En cualquier organización, las cartas constituyen la mayoría de la documentación entrante y saliente. Hay muchos tipos de estos documentos y para cada uno de ellos existen una serie de reglas de ejecución. Dado que las cartas son el tipo de documentación de gestión más común, es extremadamente importante saber redactarlas correctamente.
De este artículo aprenderás: El formato correcto de las cartas es el éxito de toda la empresa.Se consideran cartas comerciales (u oficiales) aquellas que sirven para comunicar la empresa con estructuras externas. Además, incluso después de que se haya llegado a algún acuerdo verbal entre el jefe de la organización y un socio comercial o cliente, las reglas de etiqueta prevén la confirmación de este acuerdo. Esto, a su vez, ya puede considerarse una garantía.
Tipos de cartas comerciales1. Informativo: creado para transmitir cierta información.
Por funciones desempeñadas
1. Iniciativa: se dividen en las que requieren respuesta y las que no requieren respuesta. Ejemplos: solicitud, queja, aviso, recordatorio, .
2. Cartas de respuesta.
Basado en el destinatario
1. Regular: generalmente se envía a un solo destinatario.
2. Circulares: aquellas que un remitente envía a varios destinatarios.
Según la forma de salida.
El texto de una carta comercial bien redactada consta de: apelación, partes introductoria y principal y conclusión.
Apelar.Esta es la parte más importante a efectos de comunicación. Por lo tanto, gracias a la forma de dirección elegida correctamente, no solo puede atraer la atención del destinatario, sino también establecer el tono general para una comunicación posterior. Si la carta no está dirigida a una persona específica, se puede omitir la dirección; en otros casos, se acostumbra utilizar fórmulas de lenguaje estándar, por ejemplo, "¡Estimado Sergei Ivanovich!", "¡Señor Presidente del Gobierno!" La apelación está escrita en el medio de la línea.
Parte introductoria.Al comienzo de la carta, es necesario indicar los motivos y motivos de su redacción; a menudo es necesario confirmar la información con referencias a documentos y hechos de terceros; Si es necesario indicar referencias, se deberá hacer en la siguiente secuencia: título del acto, autor, fecha, número de registro, título.
Parte principal.En la parte principal indican objetivo principal letras. Esta parte describe en detalle los eventos necesarios, proporciona evidencia o analiza la situación.
Conclusión.En conclusión, se acostumbra sacar conclusiones en forma de solicitudes, propuestas, negativas u opiniones. Se cree que una carta de servicio sólo puede contener una parte final. Como regla general, terminan con expresiones estándar, por ejemplo, "Espero una mayor cooperación", "Con los mejores deseos". La fórmula de cortesía se coloca antes del atributo "firma" y está separada de la posición por una coma.
Al enviar al autor es importante tener en cuenta aspectos como:- el grado de conocimiento y la naturaleza de la relación con el destinatario;
- la posición pública del destinatario y su relación con la posición del autor;
- la situación en la que se produce la comunicación: su formalidad o informalidad;
- etiqueta y estándares adoptados en una empresa en particular.
Formato de carta, muestra:
Formatear letras según GOSTLas cartas de servicio deben redactarse en formularios especiales en formato A4 o A5, según el tamaño del texto. Se permite no utilizar formularios sólo en los casos en que los autores sean varias empresas al mismo tiempo.
Los requisitos para los formularios de letras, así como la composición de las piezas y las reglas de diseño, se encuentran en GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentación unificada. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación."
En general, las empresas tienen derecho a desarrollar formularios de cartas de forma independiente, ya que el GOST especificado es naturaleza consultiva, sin embargo, la implementación de sus disposiciones indica alta cultura trabajar con documentos en la organización. Para algunas organizaciones, GOST R 6.30-2003 es obligatorio: por ejemplo, autoridades federales Las autoridades ejecutivas siempre deben consultar esta norma.
01 - emblema del estado Federación Rusa;
02 - Escudo de armas de una entidad constitutiva de la Federación de Rusia;
03 - Emblema o marca registrada de la organización (marca de servicio);
04 - Código de organización;
05 - Número de registro estatal principal (OGRN) entidad legal;
06 - un numero de identificacion contribuyente/código de motivo de registro (TIN/KPP);
07 - Código de formulario;
08 - Nombre de la organización;
09 - Información de referencia sobre la organización;
10 - Nombre del tipo de documento;
11 - Fecha;
12 - Número de registro;
14 - Lugar de compilación o publicación;
15 - Destinatario;
16 - Sello de aprobación;
17 - Resolución;
18 - Título del texto;
19 - Marca de control;
20 - Texto del documento;
21 - Marca sobre la presencia de la solicitud;
22 - Firma;
23 - Marca de aprobación;
24 - Aprobación de visas;
25 - Impresión de sello;
26 - Marca en la certificación de la copia;
27 - Marca sobre el intérprete;
28 - Nota sobre la ejecución del documento y su envío al expediente;
29 - Marca de recepción del documento por parte de la organización;
30 - Identificador de copia electrónica.
Formatear una carta según GOST, muestra:
Formatear una carta con un archivo adjunto, muestra:
La correspondencia comercial implica el uso de un estilo de comunicación comercial oficial. Su peculiaridad radica en el hecho de que los participantes suelen ser personas jurídicas que deben cumplir reglas de comunicación bastante estrictas adoptadas en la organización (o varias organizaciones).
Hay varios requisitos que se aplican a este tipo de comunicación.
Estandarización de la presentación. Hoy en día existen muchos términos, frases especiales y fórmulas específicas de la correspondencia comercial. Su uso le permite reducir significativamente el tiempo de preparación y los diseños listos para usar le ayudan a evitar perder el tiempo buscando términos adecuados para una situación particular. La estandarización facilita significativamente la percepción de cualquier texto y optimiza todo el proceso de flujo de documentos.
Tono neutro. La moderación y el rigor a la hora de escribir cartas es la norma en la comunicación oficial. Un tono neutro implica una ausencia casi total de palabras expresivas o cargadas de emoción. La información es de carácter puramente oficial; por ello es necesario excluir del texto, por ejemplo, palabras con sufijos diminutivos o interjecciones. Puede haber un subtexto emocional presente, pero debe ocultarse detrás de un tono de presentación neutral.
Precisión y falta de ambigüedad en la redacción. El destinatario debe comprender e interpretar claramente el significado del material que se le dirige. La precisión del texto, por regla general, depende directamente de la estructura compositiva correctamente construida y de la ausencia de errores lógicos. La carta de servicio debe estar claramente pensada.
Concisión. Gracias a este requisito, el autor podrá reducir significativamente la extensión de todo el documento. La concisión de la presentación es, ante todo, la eliminación de la redundancia verbal, el uso económico. medios lingüísticos, ausencia de repeticiones innecesarias e información adicional.
Aplicación de fórmulas lingüísticas. Las plantillas, muy utilizadas en la correspondencia comercial, son una parte integral de ella. Así, para incentivar la acción, se suelen utilizar las siguientes fórmulas: “Les pedimos que consideren la cuestión...”, “En confirmación de nuestro acuerdo...”. A menudo, las fórmulas lingüísticas son elementos jurídicamente significativos del texto, sin los cuales éste no tendrá la fuerza necesaria. Por ejemplo: “Garantizamos una devolución Dinero por un importe de...", "El control de la ejecución de la tarea está confiado a...".
Uso de términos, abreviaturas léxicas y gráficas. Gracias al uso de términos en la correspondencia, el autor puede lograr una comprensión clara del texto, lo cual es extremadamente característica importante comunicacion de negocios. Terminología que puede y debe usarse en el campo soporte de documentación gestión, regula GOST R 51141-98 “Trabajo de oficina y archivo. Términos y definiciones"
El predominio de oraciones comunes simples. La comunicación oficial, por regla general, se basa en el uso de oraciones comunes simples de una o dos partes, lo que simplifica enormemente el proceso de percepción del texto.
Una guía para escribir una carta comercial.|
Papel |
Debe estar impreso en papel. blanco u otros colores claros. Formato de hoja: A4 (210 x 297 mm) o A5 (148 x 210 mm). |
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Campos |
La hoja debe tener campos de al menos: 20 mm - izquierda; 10 mm - derecha; 20 mm - superior; 20 mm - más bajo. |
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fecha |
La fecha de la carta se considera la fecha de su firma. esta siendo procesado números arábigos, observando la secuencia: día, mes, año. Por ejemplo, "10/02/2017". También se permite un método verbal-numérico para formatear una fecha. Por ejemplo, "10 de febrero de 2017" |
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numero saliente |
El número saliente consta de un número secuencial que puede complementarse con un índice. El número de un documento elaborado conjuntamente por dos o más departamentos consta de las letras del número de registro de cada uno de estos departamentos, separadas por una barra. |
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Destino |
El destinatario puede ser una empresa, sus divisiones estructurales o empleados individuales. Es importante recordar que en este último caso, las iniciales siempre se indican antes del apellido. El nombre de la empresa destinataria se indica siempre en caso nominativo. Según la normativa, no debe dirigirse a más de cuatro destinatarios. Además, este detalle puede incluir una dirección postal, e indicar primero el nombre de la organización y luego la dirección postal. |
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Texto de la carta |
El texto en sí puede tener el formato de tabla, texto o una combinación de varias estructuras. Al diseñar tablas, es importante llamar sustantivos a columnas y filas en el caso nominativo. Si la tabla continúa en la página siguiente, las columnas y líneas también están numeradas. El texto debe constar de dos partes: el motivo/propósito/motivo de la redacción de la carta y las conclusiones/sugerencias/recomendaciones. Además, el texto puede contener sólo una parte final, por ejemplo, una solicitud sin explicación. Si la carta se refiere a actos de otras organizaciones, indique sus detalles: título del documento, nombre de la organización, fecha, número de registro y título. |
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Solicitud |
Una carta comercial con un archivo adjunto debe tener el siguiente formato: Aplicación: para 2 l. en 2 ejemplares. Si la solicitud no se indica en el texto, entonces es necesario indicar su nombre, número de hojas y copias. Por ejemplo: Anexo: Acuerdo de compraventa de 3 l. en 2 ejemplares. Si se adjunta un documento con un archivo adjunto, la marca tiene el siguiente formato: Anexo: carta del FSS de 12 de octubre de 2017 N 03-2/923 y anexo a la misma, 7 páginas en total. |
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Firma |
La firma requiere una indicación del cargo del empleado que firmó la carta y una transcripción de esta firma. Si firman varios empleados, las firmas se ordenan en la secuencia correspondiente al puesto desempeñado. Si las posiciones son iguales, entonces las firmas deben ubicarse al mismo nivel. |
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Sello |
El sello certifica la autenticidad de las firmas de los funcionarios en documentos relacionados con activos financieros o en otros documentos que prevean la certificación de una firma original. |
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Ejecutor |
Si es necesario, indique las iniciales y apellido del artista y su número de teléfono. Generalmente la marca se coloca en el frente o parte trasera la última hoja en la esquina inferior izquierda. |
Hoy en día, en cualquier empresa se redactan cartas oficiales sobre temas completamente diferentes relacionados con las actividades tanto de individuos como de departamentos enteros. El asunto de las cartas puede ser una solicitud, notificación, acuerdo, reclamo, revocación, cambio, etc. Al mismo tiempo, las reglas de buena forma sugieren que cualquier documento se redactará de acuerdo con todos los requisitos anteriores. Gracias a ello, la carta (independientemente del formato en el que se envíe) se convertirá en una herramienta eficaz en el trabajo de cada empleado y de la dirección de la empresa en su conjunto.
Ponte a prueba 1. ¿Qué tipo de carta se llama carta circular?- Una carta enviada por un destinatario a varios destinatarios.
- Una carta enviada por un destinatario a un destinatario.
- Una carta que no fue enviada por varias razones.
- Aplicación: para 2 l. en 2 ejemplares.
- Solicitud en 2 ejemplares en 2 hojas.
- Dos hojas de solicitud por duplicado.
- Uso de términos, abreviaturas léxicas y gráficas.
- Ausencia casi total de palabras expresivas o cargadas de emoción en la carta.
- Amplio uso de plantillas.
- Apelación, partes introductoria y principal, conclusión.
- Parte principal, conclusión.
- Apelación, conclusión
A muchas personas les preocupa cómo redactar una carta de apelación. De hecho, el patrón es casi el mismo en todos los casos. Mucha gente envía este documento a organizaciones, empresas, autoridades y otros lugares para resolver determinados problemas. Debe ser elaborado tanto por ciudadanos comunes como por diversos empresarios privados. Bueno, pongamos todo en orden.
Lo primero que necesitas saberEntonces, antes de eso, es necesario comprender en qué principio se redacta este documento. Bueno, al escribir un artículo de este tipo, debes seguir absolutamente todas las reglas. Lo primero que debes aprender es el uso de un estilo de presentación formal. Es importante pensar en el contenido con antelación, redactarlo de forma convincente, clara, lógica y comprensible. Es un texto cuya esencia se presenta de forma breve y óptima. La extensión máxima del documento es una página. La tarea principal de una persona es atraer la atención del destinatario e interesarlo por su problema. Es necesario que el destinatario tome una decisión inmediatamente después de leer el mensaje. La carta de apelación debe ser muy significativa. La muestra es un texto en el que la posición del autor está claramente expuesta y respaldada por más de un hecho y evidencia. Es necesario presentar constantemente sus preguntas y solicitudes. No tiene sentido mezclarlo todo. Y, por supuesto, al final cabe destacar lo importante que es este mensaje.
Este aspecto también es de gran importancia. La composición es importante al escribir una carta de apelación. La muestra es estándar. En la esquina superior izquierda, escriba la fecha de solicitud. A la derecha, indique dónde y a quién debe dirigirse la carta. Este puede ser el nombre de una empresa, institución, agencia del gobierno, NOMBRE COMPLETO individual etc. Justo debajo, escribe tus datos: nombre completo, dirección, número de teléfono, correo electrónico. Cuanta más información, mejor. Es recomendable escribir el texto en una computadora y, si decide escribir a mano, asegúrese de utilizar una letra legible.
Carta de apelación: contenido de muestraEn el medio de la hoja debes escribir el texto directamente. ¿Qué recurso debo elegir? Definitivamente oficial, elija uno de los siguientes: venerado, camarada, etc. La palabra debe ir acompañada de un apellido con nombre de pila y patronímico. Si una persona ocupa un puesto o tiene un título, también deberá indicarlo. Para enfatizar la importancia de la solicitud, vale la pena ponerla al final y luego escribir la propia carta de apelación. El patrón, como tal, existe, pero es diferente en cada caso. Bueno, en general existe una opción universal. En primer lugar se indican los motivos que motivan el recurso, luego la esencia del problema y luego el objeto de la carta. Debe haber tantos detalles como sea posible. Ayudarán a convencer al destinatario de que se cumplirá la solicitud. Y además, es importante indicar el fundamento del recurso. Puede ser una norma, ley, conjunto de reglas, reglamento o acto legislativo.
A muchas personas les resulta difícil formular sus deseos o peticiones. Bueno, aquí hay algunas reglas. En primer lugar, se deben evitar las exigencias. Es mejor usar más persuasión. El destinatario debe comprender que le conviene cumplir con la solicitud. Puede insinuarle su interés en este asunto. El llamamiento debe terminar con una nota optimista, animando a actuar, pero lo más correctamente posible. Es mejor demostrar que la respuesta significa mucho y que no puedes esperar a recibirla lo antes posible. Y, por supuesto, todo debe estar firmado. Después de esto puedes enviar. Sólo queda esperar una respuesta.
Hoy en día, simplemente es necesario poder escribir una carta correctamente, independientemente de a quién vaya dirigido su mensaje (un posible empleador, un funcionario arrogante o un amigo cercano) y el método de envío de correspondencia (por correo regular o correo electrónico, tal vez por fax).
Las opciones con letras de ejemplo se pueden ver en la sección "" de este sitio. Ahora hablemos de algunas reglas de escritura y formato. Las cartas se dividen en tres categorías generales:
- personal: para sus seres queridos, familiares, amigos cercanos y no tan cercanos (use un estilo informal),
- semioficial: correspondencia con varias organizaciones sobre cuestiones que le afectan personalmente (por ejemplo, con un banco sobre el estado de su cuenta, con la autoridad de seguridad social sobre beneficios, con la red de distribución sobre la recepción de la mercancía, etc.),
- Cartas comerciales (oficiales): se requiere un estilo de presentación comercial formal y se imponen requisitos estrictos de formato.
En su mayor parte, escribir cartas personales es agradable porque te comunicas con familiares y amigos. Primero debes saludar, solo la palabra "¡Hola!"
Si tarda en responder, es de buena educación disculparse y mencionar los motivos. Si ya está en correspondencia con el destinatario y le han hecho preguntas, ahora es el momento de responderlas. Luego, después de la frase introductoria "Estoy bien", puedes pasar a una relación de los acontecimientos y escribir sobre lo que te preocupa.
Dado que el estilo de comunicación es informal, son adecuados los chistes, los chismes (su propia valoración de los acontecimientos o una descripción de las opiniones de los demás) y volver a contar un artículo de una revista de moda. En resumen, utiliza todo lo que haga que tu carta sea interesante. Los emoticones y preguntas como "¿cómo te va?", "¿no es genial?" pueden ser una buena forma de animar una carta personal.
Intenta ser sincero. Pregunte cómo le está yendo a su destinatario y haga preguntas para continuar la correspondencia. Al final, expresa tus sentimientos, por ejemplo, “te amo”, “me gustaría conocerte”, “espero tu respuesta”, etc. Asegúrese de poner su firma (a menudo se pasa por alto el correo electrónico), pero es posible que el destinatario no adivine de quién proviene la carta (no siempre queda claro en la dirección de correo electrónico). Vuelva a leer la carta y corrija los errores si es necesario. Suelen irritar a la gente y mostrar una falta de respeto.
Cómo escribir correctamente una carta semiformalLas cartas semiformales deben ser lo más breves posible y expresar claramente la esencia del asunto. La simplicidad y la lógica son bienvenidas. De mal humor buena carta no te maquilles. Y es mejor excluir cualquier desviación lírica del tema y las manifestaciones de emociones, y centrarse en la base de evidencia (especialmente importante para las quejas).
Recomiendo escribir una carta usando una computadora, luego imprimirla en una hoja A4 blanca normal y firmarla con un bolígrafo. Se permiten cartas escritas a mano. En este caso, escriba de forma legible y precisa, especialmente su apellido.
Una vez que es legible, es fácil de leer. Hoy en día, las organizaciones serias suelen registrar documentos electrónicamente. Tu apellido (puede que sea bonito, pero complicado) sólo lo conoces tú. Si durante el registro de su carta cambia al menos una letra de su apellido, entonces una búsqueda electrónica en una enorme base de datos no parecerá encontrar su mensaje. Y le resultará difícil saber si está registrado, aunque la respuesta puede llegar más tarde.
Es costumbre indicar siempre el destinatario en la esquina superior derecha de la carta. Te daré varias opciones para ayudarte, todas son aceptables. Todo depende de tus preferencias y de si conoces el nombre. unidad estructural o funcionarios del destinatario:
servicio federal
sobre trabajo y empleo
Jefe del Servicio Federal
esta o aquella
Y SOBRE. Apellido
diferentemente
Administración de Volgogrado
Departamento tal o cual - su nombre
Al editor jefe
Editorial "Pshik"
E.F. Kagailovsky
Perepolokh LLC
jefe de contabilidad
AI. kvochínskaya
cualquier individuo
Tugrikov S.M.
calle. Lusnaya, 207, apto. 1375,
Vorónezh, 400001
Debajo del destinatario, escriba su apellido, nombre, patronímico, dirección completa para enviar una respuesta por correo postal, es mejor proporcionar también un número de teléfono.
Si ya está presentando su solicitud en algún lugar nuevamente, debe proporcionar un enlace al número y la fecha de la carta recibida (posiblemente varias). Esto facilita enormemente el procesamiento de la correspondencia y definitivamente recibirá una respuesta, teniendo en cuenta la correspondencia anterior sobre el tema en cuestión. Está escrito “Al No. (dígitos) de fecha 31/08/2014”. Este enlace se encuentra a la izquierda encima del texto; puedes verlo en la figura con un esquema de los elementos de la carta.
Si sabes el nombre de la persona a la que te diriges, entonces puedes comenzar el texto con “¡Estimado...!”, luego debes terminarlo con “Saludos”.
Si hay algún documento de respaldo, este hecho debe anotarse debajo del texto. Luego, en el futuro, podrá probar fácilmente qué envió exactamente junto con la carta. Los documentos específicos (o copias) que se envían se pueden indicar en el texto o directamente en la marca de presencia de archivos adjuntos. Se coloca debajo del texto principal, por ejemplo:
Aplicación: para 2 l. en 1 copia.
Adjunto: copias de recibos de pago... 2 hojas. en 1 copia.
Por favor recuerda que siempre debes indicar en tu solicitud:
- apellido, nombre, patronímico,
- su dirección para enviar una respuesta,
- número y firma personal.
De lo contrario, su carta puede considerarse anónima. Dichas cartas no están sujetas a consideración, lo que significa que no recibirá respuesta a su apelación. Las autoridades están obligadas a responder en un plazo máximo de un mes a partir de la fecha de registro de su carta.
La carta debe ser escrita por usted en dos copias. Puedes contactar con la organización que necesites personalmente. En este caso, en el servicio de gestión de oficina (secretaria, oficina o departamento común) Asegúrese de solicitar un sello de recibo con fecha en su copia de la carta. Es mejor ingresar inmediatamente el número de registro, pero en organizaciones grandes es posible que las cartas no se registren de inmediato debido a su gran cantidad. Por lo tanto, al momento de presentar la solicitud, basta con que su copia de la carta esté sellada con el nombre de la organización y la fecha. Esto es muy importante si necesita cumplir con el plazo o confirmar posteriormente el hecho de la solicitud.
Pero no es necesario acudir personalmente a ningún lugar. Quizás te resulte más fácil acudir a la oficina de correos más cercana. En este caso enviar por correo certificado con aviso. El efecto será el mismo. Después de un tiempo, podrá llamar a la organización y averiguar el destino de su carta. O no tienes que llamar a nadie, sólo esperar una respuesta.
Si al final recibes una respuesta en lugar de una respuesta clara, por favor contáctanos nuevamente. En los órganos gubernamentales, por ejemplo, se controla la repetición de llamamientos sobre el mismo tema. O escriba una carta en forma de queja, puede intentar enviarla a una organización superior. Estas solicitudes también son tratadas con gran atención.
En cuanto a esto, este es uno de los temas más importantes en el trabajo de oficina y merece ser dedicado a un artículo aparte.
Evgenia Polosa
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carta de garantía de pago
Una carta de garantía de pago es una carta comercial que confirma el momento y el hecho del pago de los productos recibidos, los servicios prestados o el trabajo realizado. Una carta de garantía de pago puede ser una respuesta a una carta de reclamo. Cómo redactar una carta de garantía para el pago de una deuda El formulario de carta de garantía contiene los siguientes detalles: número y fecha del documento; destinatario de la carta: el nombre de la organización y el nombre completo del funcionario al que va dirigida; Título del documento -...
Escribir una carta comercialAntes de escribir una carta comercial, piense en lo que resultado final desea lograr: aumentar las ventas, acelerar el proceso de pago, ofrecer cooperación, realizar reclamos, felicitar, invitar y más. De acuerdo con esto, redacte una carta comercial, tratando de enfatizar su objetivo tanto como sea posible.
Dar formato a una carta comercialSe redacta una carta comercial con membrete de la empresa, que debe indicar el nombre de la organización, la dirección de la ubicación, los números de contacto, posiblemente el correo electrónico, el sitio web y el logotipo.
Una carta comercial debe imprimirse utilizando márgenes: el margen izquierdo debe tener al menos 3 cm (para archivar documentos), el margen derecho debe tener al menos 1,5 cm.
El encabezado de una carta comercial debe contener el nombre de la empresa destinataria, indicando el nombre completo y el cargo del destinatario (en la esquina superior derecha).
En la esquina superior izquierda, debajo del encabezado de la carta comercial, se indican la fecha de redacción y el número de registro (saliente). Si una carta comercial es una carta de respuesta, entonces es necesario indicar a qué documento responde esta carta.
Si es necesario, el título del documento se indica después de la fecha y el número del documento.
Una carta comercial debe contener una apelación al destinatario de la carta.
Al final de la carta comercial debe haber una firma del remitente (nombre completo, cargo, firma).
Para la correspondencia comercial formal, la fuente que se suele utilizar es Times New Roman, tamaño 12, a espacio simple.
La correspondencia comercial es un atributo integral de cualquier negocio. Los empleados de cada empresa se comunican con colegas y clientes, con proveedores y consumidores. En general, la rutina diaria de cualquier oficina ciertamente incluye la participación en la correspondencia.
Si bien la mayoría de los empleados de empresas y organizaciones envían y reciben numerosos mensajes todos los días, no todos respetan las normas y reglas establecidas al crearlos. Resulta que escribir una carta comercial de forma correcta y correcta no es tan fácil. Hay una serie de requisitos y plantillas que se utilizan en todo el mundo relacionados con el flujo de documentos. Incluyen reglas para escribir una carta comercial, así como puntos básicos sobre el formato.
Al redactar un mensaje para una organización de terceros o simplemente para un colega de un departamento vecino, debe respetar un estilo estricto (a excepción de la correspondencia amistosa, para la cual no existen tales restricciones). No utilice palabras demasiado emotivas ni siquiera para describir la importancia de la transacción o el deleite de los productos probados. Una carta comercial debe ser clara, concisa y bastante comedida.
El mensaje debe comenzar con el destinatario. Si está destinado a un empleado de una organización de terceros, es imperativo indicar su nombre, el puesto del destinatario y su nombre completo. En el caso de que el documento permanezca dentro de la empresa, basta con un apellido con iniciales (también puedes añadir tu cargo).
Una carta comercial dirigida a una organización externa debe tener papel membretado de la empresa (independientemente de si se envía electrónicamente o en papel). Si falta, simplemente puede indicar los datos del remitente en el "encabezado" del documento.
Antes de comenzar a redactar un texto, es necesario pensar en su estructura, identificar los puntos principales y los propósitos de la escritura. Esto facilitará mucho el proceso de escritura. La carta debe terminar con una firma que indique no solo el apellido del remitente, sino también su cargo, así como el nombre de la empresa que representa.
Al enviar una oferta cliente potencial o el socio al final debe expresar su gratitud por su cooperación y esperar un mayor trabajo conjunto.
Además de las reglas utilizadas en la correspondencia comercial, también existen recomendaciones. Por ejemplo, cualquier documento dirigido a una persona específica debe comenzar con las palabras "querido" con el nombre completo y no con las iniciales. No es necesario utilizar abreviaturas en las letras, por ejemplo, escriba "uv". o reducir la posición o el lugar de trabajo del destinatario.
El flujo internacional de documentos se considera el más difícil, ya que cada estado tiene sus propios matices de comunicación y el idioma en el que hay que comunicarse con los socios extranjeros no siempre es claro para el autor de la carta, por lo que hay que utilizar los servicios de traductores. Antes de recurrir a los servicios de un especialista de este tipo, conviene aclarar si sabe escribir una carta comercial en inglés o si estamos hablando de una traducción literal banal. Si planea mantener un flujo constante de documentos extranjeros, es mejor contratar a un empleado que tenga suficiente conocimiento de idioma extranjero escribir una carta comercial en él.
En general, la consecución de la tarea depende en gran medida de cómo se redacta y diseña el documento. Por lo tanto, nunca subestimes la importancia de la etiqueta empresarial a la hora de comunicarte.