изменения, например, перевод трудящегося или изменение оклада, обязательно готовится . Они составляются на каждый случай отдельно.
- График отпусков . Самое позднее за две недели до конца года во всех организациях должны быть готовы графики ухода работников в отпуск. Важно составить их так, чтобы одновременный отдых людей не сказался на рабочем процессе отдела или компании в целом.
- Журналы учета . Существует множество журналов, необходимых для учета документов.
- Обязательно ведется . Оно включает в себя: , на работу, листы ознакомления с приказами работодателя, копия удостоверения личности, справка о медосмотре, копии дипломов и военного билета.
- Должностные инструкции . В них содержится подробное описание прав и обязанностей сотрудника.
- Положение по оплате труда и премированию . Регламентирующий , на основании которого производятся все начисления заработной платы.
Существует еще много разной документации, которая тоже присутствуют на предприятиях. Но это уже относится к специфическим документам.
Кто этим обычно занимается?
В основном этот вопрос возникает в маленьких организациях. Обычно этим занимается кадровик, так как ведение этого учета является достаточно сложной задачей. К сожалению, не каждого руководителя можно уговорить на введение в штат такой отдельной должности. В связи с этим, ведением кадров часто занимается главный бухгалтер или сам руководитель по совместительству.
Как правило, это происходит в маленьких фирмах с целью экономии. Да и смысла нет на два-три человека вводить дополнительную единицу в штат. В данном случае схема получается такая: руководитель оформляет работников, а главный бухгалтер начисляет им зарплату. Основным законом, который регулирует отношения сотрудника и работодателя, является Трудовой Кодекс РФ. Именно он определяет права и обязанности обеих сторон.
Автоматизация процесса
Для удобства учета на предприятии руководитель должен позаботиться о внедрении специальной программы. В наше время таких систем большое количество, и все они удобны в обращении.
Широко используемая программа — это «1С: Предприятие» . Она помогает систематизировать данные. Практически все документы печатаются с неё автоматически. Использование автоматизированных технологий упрощает сам процесс ведения учета.
Нюансы у ИП и ООО
Документация всегда должна быть в порядке. Важно правильно её вести и хранить. Существует несколько нюансов, которые важно брать во внимание в данной сфере:
- Если ИП впервые оформляет работника, ему нужно будет пройти процесс регистрации в некоторых территориальных органах в статусе работодателя. А конкретнее — в Пенсионном фонде и Фонде социального страхования. Существуют определенные сроки на такую процедуру:
- 10 дней при оформлении в ФСС;
- 30 дней на постановку на учет в ПФР.
Количество дней отсчитывается с первого дня приема на работу первого человека. Если этого не сделать, организацию ждут крупные штрафы.
- Руководитель должен ознакомлять своих работников со всеми регламентирующими документами под роспись. Для этого заводятся специальные журналы, где сотрудники ставят подпись после того, как прочитали документы. К примеру, расчетный лист организация должна предоставлять каждый месяц лично в руки. В связи с этим, разумно заводить книгу о регистрации их выдачи. Это удобно тем, что в случае возникновения какого-либо конфликта, именно подпись докажет, что документ выдавался.
Возможные санкции за неведение
При отсутствии кадрового учета должностные лица будут отвечать по закону «Об административных правонарушениях». Им предусмотрен штраф:
- на должностное лицо — в размере от 1 до 5 тысяч рублей;
- на юридических лиц — от 30 до 50 тысяч рублей.
Кроме того, возможна приостановка деятельности организации до 90 суток . Если правонарушение повторяется, руководитель может быть подвергнут дисквалификации.
В случае, если организации предстоит проверка контролирующими органами, важно к ней подготовиться. Для этого нужно знать:
- о предстоящей процедуре контролирующие инстанции должны предупредить минимум за трое суток;
- проверка не должна превышать двадцать дней;
- выездную проверку не имеют право проводить без руководителя.
Этот вид учета является главной составляющей любого предприятия. Поэтому его достоверное ведение позволяет обойти большое количество неприятностей.
Чтобы учет всей первичной документации велся на соответствующем уровне, необходима слаженная работа кадрового отдела, от которой зависят многие рабочие процессы предприятия.
Это ведение всей , связанной с учетом средств и передвижением персонала.
От эффективности его построения зависят своевременные выплаты, правильность формирования документации и течение прочих процессов производства.
Важно: залогом бесперебойной и своевременной работы кадрового отдела являются отлично подготовленные специалисты, которые кроме навыков делопроизводства, хорошо знают Трудовое законодательство.
Необходим учетный процесс кадров для реализации следующих целей:
- Правильно распределять работников по процессам;
- Выявлять незадействованные ресурсы;
- Своевременно решать все проблематичные вопросы с персоналом.
Как правильно организовать кадровый учет на предприятии вы узнаете в этом видео:
Какие вопросы решает отдел кадров
Вообще все вопросы относительно работы персонала решает кадровый отдел:
- Прием и увольнение;
- Оформление отпусков и выплат, связанных с ним;
- Начисление поощрений и премий также в их компетенции;
- Формирование штатного расписания. вы узнаете, как составить приказ об утверждении штатного расписания;
- Внесение изменений в рабочий график;
- Прочие рабочие моменты штата.
Особенности кадрового учета
На предприятии каждый этап работы отдела кадров выполняется согласно нормативным актам, условно все виды работ можно разделить на следующие:
- Порядок составления и ведения документации по кадрам;
- Оформление нетрудоспособности;
- Подготовка документов к архивированию;
- Ведение воинского учета в организации;
- Хранение персональных данных каждого из коллектива;
- Начисление страховых взносов.
Весь кадровый документооборот доступно разделить на две ветки:
- По личному составу – личные карточки и все приказы, связанные с каждым работником индивидуально;
- По управлению персоналом – правила внутреннего распорядка, положения об отделах, отчеты по численности работников.
Кроме этого отделом кадров хранятся все документы, являющиеся основанием для издания приказов, а также ведомости и расчетные листы, которые не являются основными, но создают необходимую базу дополнительной документации.
Отсюда вытекает, что основными документами являются:
- Коллективный договор для решения ситуаций, прописанных в нем;
- Должностная инструкция, если часть обязанностей не указана в договоре;
- Положения о зарплате и премирования для решений спорных ситуаций, связанных с выплатами;
- Прочие положения, имеющие отношение к регулированию жизни предприятия.
Как правильно организовать кадровый учет? Организация кадрового учета на фирме
Чтобы начать весь процесс учета делопроизводства необходимо изначально сделать примерный набросок плана работы:
- Перед его составлением следует изучить всю нормативную документацию.
- После чего берутся учредительные документы у руководителя и изучаются, они все должны соответствовать реальным бумагам.
- Далее происходит подготовка документооборота с учетом пожеланий руководителя для создания папки по необязательным бумагам.
- После чего происходит само формирование документации:
- Изначально составляются все документы относительно руководителя;
Важно: это должностное лицо определяют посредством конкурса или на общем собрании соучредителей.
- После чего идет очередь штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка;
Важно: штатное расписание можно формировать согласно унифицированной форме, при этом обязательно следует составить список необходимых на производстве должностей, начиная с руководителя.
- Разрабатывается форма трудового договора, обязательная к подписанию с каждым работником организации;
- Происходит подготовка остальных необходимых документов и бумаг;
- Определяется лицо, ответственное за трудовые книжки – на первых этапах формирования кадрового учета и предприятия приемом и оформлением работников занимается руководитель самостоятельно, исходя из этого, необходимо составить приказ об ответственности директора за прием и сохранность документов;
Важно: только после официального определения ответственного лица начинается оформление работников.
- Необходимо обеспечить хранение и применение кадровых бумаг.
После принятия на работу кадрового сотрудника, всей рутиной по документообороту занимается он – ведение табеля учета рабочего времени, графика отпусков, документальное передвижение людей на предприятии и прочее.
Какие документы относятся к кадровым? Основная документация и ее оформление
Кадровый работник использует ряд необходимых бумаг для грамотного руководства персоналом:
- Различного рода приказы о передвижении сотрудников – прием, увольнение, отпуск, командировка и прочие;
- Штатное расписание, которое обязательно должно совпадать с пунктами о рабочем графике в основном трудовом договоре, в противном случае это будет нарушение договора и приведет к штрафным санкциям;
- Табель учета рабочего времени;
- Трудовые книжки, которые хранятся на предприятии в течение всего периода действия подписанного соглашения, эти документы принадлежат к строгой отчетности, так что каждая фиксируется в специальном журнале, а хранение осуществляется в специальном сейфе;
- Правила внутреннего распорядка;
- Трудовые договора, являются свидетельством заключения трудовых отношений, они составляются с каждым сотрудником индивидуально, на их основании сотрудник официально трудиться согласно пунктам, перечисленным в документе;
- Приложения к договорам составляются по каждому случаю внесения изменений в основные пункты трудовых соглашений;
- формируется ежегодно за 2 недели до окончания года, каждый сотрудник должен с ним ознакомиться, формировать данный документ необходимо грамотно со знанием тонкостей производства, чтобы одновременный отдых 2 – 3 человек не нарушал весь процесс деятельности предприятия;
- Личное дело – обязательно открывается папка для каждого сотрудника, сюда помещается личная карточка, лицевой счет, все подписанные работником приказы руководителя, его заявления и прочие документы, формирующие хронологию действий работника. Данный документ имеет отношение к учетной документации, формируется она в виде папок и журналов, которые прошиваются, на них наклеивается белый квадрат для указания основных реквизитов;
- Должностные инструкции с подробным указанием на права и обязанности работников;
- Положение по оплате труда и премированию является основанием для начисления выплат работникам. По каким правилам оформляется положение о премировании и материальном стимулировании работников ООО читайте .
Кроме этого формируется еще много документов, которыми заведует сотрудник отдела кадров.
Кто имеет отношение к ведению документов
Обычно на крупных предприятиях существует отдел кадров, который и ведет всю документацию, а также упорядочивает ее.
Но на небольших предприятиях на кадровом работнике экономят, так что этим по совместительству занимается, к примеру, главный бухгалтер или секретарь, а приемом и увольнением сотрудников занимается сам руководитель.
Автоматизация кадрового учета
Использование различных компьютерных программ по ведению учета значительно облегчает процесс, в данный момент их достаточно много.
Конечно, актуальная, это «1С: Предприятие», которая позволяет автоматически печать документы, и автоматизировать весь процесс, но существует и ряд других программ, которые гораздо моложе и прогрессивнее.
Кадровое администрирование и кадровый учет. Нюансы у ИП и ООО
При принятии работника на предприятие и ввода кадрового учета, каждая форма хозяйствования имеет свои особенности, к примеру, ИП при первичном приеме работника обязательно должны стать на учет в статусе работодателя:
- В ФСС – 10 дней с момента приема первого работника;
- В ПФР – в течение месяца с момента приема работника.
Если превысить это количество дней для оформления, предприятие ожидают штрафные санкции.
При этом руководитель обязан получать роспись от работников за ознакомление с нормативными документами, для этого целесообразно заводить журнал.
Санкции за отсутствие кадрового учета
Важно: предприниматель, работающий сам на себя, имеет право не заводить учет кадров.
Если отсутствует кадровый учет на предприятии или в организации предусмотрен штраф:
- Для должностного лица от 1 000 до 5 000 рублей;
- Для юрлица от 30 000 до 50 000 рублей.
Кроме этого работу предприятия могут приостановить на 90 дней. Если предусматривается проверка, то:
- Она не может быть неожиданной, о ней предупреждают за 3 суток;
- Проводиться она также ограниченное время – 20 дней;
- Выездная комиссия должна осуществляться только с участием руководителя.
Заключение
Кадровый учет, согласно действующему законодательству, является неотъемлемой частью любого бизнес-процесса, недопустимо осуществление деятельности предприятия, в котором работают штатные сотрудники без подобного учета, так как каждое сотрудничество должно закрепляться нормативными актами с фиксированием любых в нем изменений.
Правила организации и ведения кадрового учета – смотрите тут:
Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.
Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.
Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.
Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.
Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.
Главные детали в контроле на бумаге
Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.
С какой целью осуществляется
Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.
Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.
Кадровое делопроизводство - это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.
Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:
- оформление приема на работу;
- внутреннее перемещение работников;
- увольнение;
- регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
- организация трудового процесса;
- иные.
Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.
Его основные цели представлены в таблице:
| Направление кадровой работы | Выполняемые задачи |
| Учетно-контрольное | прием, учет, увольнение персонала. |
| Планово-регулятивное | подбор, перемещение, адаптация работников. |
| Отчетно-аналитическое |
|
| Координационно-информационное |
|
| Организационно-методическое |
|
| Документальное |
|
В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.
Законодательная база
Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.
Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:
- Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
- унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
- Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
- Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
- Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
- Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
- Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
- Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
- Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
- Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
- Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
- Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
- Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
- инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.
Обязательные документы
ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.
К ним относятся:
| Устав | Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава. |
| Правила распорядка труда (далее - Правила) |
|
| Инструкция о защите персональных данных |
|
| Положение об охране труда | Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда. |
| График сменности | Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя. |
| Бумаги по нормированию труда | В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм. |
Нормативные акты
После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится .
Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.
В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.
На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.
Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.
Документ должен включать следующие позиции:
- сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
- данные паспорта сотрудника;
- должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
- перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
- сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
- рабочий график, оплата переработки;
- причины для прекращения действия договора и иные условия;
- подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.
Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.
Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля
Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:
| Подготовка необходимого | Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг. |
| Оформление руководителя | Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя. |
| Назначение ответственного за кадровую работу | В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ. |
| Составление внутренних актов | Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»). |
| Документирование приема персонала | На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка). |
| Заполнение трудовых книжек | В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе. |
Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.
Как ведётся учёт
Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.
Для этого необходимо сделать следующее:
- разработать внутреннюю нормативную базу;
- подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
- произвести штатную расстановку;
- подготовить трудовые соглашения;
- разработать формы по личному составу;
- оформить карточки Т-2;
- утвердить бланки заявлений для сотрудников;
- подготовить внутренние приказы.
Все кадровые действия должны подтверждаться . Их перечень закрепляется в нормативных актах.
Дополнительные моменты
Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.
Штатное расписание и отпуска
Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).
- список структурных подразделений и должностей;
- количество единиц штата по каждой должности;
- оклады, надбавки по должностям;
- фонд зарплаты организации.
Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.
Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.
График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.
График включает следующие реквизиты:
- название подразделения;
- наименование должности;
- ФИО и табельный номер труженика;
- число дней отпуска;
- даты ухода в отпуск по плану и факту;
- основание переноса отпуска, предположительная дата.
За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.
Оформление сотрудников
Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.
Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:
- регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
- ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
- оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
- выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
- оформление и регистрация приказа в книге учета;
- заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
- передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.
При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.
К необходимым бумагам относятся:
- распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
- кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
- карточки Т-2;
- трудовые;
- соглашения;
В прочие обязательные бумаги входят следующие:
- штатное расписание;
- положение по ОТ;
- журнал регистрации командировок;
- правила внутреннего распорядка;
- прочие.
Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.
После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.
Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.
Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.
Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.
Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.
Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.
Часто задаваемые вопросы
Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:
| Порядок восстановления | Процедура не отражена в законодательстве.
Обычно она состоит из следующих шагов:
|
| Особенности у ИП с наемными работниками | Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию.
Договор заключается в несколько этапов:
|
| Ведение на малом предприятии |
|
| Упрощение учета на микропредприятиях | Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2019 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию. |
Итак, организация на предприятии кадрового делопроизводства - сложная процедура. Она требует детального изучения нормативной базы и отслеживания всех изменений. Грамотное построение кадрового учета способствует построению трудовых отношений в рамках законодательства. Для подготовки кадровика работодатель может воспользоваться услугами специализированных компаний.
Кадровый учет необходим на любом предприятии независимо от формы собственности, деятельности и количества сотрудников. Для его грамотного и квалифицированного ведения нужно хорошо ориентироваться в трудовом праве, отслеживать изменения в законодательстве и обладать навыками в сфере кадрового делопроизводства.
Что такое учет кадров и для чего он нужен?
Неотъемлемой частью деятельности каждой компании является кадровый учет. Он представляет собой регламентируемую законодательством работу по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации.
Кадровая деятельность подразумевает оформление:
- приема сотрудников;
- увольнения;
- горизонтальных (перевод между подразделениями) и вертикальных (например, карьерный рост) передвижений;
- командировок;
- больничных листов;
- табеля рабочего времени;
- отпусков (любого вида - ежегодного, без содержания, по беременности и др.);
- личных карточек на каждого сотрудника и т. д.
А также к учету кадров относится:
- ведение воинского учета;
- регламентация трудовых отношений;
- создание и регистрация различных приказов и распоряжений (например, о приеме на работу, поощрении работника и т. п.);
- организация труда и другие моменты.
Вся документация оформляется только согласно требуемым нормам и правилам. Некоторые формы унифицированы, другие устанавливаются на самом предприятии.
Грамотная организация кадрового учета решает многие проблемы и задачи компании. Конечно, нюансов существует тысячи, но есть основные моменты, которые применимы к каждому предприятию.
Как организовать и кому поручить ведение кадрового учета?
Способов организации учета несколько. Все зависит только от особенностей предприятия и от того, какой выбор сделает руководитель. Самые распространенные варианты:
Создать целый кадровый отдел, если в компании работает много народу
А когда штат маленький, то можно нанять одного специалиста. Достоинства этого способа в том, что работа организовывается руководителем так, как ему нравится и регулируется, и контролируется по его собственным принципам.
Минусы тоже существуют: трудно проверить профессионализм принимаемого специалиста, поэтому имеется риск, что на работу будет принят не совсем компетентный кадровик.
Придется тратить время и деньги на обучение или искать другого сотрудника.
Преимущества этого варианта организации учета в том, что если человека порекомендовали, то (возможно) он действительно справляется с работой, то есть он был проверен в деле. Конечно, с таким кадровиком нужно обговаривать условия работы, чтобы они устраивали обе стороны.
Поручить кадровое дело бухгалтеру или хорошему секретарю
Плюсы: Это экономит время и деньги. То есть, нет необходимости подбирать кадровика, и отсутствуют расходы на ведение учета.
Недочеты: главная проблема при выборе такого способа - это то, что сотрудники выполняют дополнительную работу после основной, что приводит к ошибкам, промахам, пробелам и элементарному отсутствию необходимых документов. И, конечно, здесь важны профессиональные знания по теме кадрового учета. И если у того же секретаря они присутствуют, то риск осложнений в данном случае сводится к минимуму. И наоборот.
Доверить кадровый учет аутсорсинговой организации
Хорошо: вся кадровая деятельность ложится на плечи аутсорсинговой компании, которая берет на себя такую ответственность на основании договора. Кроме того, что по кадровым вопросам оказывается постоянная, непрерывная помощь, выбор такого способа существенно сокращает расходы.
Минусы: нужно выбрать хорошо зарекомендовавшую себя, серьезную компанию, а также необходимо наладить взаимодействие, создать концепцию работы со специалистами, которые будут трудиться вне офиса.
Руководителю осталось только выбрать наиболее удобный и подходящий для него способ ведения кадрового учета, взвесив все «за» и «против» каждого метода.
Должностные функции кадрового работника
На кадровика накладываются в соответствии с инструкцией и трудовым соглашением следующие обязанности:
Это неполный перечень обязанностей кадрового работника, требования приведены примерные. Их может быть больше перечисленного (или меньше), но в общей сложности именно этими навыками и умениями надо обладать кадровому специалисту.
Кадровый учет: какие документы необходимы?
В норме на каждом предприятии необходимо наличие таких видов документов, касающихся личного состава:
- распорядительные (приказы личные и производственные);
- подтверждающие трудовую деятельность;
- информационно-расчетные;
- внутренняя переписка;
- журналы контроля и регистрации.
Некоторые кадровые документы в обязательном порядке должны быть на предприятии. К ним относятся:
ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка);
Все документы хранятся определенное количество лет. Регламентируются:
- статьей или разделом Трудового кодекса;
- постановлением Госкомстата;
- Федеральным Законом и другими положениями.
Если чего-то (инструкции, приказа и т. д.) нет в наличии, то нужно будет данный факт исправить. Вообще, один из принципов работы кадровика - своевременность. Она очень облегчает трудовые будни и даже придает юридическую силу некоторым актам. Это на самом деле очень важно - не запускать текущие дела. Иначе они имеют обыкновение нарастать, как снежный ком.
Организация учета кадров: как вести, с чего начать?
Устроившись на новое место кадровиком для начала нужно провести ревизию обязательной документации. Если окажется (а так бывает), что некоторые важные бумаги из перечня отсутствуют, то их необходимо восстановить. За один день провести такую работу, конечно, не удастся.
Поэтому следует выделить наиважнейшие позиции и начать с них. Проверить на наличие и грамотность в оформлении (а если нужно исправить или составить новый документ): штатное расписание, график отпусков, трудовые договоры, приказы, записи в трудовых.
Завести журналы учета трудовых договоров, приказов по персоналу. Создать книгу регистрации трудовых книжек. Разобраться в личных карточках (Т-2). Провести работу с локальными нормативными актами.
Главное, вовремя оформлять все текущие документы. Работать, опираясь на Трудовой кодекс и правила делопроизводства. И не уничтожать бумаги по личному составу. Время их хранения утверждено Росархивом («Перечень…» от 06.10.2000).
Все документы учета нужны для прозрачности трудовых отношений. Кадровая система устанавливает нормы и принципы, которые обеспечивают стабильностью работников организации, а администрации создают удобные условия для управления персоналом.
Автоматизация учета - 1С: преимущества работы с программой
Вести кадровый учет, тем более в крупной компании - это невероятно ответственная и огромная по своему объему работа. А ведь здесь ошибки недопустимы! Но на сегодняшний день существует способ автоматизировать деятельность кадровиков, что позволяет значительно облегчить и упростить работу отдела, наладить деятельность, существенно снизив риск появления ошибок.
При помощи программы 1С можно вести учет согласно законодательным требованиям. В базе обеспечивается надежное хранение нужной информации по работникам. По мере ее накопления появляется возможность построения различных отчетов, которые могут помочь в анализе работы и разработке новых направлений. Например, отчеты могут быть такие:
- показатель текучести кадров;
- статистика по персоналу;
- движение работников и т. п.
Программа помогает решать практически все проблемы и задачи учета кадров. Руководитель предприятия, благодаря 1С, имеет возможность получать сведения о положении дел в данном отделе, проводить анализ и принимать правильные управленческие решения. А также автоматизация позволяет синхронизировать деятельность нескольких служб компании (бухгалтерия, кадры, расчетный отдел), что улучшает эффективность работы, а также создает все условия для своевременных выплат зарплат.
Чтобы провести налоговый аудит, прочтите статью: все секреты выбора специалиста по аудиту налогов.
Заключение
Итак, подведя итоги, можно отметить следующее:
- Кадровый учет является важнейшей частью работы любого предприятия.
- Для организации ведения учета есть несколько способов. Выбор за руководителем.
- Должностные обязанности кадрового работника определяются инструкцией и трудовым договором.
- Существует список документов, касающихся кадровой работы, которые обязательно должны присутствовать в каждой компании. И начинать свою трудовую деятельность в отделе кадров следует с проверки именно этих документов.
- Вести учет гораздо проще, если он автоматизирован.
Кадровый учет - это стержень для нормальной и эффективной работы любого предприятия. Поэтому к его ведению нужно подойти со всей ответственностью.
Вконтакте
Кадры любого предприятия являются его главной ценностью и ключевым ресурсом. Поэтому организация грамотного процесса кадрового учета - важная составляющая работы, которая требует компетентности и глубокого знания действующего законодательства РФ.
Правильно подобранные сотрудники отдела кадров станут гарантией сведения к нулю ошибок и защиты прав всего коллектива. Об особенностях ведения кадрового учета и основных ошибках работодателей - читайте далее.
Понятие кадрового учета
Кадровый учет - это комплекс процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений между работодателем и работником. Данный механизм обязательно присутствует в любой компании, независимо от ее штатной численности и организационно-правовой формы.
В обобщенном виде кадровый учет включает в себя следующие мероприятия:
- формирование личных дел работников;
- расчет и , и иных выплат;
- составление , и учет рабочего времени;
- оформление больничных листов, заявлений и справок по месту требования;
- сдача периодической отчетности в налоговые органы;
- составление и контроль за соблюдением ;
- подготовка кадровых приказов;
- ведение соответствующей документации по ;
- работа по и оценке работников;
- соблюдение правил нераспространения личных данных сотрудников компании.
В соответствии с Трудовым кодексом РФ каждая организация должна иметь следующую документацию:
- Штатное расписание.
- Личные карточки работников.
- Заключенные и дополнительные соглашения к ним.
- График отпусков.
- Положение о порядке защиты и обработки персональной (личной) информации работников.
- Приказы и заявления сотрудников (о , предоставлении и другое).
- Правила трудового распорядка (внутри организации).
- Трудовые книжки всех работников.
Организация ведения кадрового учета
Наиболее распространенными способами ведения кадрового учета в организации являются:
Создание отдела кадров или прием на работу специалиста по кадрам (HR-менеджера)
Главным плюсом этого способа кадрового делопроизводства является возможность организации в соответствии со своими принципами и требованиями, так сотрудник находится непосредственно в компании.
Возложение обязанностей по ведению кадрового учета на секретаря или бухгалтера
В условиях кризиса и необходимости экономии часто встречается ситуация, когда один сотрудник совмещает обязанности секретаря, бухгалтера, кадрового специалиста и даже юриста. Такой работник, как правило, специализируется в какой-то одной области, и, соответственно, не совсем компетентен в остальных.
А это чревато возможными ошибками и ответственностью руководства компании, что приводит к лишним издержкам - временным и материальным.
Передача функций кадрового учета аутсорсинговой компании
Организационная работа, управление кадрами, их обучение и подбор находятся в ведении сторонней аутсорсинговой компании, являющей специалистом своего дела. На рынке функционирует множество профессиональных сотрудников и организаций, с которыми заключается договор по оказанию соответствующих услуг кадрового учета.
Каждый из приведенных выше вариантов имеет свои плюсы и минусы. Каким именно способом будет вестись кадровый учет и кто непосредственно будет им заниматься, решает руководство организации, учитывая численность персонала, ее оборот и внутреннюю политику.
Особенности ведения
Иногда работникам требуется получить копию табеля учета рабочего времени. В соответствии с ТК работодатель обязан выдать такой документ.Но в соответствии с законами о защите персональных данных полностью копия может быть выдана только с согласия всех записанных там работников. Поэтому выдается выписка из табеля, в которой приводятся только данные на заявителя
Основные ошибки, которые допускают работодатели и сотрудники кадрового учета
В процессе ведения кадрового учета могут быть допущены ошибки, которые приведут к и перед проверяющими органами. Типичными ошибками кадрового учета являются:
Ошибки при работе с личными делами
Личное дело каждого сотрудника формируется с момента его принятия на работу и до увольнения. Наиболее распространены следующие ошибки при ведении личных дел:
- в личном деле нет обязательных документов;
- нарушен порядок документов;
- личные дела отсутствуют (не оформляются);
- не проводится сверка в установленные сроки;
- вместо личного листка учета кадров заполнена ;
- в дело включены документы, которые не должны входить в его состав;
- сотрудники кадровой службы не соблюдают порядок передачи личных дел сторонним лицам и организациям.
Правильное формирование личных дел персонала позволяет обеспечить лучшую сохранность документов и оперативный доступ к ним.
Ошибки при оформлении трудового договора
Ошибки, допускаемые работодателем при , зачастую приводят к серьезным последствиям в процессе разрешения трудовых споров. Типичными ошибками в данном случае являются:
- трудовой договор заключается в одном экземпляре;
- трудовой договор не зарегистрирован, отсутствует даты регистрации;
- отсутствуют подписи на трудовых договорах;
- не прописаны обязательные сведения и/или условия;
- отсутствуют письменные трудовые договоры с работниками;
один экземпляр трудового договора не получен лично работником, либо - отсутствует отметка о получении;
- не определены сроки действия договора;
- не обозначены условия приема на работу с при его наличии;
- не указан конкретная величина заработной платы сотрудника, не установлены сроки выплаты и место получения зарплаты, режим работы и продолжительность отпуска.
Ошибки ведения трудовых книжек
Здесь основная масса ошибок связана с порядком заполнения трудовой книжки. Наиболее распространенные ошибки:
- не оформлена расписка при получении трудовой книжки от сотрудника компании;
- приказом не назначено лицо, несущее ответственность за ведение, учет, выдачу и хранение трудовых книжек;
- раздел сведений о работнике не дополнен при получении сотрудником образования более высокого уровня;
- нарушена порядковая нумерация записей;
- содержатся не все записи о работе (в том числе о переводах);
- отказ в оформлении трудовых книжек студентам, совмещающим работу и обучение;
- при выдаче дубликата не делается пометка «дубликат»;
- неправильно внесены исправления в разделе сведений о работе;
- ненадлежащим образом ведется или отсутствует книга учета движения трудовых книжек и к ним;
- не заполнен раздел сведений о работнике при оформлении вкладыша;
- отсутствует подпись работника в разделе сведений о работнике;
- в разделе сведений о работе не содержится полное наименование работодателя;
- уволенному сотруднику почтой направляется трудовая книжка без письменного заявления работника о такой просьбе.
Трудовая книжка - основной документ любого работника, отражающий его трудовой стаж в течение всей профессиональной деятельности. Поэтому нужно свести к минимуму возникновение возможных ошибок и нарушений при оформлении и ведении данного документа.
Каждая из ошибок может крайне негативно сказать на руководстве организации и привести к серьезным последствиям . Поэтому функции кадрового учета рекомендуется возлагать на грамотных и компетентных специалистов, отлично разбирающихся в действующем законодательстве и требованиях проверяющих органов, или же довериться профессиональным аутсорсинговым компаниям.