Обозначения в табеле учета рабочего времени осуществляются с помощью буквенных или цифровых кодов. Способ заполнения зависит от режима работы организации методом сплошной регистрации явок, неявок или методом фиксации отклонений. Порядок ведения первичного учетного документа закрепляется во внутренних нормативных актах предприятия.
Из этой статьи вы узнаете:
- как использовать буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени;
- какие условные обозначения в табеле учета рабочего времени применяются.
Буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени
Обозначения в табеле учета рабочего времени относятся к информации о фактически отработанном времени в текущем месяце каждым работником. При этом применяются две формы:
Не пропустите: главная статья месяца от эксперта практика
Пять советов про сменный график, когда неясно, как оформить табель.
- типовая форма бланка №Т-12 предназначена для учета рабочего времени и расчета оплаты при ручной обработке данных.
- при автоматизированном способе обработки рекомендуется применять табель формы № Т-13.
Оба бланка утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года №1. Организации коммерческого типа могут использовать формы табеля, разработанные в индивидуальном порядке на основании статей 7 и 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письма Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.
В муниципальных организациях применяют форму табеля учета рабочего времени № 0504421 , воспользовавшись указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года за номером 1.Рекомендации по внесению обозначений в табеле учета рабочего времени формы № 0504421 отражены в приказе Минфина РФ от 30 марта 2015 года за номером 52н.
ОКУД 0504421. Табель учета использования рабочего времени
Обратите внимание: при ведении табеля учета рабочего времени в электронном виде нет необходимости заполнять специальную форму № Т-13 на бумажном носителе. Достаточно заверить табель электронной цифровой подписью.
Обозначения в табеле рабочего времени проводятся с помощью цифровых, буквенных кодов, установленных для соответствующей формы. Возможно использование собственных кодов, утвержденных приказом организации.
Обозначение в табеле учета рабочего времени в 2017 году методом сплошной регистрации и отклонений от рабочего графика:
- при сплошной регистрации явок и неявок в табеле отмечают каждый день месяца в отдельной графе. Под кодовым или буквенным обозначением указывают количество отработанных сотрудником часов.
- при регистрации отклонений отмечают опоздания, неявки и сверхурочно отработанные часы. Верхняя строка предназначена для указания кодов, нижние строки оставляют пустыми. Такой способ фиксирования применяют только при стандартном неизменном рабочем дне или смене.
Обозначение отпуска в табеле
Порядок обозначения отпуска в табеле учета рабочего времени зависит от вида отпуска:
- Буквенное обозначение «ОЖ» в табеле расшифровывается как отпуск по уходу за ребенком. Цифровой код 15.
- Указание «ДО» в табеле обозначает отпуск без содержания, предоставленный по согласованию с работодателем. Цифровое обозначение 16.
- Буквенный код «ОД» в табеле учета рабочего времени обозначает отпуск дополнительный оплачиваемый, предоставляемый ежегодно. Цифровое обозначение 10.
Сотрудники могут получить отпуск по беременности и родам, ежегодный оплачиваемый отпуск, учебный, предоставляемый для сдачи сессии. Обозначение в табеле учета рабочего времени будет иметь свой буквенный и цифровой код.
Унифицированную форму Т-12 заполняют:
- методом внесения в графы 2 и 3 сведений о работнике: ФИО, должность, табельный номер;
- в 4 графе указывается буквенный или цифровой код явки, неявки на работу;
- в 5 графе фиксируется количество дней, часов за половину месяца;
- В 6 графе количество общих дней и часов за весь месяц.
Форма № Т-12. Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
Унифицированную форму Т-13 заполняют методом дополнительного внесения сведений об оплате труда в графы 7-9. В оставшихся графах фиксируют сведения о причинах неявок, опозданий, прогулах.
Форма № Т-13. Табель учета рабочего времени
Скачайте документы по теме:
Условные обозначения в табеле учета рабочего времени
Условное цифровое и буквенное обозначение в табеле учета рабочего времени в 2017 году позволяет зафиксировать характер работы каждого сотрудника в течение календарного месяца:
- работа, осуществляемая в дневное время: буквенный код «Я», цифровой (01);
- работа в ночь: буквенный код «Н», цифровой (02);
- работа нерабочие праздничные дни или в выходные: буквенный код «РП», цифровой (03);
- работа, выполняемая сверхурочно: буквенный код «С», цифровой (04);
- вахта: буквенный код «ВМ», цифровой (05);
- служебная командировка: буквенный код «К», цифровой (06);
- отпуск основной, предоставляемый ежегодно: буквенный код «ОТ», цифровой (09);
- отпуск дополнительный, предоставляемый ежегодно: буквенный код «ОД», цифровой (10);
- отпуск по беременности и родам: буквенный код «Р», цифровой (14);
- отпуск по уходу за ребенком: буквенный код «ОЖ», цифровой (15);
- отпуск без содержания, предоставляемый работнику по разрешению работодателя: буквенный код «ДО», цифровой (16);
- временная нетрудоспособность с назначением пособия: буквенный код «Б», цифровой (19);
- временная нетрудоспособность без назначения пособия: буквенный код «Т», цифровой (20);
- прогул: буквенный код «ПР», цифровой (24);
- выходные и нерабочие праздничные дни: буквенный код, цифровой «В» (26);
- неявки по невыясненным причинам (до момента выяснения обстоятельств): буквенный код «НН», цифровой (30);
- прогул: ПР (24);
- выходной или нерабочий праздничный день: В (26);
- время простоя по вине работника: ВП (33);
- невыход на работу в связи с исполнением государственных или общественных обязанностей: Г (23);
- дополнительный оплачиваемый отпуск в связи с обучением: У (11);
- повышение квалификации с отрывом от работы: ПК (07).
Пометки в табель вносит лицо, ответственное за ведение первичного документа учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени разрешено заполнять с обозначением только букв или цифр. При допущении ошибки одной чертой зачеркивают неверную информацию, сверху пишут верную и указывают дату исправления (основание: статья № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6.12 2011).
Каждое структурное подразделение заполняет отдельный табель учета рабочего времени. Не позднее 1 и 15 числа ежемесячно первичный отчетный документ передают в бухгалтерию для проведения расчета по начислению заработной платы.
Условные обозначения в табеле позволяют быстро заполнить форму первичной учетной документации на бумажном или электронном носителе. Важность точной фиксации рабочего времени используется не только для начисления зарплаты. Документ предназначен для формирования отчетности по статистическим данным.
С помощью табеля легко проследить соблюдение трудового режима, установленного работодателем. После заполнения документ подписывает ответственное лицо и руководитель структурного подразделения.
Обозначения в табеле учета рабочего времени в 2017 году не изменились. В соответствии с действующим законодательством, ведение табеля доверяется табельщикам или уполномоченным лицам. Небольшие компании делегируют выполнение этой обязанности специалисту кадровой службы или руководителю подразделения. Полномочия отражают в трудовом договоре и вносят в должностную инструкцию сотрудника.
Обозначение прогулов в табеле учета рабочего времени фиксируется буквенным кодом ПР или цифровым 24. О произошедшем инциденте необходимо сообщить руководству организации. Если в дальнейшем выяснится, что неявка сотрудника была согласована с администрацией, код исправляют на «А», по причине болезни на «Б».
Табель учета рабочего времени. Прогул
Учебный отпуск обозначение в табеле
Обозначение в табеле учета рабочего времени учебного отпуска обозначается буквенным кодом «У» или цифровым 11. Посещение лекций, сдача промежуточных или государственных экзаменов, написание диссертации, дипломной работы требует времени. Если сотрудник трудоустроен не по совместительству, руководство обязано предоставить учебный отпуск и оплатить его.
Учебный отпуск предоставляется сотрудникам, получающим первое высшее или специальное образование.
- справку-вызов необходимо предъявить в отдел кадров;
- письменное заявление подать на имя руководителя.
Табель учета рабочего времени с условными обозначениями 2017 заполняют в соответствии с действующими правилами. Если на предприятии условия труда относятся к нормальным, срок хранения документов первичного учета составляет 5 лет. При учете рабочего времени персонала, выполняющего обязанности во вредных или опасных условиях, табель передают в архив и хранят 75 лет.
Обозначение больничного в табеле учета рабочего времени
Обозначение больничного 2017 в табеле учета рабочего времени фиксируется буквенным кодом «Б» или цифровым 19. Код проставляется в первой половине строки табеля. При подаче документа учета в бухгалтерию необходимо просчитать количество отработанных дней или часов, исключая время, когда сотрудник находился на больничном.
Если сотрудник болел во время отпуска:
- обозначения в табеле учета рабочего времени проводятся с использованием буквенного кода «ОТ», цифрового 09;
- выходные дни в период отпуска не отмечают, расчет производится в календарных, а не в рабочих днях;
- отпуск продлевается, в табеле делается пометка «ОТ».
Работодателю необходимо учитывать, на основании ст. 124 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск может быть продлен или перенесен на другое время. Продлить отпуск из-за болезни нельзя автоматически. Только на основании заявления сотрудника отпуск может быть перенесен на другое время.
Для того чтобы понять, какой вид времени (работа, выходной, праздник и т.д.) отражен в табеле рабочего времени, используют определенные коды – буквенные или цифровые. Буквенные используются чаще, поскольку визуально они более информативные.
Табель учета рабочего времени: обозначения в 2018 году
Унифицированные условные коды можно найти в бланке табеля Т-12.
Все обозначения в табеле условно можно разделить на две группы:
- Коды, которые обозначают вид рабочего времени, когда работник исполнял свои должностные обязанности;
- Коды, которыми обозначаются периоды отсутствия сотрудника на рабочем месте.
Поскольку в настоящее время использовать унифицированные бланки табелей необязательно, то и коды предприятие может установить самостоятельно. Можно также дополнить унифицированный список своими кодовыми обозначениями.
Обратите внимание! Если предприятие устанавливает какие-то свои коды, это обязательно должно быть отражено в локально-нормативных документах.
Условные обозначения в табеле учета рабочего времени
Большинство предприятий пользуется все же унифицированными буквенными обозначениями в табеле, поскольку они наиболее удобны в использовании и предусматривают практически все ситуации.
Коды для обозначения рабочего времени
Для обозначения рабочего времени используются следующие коды:
- «Я» – обозначает выполнение работником должностных обязанностей в нормальном рабочем режиме;
- «Н» – часы работы с 22-00 до 6-00, то есть работа ночью;
- «РВ» – выход на работу в выходные и праздники;
- «К» – нахождение работника в командировке, независимо от того, рабочий это день или праздничный;
- «С» – часы сверхурочной работы, в случаях, когда переработку можно определить только по итогам месяца проставляется только в итоговых колонках табеля;
- «РП», «ВП» и «НП» – обозначают простой в табеле учета рабочего времени: по вине работодателя, работника и по обстоятельствам, независящим от воли сторон соответственно.
Это наиболее часто использующиеся коды.
Коды для обозначения отсутствия работника
Для обозначения времени, когда человек не исполняет свои должностные обязанности, используют следующие буквенные обозначения:
- «В» - выходные дни и праздники, когда работник отдыхал;
- «Б» и «Т» – в табеле обозначают временную нетрудоспособность, оплачиваемую и неоплачиваемую соответственно;
- «ОТ» – продолжительность ежегодного оплачиваемого отдыха (отпуска);
- «ОД» в табеле обозначает дополнительный отпуск, который оплачивается;
- «Р» – данным кодом обозначается больничный, который дается женщине в связи с беременностью и родами;
- «ОЖ» в табеле – расшифровка этого кода означает отпуск, предоставляемый для ухода за ребенком;
- «У» и «УД» – учебные отпуска, оплачиваемый и за свой счет соответственно;
- «ДО» – обозначает отпуск за свой счет, то есть без начисления оплаты;
- «ПР» – прогул, установленный в ходе проведения служебного расследования;
- «НН» в табеле – расшифровка этого кода обозначает отсутствие работника по неизвестным причинам. Как правило, он впоследствии заменяется на одну из вышеперечисленных причин неявки на рабочее место.
Подробнее нужно рассмотреть такой вид времени отсутствия человека на рабочем месте как отгул. Обозначение в табеле для него не установлено. Оно будет зависеть от того, как документально оформлен отгул.
Дело в том, что такое понятия как отгул в ТК РФ отсутствует, по умолчанию этим термином обозначаются следующие виды отдыха:
- Предоставление дня отдыха в удобное для работника время, в случае, когда он работал в свои выходные (обозначается кодом «В»);
- Один день, предоставляемый работнику за свой счет (обозначается кодом ОД);
- Невыход сотрудника на рабочее место по договоренности с работодателем, только по заявлению, без отражения в табеле (будет отражаться буквой «Я»). Хотя данный случай идет вразрез с трудовым законодательством.
Для того чтобы установить какой вид времени отражен в табеле используют буквенные коды. Их можно найти в унифицированном табеле Т-12. Работодатель не обязан их использовать, а может утвердить свои условные обозначения.
Работодатель обязан вести учет приходов и уходов наемных лиц, кроме этого, он должен ставить отметки о причинах их отсутствия. Каждая из них имеет свое условное обозначение, которое позволяет в сокращенном виде проставлять информацию в соответствующие ячейки.
Заполненный табель учета рабочего времени является основанием для начисления з/п или иных выплат, поэтому его ведение должно быть корректным и соответствовать установленным нормам.
Учет рабочего времени обязателен, это правило прописано в статье 91 ТК РФ. Обязанность по ведению учета возлагается на работодателя. Рабочее время подсчитывается для того, чтобы определить выработана ли работником норма. В случае переработки он должен получить денежную компенсацию или отгул, а при недоработке не сможет рассчитывать на получение установленной заработной платы в полном объеме.
Учитываются рабочие часы несколькими основными способами:
- Поденно.
- Недельно.
- Суммировано.
Поденный учет производится в том случае, если наемное лицо имеет строго установленный график, трудится на полную ставку и выходит на работу в указанные часы, имея при этом одинаковую продолжительность смены. Недельно считают время в том случае, если человек трудится на условии неполной занятости и имеет скользящий график работы. Условием такого подсчета является одинаковое количество рабочих часов в неделю. Суммированный подсчет позволяет применять тот и другой метод одновременно в зависимости от необходимости и учитывать часы, отработанные вразнобой.
Табель учета рабочего времени
Для систематизирования учета в организациях ведутся специальные табели. Они предназначаются для отражения фактической ситуации наличия или отсутствия наемных лиц. Табель учета рабочего времени – это пустой бланк, в который ежедневно вносится информация об отработанных часах, выходных, праздниках, отпусках, больничных и иных моментах, на каждого работника в отдельности.
В России ТК установлено, что человек должен трудиться 40 часов в неделю при условии, что он работает пять дней еженедельно либо 36 часов при шестидневке. Эти нормы должны выполняться неукоснительно, хотя у нанимателей и не всегда есть возможность выполнять норму понедельно, но в совокупности за месяц или квартал должно выходить нужное количество часов.
Табель позволяет решить ряд вопросов:
- Контролировать трудовую дисциплину.
- Нормировать длительность трудовой недели.
- Подсчитывать общую длительность сверхурочных работ и своевременно, а главное, в полном объеме компенсировать их.
- Учитывать выход в выходные и праздники.
Каждый из финансовых показателей считается по отдельным формулам и схемам, поэтому и требует различных отметок в бланке.
Основное назначение документа
Табель учета рабочего времени — многофункциональный документ при всей простоте самого бланка и способа его ведения.
Основное назначение бумаги состоит в том, чтобы следить за тем, чтобы установленное количество часов по закону и графику было работником отработано. Однако, помимо этой важной цели, документ выполняет и иные функции.
Табель имеет такое дополнительное назначение:
- Позволяет получать и обрабатывать данные о том, сколько часов отдельным сотрудником было отработано.
- Дает возможность подсчитывать, сколько фактического времени было затрачено на работу, выходные, простои, нетрудоспособность, отпускные периоды и иное.
- Разрешает контролировать соблюдение установленных трудовых режимов.
- Допускает регистрацию прогулов без причины и по вине нанимателя.
- Предоставляет возможность удобно подсчитать причитающееся за отработанное время вознаграждение.
Кроме всех вышеуказанных функций, этот документ дает возможность не только с ходу оценить трудовую ситуацию, но и составить статистические отчеты по труду.
Общие правила ведения
Заполненный табель учета рабочего времени, на первый взгляд, не вызывает никаких вопросов, однако при внесении в него сведений первично у заполняющего могут возникнуть проблемы. Документ требует учета множества нюансов.
Начнем с того, что каждому работнику следует в обязательном порядке присваивать табельные номера. Этот номер присваивается не только самому человеку, но и тому рабочему месту, которое он занимает. То есть если сотрудник работает на основном месте работы и попутно совмещает иную должность, то он должен быть оформлен как совместитель и получить еще один табельный номер. Это позволит учитывать его два раза в бланке и начислять ему зарплату за две должности, а не за одну.
Отметки о неявках первично ставятся исключительно по имеющейся информации, но затем указанные данные должны быть подтверждены документально. Если документ-подтверждение отсутствует, то данные исправляются на фактически имеющиеся.
При увольнении сотрудник исключается из числа учитываемых на следующий после расторжения договора месяц. При приеме на работу нового человека он должен быть включен в бланк в том месяце, в котором фактически начал выполнять свои трудовые функции.
Унифицированные формы
Госкомстатом были разработаны унифицированные бланки, которые позволяют легко и быстро вносить сведения об отработанном времени. Таких форм всего две:
- Т-12.
- Т-13.
Они имеют различное предназначение, хотя по информативности идентичны. Унифицированная форма Т-12 позволяет заполнять сам бланк вручную. Для этого документ просто распечатывается или приобретается, а затем заполняется помесячно. Форма т-13 разработана и внедрена для специального электронного учета. Она подразумевает наличие автоматизированных проходных, которые считывают сведения о входящих и выходящих и проставляют время и даты таких посещений. Дополнительно в программу вносятся сведения об отсутствии.
Представленные унифицированные формы подходят далеко не для всех работодателей. Они позволяют учитывать рабочие часы в тех организация, которые имеют повременную оплату труда. Если имеет место сдельная система начисления заработка, то следует разрабатывать собственные бланки. При их разработке ориентироваться можно на уже имеющиеся образцы, которые дополняются по необходимости иными графами и ячейками.
Правила заполнения
Заполнение документа производится с учетом особых правил. Бланк всегда ведется в одном экземпляре, а данные вносятся фактически дата в дату.
Рассмотрим поэтапное внесение информации в бланк:
- Название организации.
- Структурное подразделение, если в компании ведется более одного бланка одновременно.
- Номер документа. Нумерация начинается в начале календарного года и обнуляется по его окончании.
- Дата составления – последний день отчетного периода.
- Месяц учета.
- Порядковый номер строки.
- ФИО работника в развернутом виде.
- Табельный номер.
- В 4, 5, 6, и 7 графах должны отмечаться фактические явки и неявки.
- В 8-й графе проставляется количество отработанных дней.
- Далее идет разбивка по часам – сколько всего отработано, из них ночных, сверхурочных, выходных и праздничных.
- 14-я графа указывает общее количество неявок за отчетный период.
Табель подписывается сперва ответственным лицом, которое его составляло, затем начальником структурного подразделения, итоговой является подпись руководителя отдела кадров.
Обозначения в табеле
Наибольшее количество ошибок при ведении табеля фиксируется при заполнении граф об отработанном времени.
Связано это с тем, что многие путаются какой именно код поставить в том или ином случае, хотя сам бланк и содержит информацию о наиболее встречающихся аббревиатурах. Кроме общепринятых значений, разрешается вводить и свои личные условные обозначения, главное применять их системно и по итогу не запутаться с учетом.
Фактически отработанные часы отображаются в табеле следующим образом (буквенный код/цифровой код):
- Дневное время – Я/01.
- Ночные смены – Н/02.
- В дни календарных выходных и официальных праздников – РП/03.
- Сверхурочно отработанное время – С/04.
- Вахта – ВМ/05.
- Дни командировки – К/06.
Приведенные таблицы условных обозначений приводят два значения для каждого случая цифровой и буквенный. Какой из них использовать решает сам работодатель.
Отпуск
Обозначение отпуска в табеле предполагает использование специальных кодов, которые меняются в зависимости от вида оформленного отдыха.
Вот как в табеле прописывается отпуск:
- Ежегодно предоставляемый очередной отдых – ОТ/09.
- Дополнительные отпускные периоды – ОД/10.
- Допотпуск, выделенный на обучение с сохранением средней заработной платы – У/11.
- Дополнительные дни для учебы неоплачиваемые – УД/13.
- Декретный отпуск по беременности и родам – Р/14.
- Декретный для ухода за новорожденным – ОЖ/15.
- Административный отдых по согласования с нанимателем – ДО/16.
- Дни без сохранения зарплаты, предоставляемые по закону – ОЗ/17.
- Ежегодный допотпуск, который выдается без оплаты – ДБ/18.
Разнообразие отпускных отрезков должно правильно обозначаться в бланке, ведь каждый из них оплачивается по-разному.
Прогул
Прогуливать работу нельзя, такое действие влечет за собой негативные последствия в виде выговора или даже увольнения. Однако это не отменяет саму возможность такого явления. Прогул в табеле необходимо отметить так – ПР/24.
Но существуют и иные невыходы, которые хоть и не являются выходными или отпуском, но тем не менее не означают самовольного отсутствия. Они должны указываться так:
- Вынужденные прогулы по причине признания увольнения или перевода на иное рабочее место незаконными – ПВ/22.
- Отсутствие на работе по причине исполнения государственных обязанностей – Г/23.
- Отстранение от труда с выплатой пособия – НО/34.
- Недопущение к работе без оплаты – НБ/35.
- Приостановка выполнения своих обязанностей по причине задержки зарплаты – НЗ/36.
- Забастовка – ЗБ/29.
Прогул может ставиться в табель, только если есть доказательства данного факта, обычно это делается после того, как подписан комиссионный акт или дана объяснительная прогульщиком. А до выяснения обстоятельств следует временить и проставить НН или 30, что означает невыявленную причину отсутствия.
Больничный
Больничный в табеле проставляется сперва авансом. Обычно, когда работник заболевает, он оповещает об этом работодателя, хотя законодательно такая норма и не установлена, но практикуется в превалирующем количестве случаев. Наниматель зная, что работник болеет ставит букву Б или цифру 19. Такой код означает, что время нетрудоспособности является подтвержденным бюллетенем и будет оплачено. Удостоверить этот факт можно только после передачи листа нетрудоспособности в бухгалтерию. Предоставить больничный можно только после его закрытия, поэтому, сколько бы ни болел человек, все эти дни ставится Б или 19.
При выходе человека с больничного он подает бюллетень и после того, как он проверен на подлинность, шифр либо подтверждается, либо проставляется иной код. Если бюллетень был фальшивым, то ставится прогул. Но может быть и такое, что бланк настоящий, но оплате не подлежит. Так бывает, если пациент имел нарушения больничного режима и получил соответствующие отметки. В этом случае ставится Т или 20, а оплата не начисляется.
Кто ответственен за ведение учета
Ответственность за табелирование может возлагаться на разных работников, все зависит от количества наемных лиц, работающих в организации. На крупных предприятиях наблюдаются следующие структуры ответственности:
- Каждое подразделение имеет своего назначенного специалиста, который ведет учет в течение отчетного периода.
- Все табели стекаются к одному ответственному лицу, которое проверяет сведения и правильность заполнения. Это может быть кадровик, экономист, инженер-учетчик.
- Проверенные данные передаются в бухгалтерию для начисления заработной платы.
В организациях малого формата табелирование ведется сразу кадровым служащим, секретарем или даже бухгалтером.
Ответственность за отсутствие учета
Обязанности по ведению специализированного табелированного учета налагаются официально с прописанием их в должностной инструкции или даже в трудовом контракте.
Отвечать за неправильное введение информации или даже полное их отсутствие будет ответственный работник. Законодательные нормы предусматривают административные наказания.
При классификации выявленной провинности как нарушение закона о труде и охране труда КоАП в статье 5.27 предусматривает штраф:
- От одной до пяти тысяч рублей виновным должностным лицам.
- Такая же сумма штрафа или приостановление деятельности на срок до 90 дней индивидуальным предпринимателям.
- От тридцати до пятидесяти тысяч юридическим лицам.
Первично выявленное нарушение может повлечь лишь предупреждение, но вот повторное уже грозит указанными штрафами.
Образцы документов
Вам это будет интересно
указывается не всегда одинаково. Конкретный код зависит от основания оформления такого отпуска. В нашем материале рассмотрены все вопросы по отражению отпуска без содержания в табеле.
Отпуск без сохранения зарплаты в табеле: общие правила
Заполнять табель учета рабочего времени (далее — табель УРВ) — одна из обязанностей работодателя (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Бланки табелей УРВ (№ Т-12 и № Т-13) утверждены Госкомстатом России (постановление от 05.01.2014 № 1). Для их заполнения используются условные обозначения, приведенные на титульном листе утвержденного бланка № Т-12: буквенные или цифровые шифры (на выбор).
Есть 2 шифра для обозначения отпуска без сохранения заработной платы в табеле УРВ:
Указание иных периодов отдыха без сохранения ЗП
Среди условных обозначений есть еще несколько, использующихся при отражении отпуска без сохранения в табеле . Их следует применять в строго определенных случаях, при этом нельзя путать с вышеперечисленными обозначениями.
Буквами «УД» (или числом 13) отражается нахождение сотрудника в учебном отпуске, не подлежащем оплате (ч. 2 ст. 173, ч. 2 ст. 174 ТК РФ).
Шифр «ДБ» (или же число 18) ставится, если работник ушел в дополнительный ежегодный неоплачиваемый отпуск. Его не следует путать с перечисленными в ч. 2 ст. 128 ТК РФ отпусками, на которые сотрудник вправе претендовать каждый год. О таком виде отдыха законодательство упоминает:
- в ст. 263 ТК РФ (отпуск для работников, ухаживающих за детьми, если он установлен коллективным соглашением);
- п. 3 ст. 8 закона РФ «О статусе Героев…» от 15.01.1993 № 4301-1 и ч. 2 ст. 6 закона «О предоставлении социальных гарантий Героям…» от 09.01.1997 № 5-ФЗ (для граждан, имеющих особые заслуги перед страной — героев труда, кавалеров орденов Славы и т. д.);
- ч. 7 ст. 18 закона «О добровольной пожарной охране» от 06.05.2011 № 100-ФЗ (для добровольных пожарных).
Отдельное обозначение буквами «НВ» используют, если трудящийся предпочел дополнительные неоплачиваемые выходные вместо повышенной оплаты в случаях, когда такой выбор ему предоставлен законом (например, за сверхурочный труд — ст. 152 ТК РФ).
Отражаем отпуск без содержания в часах в табеле учета рабочего времени
Для обозначения длительности «обязательного» отпуска за свой счет используются календарные дни (ч. 2 ст. 128 ТК). Но в случае с неоплачиваемым отдыхом по согласованию с работодателем (ч. 1 ст. 128 ТК) указание на способ его исчисления отсутствует, а длина определяется соглашением сторон. Поэтому допустимо оформить сотруднику такой отпуск без сохранения зарплаты в часах.
Очень важно при этом правильно заполнить табель УРВ, иначе могут появиться трудности при переводе часов отпуска в календарные дни. В свою очередь, учет календарных дней отдыха за свой счет в пределах рабочего года важен при определении момента возникновения права на ежегодный отпуск, подлежащий оплате.
В графе табеля за соответствующий день нужно отразить сразу 2 факта:
- нахождение сотрудника на работе с помощью кода «Я» (или цифрами — 01) с указанием часов;
- нахождение его в отпуске без содержания с помощью кода «ДО».
Таким образом, обозначение отпуска без содержания в табеле УРВ зависит от конкретной ситуации. Заполнять табель правильно очень важно, ведь в случае выявления нарушений работодателю и виновным сотрудникам грозят штрафы.
Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011 в статье 9 предусматривает для коммерческих предприятий свободный выбор форм первичной документации, начиная с 2014 года. Для фиксации действий служащих на рабочем месте используются формы Т-12 и Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004).
Согласно статье 91 Трудового кодекса РФ (ч. 3 ст. 91), бюджетная организация обязана фиксировать продолжительность времени труда сотрудников на рабочем месте. Для этого разработана обязательная форма (код по ОКУД 0504421), на основании которой происходит начисление заработной платы. При заполнении нужно использовать условные обозначения в в 2019 году.
Что обозначают сокращения
Код в документе по фиксации продолжительности труда сотрудников на рабочем месте необходим для корректного заполнения регистра. Для этого приняты буквенные обозначения в табеле учета рабочего времени, они указаны в статье, содержащей методические рекомендации к Приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Например, обозначение в табеле учета рабочего времени Т-13 для прогула — «П». А буквы «ДО» — это отпуск без сохранения заработной платы. Все условные обозначения табеля мы собрали в таблице.
| Коды в табеле учета рабочего времени Т-13 с 2019 года | Расшифровка |
|---|---|
| А | Неявки с разрешения администрации |
| Б | Временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам |
| В | Выходные и нерабочие праздничные дни |
| Г | Выполнение государственных обязанностей |
| К | Служебные командировки |
| Н | Работа в ночное время |
| О | Очередные и дополнительные отпуска |
| ОВ | Дополнительные выходные оплачиваемые дни |
| ДО | ОТ за свой счет |
| Р | Р в табеле (расшифровка) — отпуск по беременности и родам |
| ОЖ | ОО в табеле (расшифровка) — отпуск по уходу за ребенком |
| П | Прогул |
| С | Часы сверхурочной работы |
| НН | Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) |
| ВУ | Выходные по учебе |
| ОУ | Учебный дополнительный отпуск |
| ПК | Повышение квалификации с отрывом от производства |
| ЗН | Замещение в 1-3 классах |
| ЗП | Замещение в группах продленного дня |
| ЗС | Замещение в 4-11 классах |
| РП | Работа в выходные и нерабочие праздничные дни |
| Ф | Фактически отработанные часы |
| ЛЧ | Код для указания часов сокращения труда работникам |
Можно ли использовать свои сокращения и расшифровки
Многие специалисты интересуются, можно ли добавить свои коды для табеля учета рабочего времени 2019.При необходимости предприятие вправе самостоятельно дополнить принятые сокращения (согласно статье Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н).
Например, для обозначения отпускного периода должен быть проставлен код «О» — очередные и дополнительные отпуска или «ОР» — по уходу за ребенком. Для удобства и разграничения видов отпусков специалисты вводят в обозначение «ДО», что означает отпуск за свой счет, в табеле учета рабочего времени обозначение достаточно часто используется. Или «КР» — перерыв на кормление ребенка.
При введении дополнительных значений необходимо издать приказ об утверждении обозначений, закрепив, таким образом, новые коды и их расшифровки движений служащих на рабочем месте в локальных нормативных документах.
Заполняем документ с использованием кодов
В бюджетных организациях применяется только унифицированная форма, утвержденная в статье Приказа Минфина РФ от 30.03.2015 № 52Н. Заполняется форма 0504424 двумя способами:
- Методом сплошной регистрации явок и неявок — отмечается каждый трудовой и выходной день в отчетном месяце. Проставляется код и количество отработанных на месте часов.
- Методом фиксации отклонений — заносятся только отклонения от установленного режима. Отмечаются неявки, сверхурочные, опоздания, отпуска и т. п. Форма 0504424 предусматривает при заполнении только буквенный код.
Выбор методологии составления формы определяется кадровой и организации. Расшифровки кодов, а также способ заполнения документа необходимо закрепить в локально-нормативных положениях учреждения.
Заполненная форма 0504421, помимо данных о фактически отработанных на месте часах, предусматривает только буквенные коды (Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н).
Необходимо помнить основные правила заполнения документа:
- Форма 0504424 открывается ежемесячно, за 2-3 дня до начала расчетного периода.
- Изменение списочного состава (фамилия, должность, режим работы) вносятся в форму на основании приказов по личному составу.
- В форме 0504424 в верхней половине строки регистрируются отклонения от нормального использования рабочего времени. Фиксируются часы, в нижней половине клетки — условные коды отклонений.
- В случае если у работника за один рабочий день два вида отклонений, то запись вносится через дробь, где числитель дроби — код, а знаменатель — часы работы. К примеру, код Н/2 означает, что работник отработал ночью 2 часа. В случае более двух отклонений, необходимо ввести дополнительную строчку на этого сотрудника и отразить отклонение в документе.
- Если в форме 0504424 внесены ошибочные данные, то оформляется корректирующий документ. Он создается с учетом всех изменений, сроков и в порядке, утвержденным учреждением.
- В строке «Вид» указывается: при первичном заполнении — цифровой код «0», при корректировке, начиная с единицы, проставляется код «1», «2» и т. д.
Кто должен вести
Документ заполняет ответственное лицо, назначенное приказом либо по всей организации, либо по отдельным подразделениям (кафедрам, отделам, факультетам и т. п), в зависимости от структуры и кадровой политики.